IT活用でワークスタイルを変革する!! 第1回

時短の決め手はIT活用にあった！　業務の無駄をなくす2017年流の仕事術

10:30　会議
　会議を効率よく進め、時間を短縮するには、その場にいるメンバーとの情報共有が鍵を握る。会議室にはディスプレイタイプ電子黒板「Brain Board®」が導入されており、ここに会議資料などを表示し、議事を進めていく。その場ででた意見を、Brain Board®に直接書き込み、接続したPCに保存することもできるので、後で見直すのも楽だ。ただ、最近では参加者それぞれが会議にパソコンを持参することが多くなっており、ブレストなどで必要に応じて手持ちのパソコンの画面を表示してほかの参加者に見せたいという状況も増えてきた。

　そこで、ハシモトが提案したのがワイヤレスプレゼンテーションツール「MultiPresenter® Stick」の導入だ。これを併用することで、会議のブレストなどがよりスムーズに進むようになった。

　MultiPresenter® Stickは、ディスプレイやプロジェクターのHDMI端子に接続するスティック型の機器（※）。Windows PCやタブレット、さらにはスマートフォンをワイヤレス接続し、その画面を転送して表示できるツールだ。あらかじめインストールしておいた専用アプリを起動し、映像機器の画面に表示される4桁のPINコードを入力することで使用できる。MultiPresenter® Stickに直接接続する場合で最大12台の端末を同時接続でき、専用アプリもWindows、OS X、Android™、iOSに対応する。接続された複数の端末の画面切り替えもアイコンをワンクリックすることでできるので、ケーブルのつなぎ替えの手間や時間のロスもなく会議を進行できる。

※MultiPresenter® StickにACアダプタを接続する必要があります。
また映像機器に接続する場合は、添付のHDMI延長ケーブルを使用してください。

会議では、画面を切り替えるために参加者の間でケーブルを差し替えることがよくある。しかし画面が出なかったり、ケーブルの長さが足りなかったりといったトラブルも、積もり積もれば大きな時間ロスになる。

　営業会議などで議事が進んでいくと、例えばA社の売上資料をより詳細に見たいといったケースが発生する。その際にはA社を担当する社員のPCに保存した資料をすぐに表示できる。接続機器の画面を分割表示できるので、65型と大画面のBrain Board® との相性もいい。

　電子黒板を導入するのはハードルが高いと感じるのであれば、MultiPresenter® の機能を内蔵したプロジェクター「ViewLight® ME」シリーズという選択もある。MultiPresenter® Stickと同等機能を持つプロジェクターで、複数画面の表示や画面切り替えに対応している。本体も約2.9㎏と軽量なので、会議室に持ち運んでのブレストも可能だ。

MultiPresenter(R)機能を使えば、専用アプリをインストールしたスマホの画面も大画面に表示できる（ワイヤレス接続には別売の無線LANユニットが必要）。

　ハシモトが実感しているのが、会議へのより積極的な参加を促すためには、ビジュアルソリューションが有効であるという点だ。参加者が個別に持っている情報を即座に切り替えたり、手書きなどを交えてブラッシュアップしたりするという作業を経ることで、情報の理解度があがり、自発性も出てくる。結果、スムーズな会議進行と情報共有が可能になるのだ。もちろん、ケーブルを抜き差ししたら画面が出ないという些細なトラブルもなくなり、結果的に会議時間を短くすることができるのだ。

13:00　営業活動
　午後は取引先へ商談に向う。VersaPro タイプVSをキーボードと切り離し、タブレットとして携行すれば荷物の負担が少なくなる。VersaPro タイプVSは本体のみで約782gと持ち運びやすい重量となっている。

　外出先で役に立つのがMultiPresenter® Stickだ。その名の通り、スティックPCのよう/な小さな本体なので持ち歩くのに不便はない。訪問先にHDMI端子付きのプロジェクターやディスプレイがあれば、VersaPro タイプVS内の情報を表示しながら、円滑にコミュニケーションをとっていける。必要に応じて取引先のパソコン画面も接続できるので、意見交換や情報共有が必要な場合にも役立つ。

　もちろん対面での会話なら、VersaPro タイプVSのタブレット機能も有効。メモ書きなどもその場で画面に書き込めば、進行状況や結果を画面上に残しながら商談ができ、コンセンサスをとりながら話を進めることができるだろう。