急増する書類作成業務における人への依存を減らし、ヒューマンエラーを大幅に削減！ネクストジェン、建設技能人材機構（JAC）の業務改善DXをBPM基盤「Camunda」で支援

株式会社ネクストジェン
株式会社ネクストジェン（本社：東京都港区、代表取締役社長 執行役員 CEO：大西 新二）は、一般社団法人 建設技能人材機構（ヘッドオフィス：東京都港区、理事長 三野輪 賢二、以下 JAC）の「受入支援サービスに関する申請手続き」および「会員様向けの書類作成業務」において、当社の提供するBPM基盤「Camunda※1」を活用した『業務改善システム』を導入し、業務の大幅な効率化と属人化の解消を実現したことをお知らせいたします。
（詳しい導入事例インタビューはこちら）

■ 背景

JACは、深刻化する人材不足を抱える日本の建設業界に、建設分野における外国人材の適正かつ円滑な受入れを実現するために、2019年4月に設立された組織です。
近年、国の制度変更や認知拡大により「受入支援サービスに関する申請件数」や「会員様向けの書類作成業務」が急増していましたが、膨大なデータ処理がシステム化されておらず、人による「目視」や「手作業」になっていました。また、確認事項や参照データが多岐にわたり、熟練した経験と知識を要することから業務の属人化が進行し、引き継ぎや教育面でも多くの時間を要することが大きな課題となっていました。
そのような背景の中、JACでは少数精鋭の組織だからこそ、手作業などの定型業務を極力効率化し、より付加価値の高い業務に時間を充てたいと考えていました。

こうした課題に対し、当社の『業務改善システム』を導入いただき、以下の改善を実現いたしました。
※ 導入事例インタビューより参照

1. 「受入支援サービスに関する申請手続き」に関して

申請件数10倍増に対し、増員なしで処理時間を大幅短縮！属人化の解消と教育コストの削減も達成
システム導入により、申請データを『業務改善システム』で一次判定する仕組みを構築しました。自動判定ができない「単純に判断できない申請（判定エラーが出た申請）」のみを人間が確認・精査する運用へと切り替えたことで、誤りがない正常な申請における手作業を撤廃しました。
また、受入支援サービスへの申請件数は、サービス開始当初と比較し約10倍に急増していますが、審査にかかる時間はかなり短縮され、人員を増やすことなく迅速な審査体制を確立しています。また、確認手順がシステム化されたことで、経験の浅い職員や他部署の担当者でも対応が可能となり、属人化解消と教育コストの削減を達成しました。

2. 「会員様向けの書類作成業務」に関して

毎月5日間分（丸1週間）の工数を削減
従来は2名体制で毎月約5日間を要していた元データの整合作業をシステム化しました。ルールに基づく自動判定結果の確認と、イレギュラーなケースの判断のみで書類作成に着手できるようになりました。目視や手作業による運用をシステム化したことによって、精度も向上し作業時間と人員コストの大幅な削減を実現しました。

■「Camunda」を活用した『業務改善システム』の導入にあたり、以下のコメントをいただいています

一般社団法人 建設技能人材機構（JAC）管理部 片山 祥平 氏
今回のシステム導入で業務が一気に仕組み化され、他部署のメンバーでも確実な判断ができるようになりました。引き継ぎや教育の負担も大きく減り、急増した業務量を既存のメンバーで難なくカバーできたのは、まさに業務改善に取り組んできた成果だと感じています。当機構にはITに詳しい職員がほとんどおらず、システム部やDX推進部のような部署もありませんでしたが、ネクストジェンさんがプロの視点からヒアリングをして丁寧に紐解いてくれたおかげで、開発に余計な時間をかけずにスムーズに『業務改善システム』に業務内容を落とし込めました。
（詳しい導入事例インタビューはこちら）

JACでは今後の業務運営の基盤となる必要な人材、機材などの確保に取り組んでいます。今回の「受入支援サービスに関する申請手続き」および「会員様向けの書類作成業務」の業務改善に関してもこれに関連した取り組みの一環となっています。当社では、複雑な判定フローやデータ連携が介在する業務において、プロセスの可視化と自動化を実現することで、業務精度の向上と作業時間の短縮に寄与しています。

