ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第2回

会議の進行や段取りが悪い「ダラダラ会議」を撲滅しよう

　いきなりですが、少し想像してみてください。

　あなたは今日の会議の主催者です。進行中のプロジェクトの定例会議を仕切ります。メンバーに招集をかけて、会議室に行ってみると……。

　会議時間が来ているのに、メンバーが何名か集まっていません。仕方なく、開始予定時間は過ぎていましたが、全員が揃うまで待ちます。会議は数分遅れで開始しました。

　会議が始まり、一つ目の議題で参加メンバーに予め依頼しておいた各自のアイデアを発表してもらう予定でした。

　「実は緊急の仕事が入ってしまって時間が取れず……」とか「いまいち、イメージできなかったっす」とかいう返事ばかりで、誰も発表準備をしてきていません。

　そのまま、その場でいろいろ考えた思いつきのアイデアがテーブルの上を飛び交います。結果的に、予定していた時間通りに議題は進まず、大幅に時間オーバー。次の予定に遅れるメンバーも出ているようです。そして、何も決まらないまま、「じゃあ、あとは次回で！よろしく！」ということになってしまいました。

　会議の主催者としては、メンバーに会議の案内をして臨んだはずなのに、全く思うように会議を進行できていません。どうですか？　あなたの会議では、ここまでの事はないかもしれませんが。

うまくいかないのは準備が不十分だから

　2回目にして最大の課題ですが、会議が効率的に進められない原因の多くは、実は事前の会議準備にあると言っても過言ではありません。この課題は、ICTによるサポートだけではなく、むしろ会議主催者と参加者全員がしっかりと意識して行わなければならない会議の基本事項です。

　大事なことは、「会議設計」を事前にしっかり行うこと、開始時間・終了時間をしっかりと厳守する仕組みをつくることです。

　まずは、事前の会議設計から考えてみましょう。