ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第6回

会議の無駄な待ち時間をなくそう

誰待ちかと思えば、プロジェクター待ち!?　その10分が300万円のコストを奪う

　まず、プロジェクターやディスプレイなどのICT機器は、できるだけ事前準備をしなくても使えるように会議スペースに常設設置しておきましょう。短焦点や超短焦点レンズのプロジェクターであれば、スクリーンのすぐ近くに設置しても70～80インチ程度のサイズで投影できるものがありますので、邪魔にならずにいつでもすぐに使えます。

超短焦点プロジェクターを天吊り常設すれば、直ぐに使える。

　最近では映像・音声データがデジタル化していることで、AV機器やパソコンの仕様がこれまで使っていたアナログRGB（VGA）端子からデジタルのHDMIやDisplayPort端子などに変わっているものもあります。いざ使おうと思っても、今まで使っていたケーブルが使えません。そのような場合は、ワイヤレス投影システムを利用すれば、使用するパソコンの映像出力端子のタイプに関わらず、誰でも同じ利用方法で投影が可能なので、ケーブルが合わずに映せないということを防げます。

多数のリモコンや複雑なコネクタ類は、もはや専門家でないとわからない？

　ワイヤレス投影システムには、WiFi通信を利用してソフトウェアで制御してパソコンの画面をプロジェクターに投影できるタイプやUSBポートにWiFi機能内蔵のアダプタを挿して利用するものなどがあります。ワイヤレス投影なので、映像ケーブルの準備も不要、席を移動しなくても発表者の交代ができるので無駄な時間も軽減できます。

USB端子を使うワイヤレス投影機器「ClickShare」は、映像端子のタイプに関わらずスクリーンに投影できる。

　機器類のリモコンも会議室には複数おいてあることがあり、操作に迷うものです。メーカーや機種によってデザインや操作方法が異なりますし、せっかく覚えても機器が入れ替えられるとリモコン自体も変わってしまいます。

　この課題には、タブレットなどを操作リモコンとして利用するAVコントローラーを使えば、使い方が分からず困るということを減らせます。AVコントローラーは、複数のAV機器や照明などの操作をまとめて制御し、利用者側にはタブレット画面に表示される簡単なユーザーインターフェースで操作できるようにする仕組みです。

　会議用のAVシステムをあらかじめ登録した機器のセッティングで準備したり、使用後にリセットすることを、タブレットからボタン一つの操作で行えます。メーカーや機器が入れ替えられても同じ操作で使えるので、ICT機器に詳しくない人でも安心してすぐに操作できます。

タブレットを使ったAVコントローラー「codemari」は、簡単で分かりやすい操作メニューで誰でも使える。