■今後の展開

当社は今回のJACでの成功事例を活かし、Camundaを活用したBPMビジネスにおいて、AIを組み合わせ、業務フロー全体のコンサルティング提案からシステム開発・導入までを実施する「顧客伴走型」の業務改善提案を実施いたします。また本ビジネスにおいては現在、社内実践を行っており当社の知見に基づいた実効性の高い支援提供を目指します。なお、当社のBPMビジネスにおいては3年間で約36億円を目標として事業拡大を見込んでおります。
当社が創業以来培ってきた音声・AI技術とBPMビジネスを融合させ、業務ワークフローの自動生成や各業務に素早くフィットするテンプレートを活用しながら、お客様の業務プロセス改革を推進し、企業の持続的な成長と競争力強化に貢献してまいります。



※1 BPMソリューション「Camunda（カムンダ）」について ～ 現場の実業務に負担がかからない業務改善プロセスを可能に！～
業務プロセス管理（BPM：ビジネス・プロセス・マネジメント）システムである「Camunda」は、開発期間を大幅に短縮できる「ローコード開発」に対応している点が大きな特徴です。全社的な大規模型システム構築を一括で行うのではなく、PDCAサイクルを回しながらスモールスタートで段階的な業務改革を進める手法に非常に適しています。
さらに、ビジネスプロセスの流れを標準化された記号で視覚的に視認・図式化する国際標準表記法「BPMN 2.0（Business Process Model and Notation）」にも準拠しています。
DX推進の着手点に課題を抱える企業や、プロセス変更に伴う現場運用への負担増加を懸念する企業であっても、無理のないスムーズな業務改善システムの導入が可能です。（詳しくはこちら）

一般社団法人 建設技能人材機構（JAC）について

JAC（一般社団法人 建設技能人材機構）は、慢性的な人材不足を抱える日本の建設業界に、現場を支える技能者となる特定技能外国人の適正かつ円滑な受入れ、育成などを行うために平成31年4月に設立された組織です。技能評価試験の実施、国土交通省への受入れ計画申請方法のサポート、各専門職種団体による外国人向けの研修/講習実施の支援、職業紹介、制度説明会、さらには特定技能外国人を対象とした無料日本語講座などを行っています。
公式サイト：https://jac-skill.or.jp/

ネクストジェンについて

当社は2001年に創業、電話通信網にIP（Internet Protocol）技術を持ち込むことで、専用設備をソフトウェア化する画期的なイノベーション、通信価格の劇的な低下につながる技術革新をリードしてきました。
いわば、日本のボイス・コミュニケーション・ネットワークを変革してきた真のパイオニア企業です。
当社が提供するソフトウェアやサービス、システムは、日本の４大通信キャリアに採用され、その技術を基にした一般企業向け商材は、官公庁始め多くの大企業、コールセンターなどで活用されています。採用の理由は、海外を含む多様なネットワークとの接続実績に基づく信頼性、安定した通信品質にあります。これまで蓄積した技術・ノウハウを基に、ひとつは音声通信に関する幅広いソフトウェアやサービス、システムを提供する事業を行っています。
例えば、クラウド PBXサービス（内線電話交換システムのソフトウェア化・クラウド化）、音声収録とAIによる音声認識システム、CPaaS（多様なコミュニケーション手段のプラットフォーム・サービス）を活用したDXソリューション、クラウド音声サービス基盤の提供などです。
もう一つの事業としては、今後さらにニーズが高まるであろう企業業務アプリケーションのクラウド化をサポートするクラウドDX事業、例えば、通信事業者が必要とする複雑な課金システムのローコードクラウド化や業務のコンサルティングを含めたシステムのクラウド化支援サービスなど、当社のクラウドサービスの提供を通して得られた技術・ノウハウを活用した顧客のクラウドリフトやシフトの支援を進めています。

公式 Web サイト: https://www.nextgen.co.jp/
公式 Facebook ページ: https://www.facebook.com/NextGen.Inc

※掲載されている会社名・商品名・サービス名は、原則として各社の商標または登録商標です。
【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社ネクストジェン　Business Enabling本部 Growth Strategy ＆ Talent Acquisition部
お問い合わせフォーム：https://www.nextgen.co.jp/contact/