ファイルサーバー不調が生む“見えない損失” 約9割が不調を経験、86.4％が“シャドー保管”へ 最多は「業務用PCのローカルに保存」が37.9％
ファイルフォース株式会社
2026年08月20日
ファイルフォース株式会社
法人向け純国産クラウドストレージ「Fileforce」を提供するファイルフォース株式会社（本社：東京都千代田区 代表取締役：サルキシャン アラム）は、業務における、ファイルサーバー／共有フォルダの不調の実態を把握するため、ファイルサーバーまたは共有フォルダを業務で利用している全国の20歳～49歳の男女361名を対象に、「業務における、ファイルサーバー／共有フォルダの不調に関するアンケート」を実施しました。
テレワークの普及やデータ量の増大により、社内のファイルサーバー／共有フォルダ（NAS・Windows Serverなど）の負荷は年々高まっています。一方で、現場では「重い」「開けない」「保存できない」といった不調に直面する場面が増え、個人PCや個人クラウドへの“代償保管”、いわゆる「シャドー保管」（本調査では、不調時に正規の保管場所以外へファイルを退避・保管する行動を指します）が常態化しているケースも少なくありません。
本調査で特に注目すべきは、ファイルサーバー／共有フォルダの不調が「現場の不便」だけで終わらず、業務を止めないための代償行動を通じて、企業の管理外にファイルが分散するリスクにつながっている点です。
調査結果サマリー
- 直近3カ月以内に何らかのファイルサーバー不調を経験した人は、項目別に見ると最大91.1％（ファイルを開く・保存するのに時間がかかる）
- 不調時に“やむを得ずシャドー保管”を行った人は86.4％、なかでも「業務用PCのローカルに保存」が37.9％で最多
- 代償保管されているファイルには、契約書（31.1％）や顧客名簿（30.8％）など、機密性の高いファイルが含まれる一方、「機密情報・個人情報を含まない」と回答した人はわずか3.5％
- 代償行動を情シスに「報告したことがない」または「報告していない」人は合計50.7％
- 「個人PC・個人クラウドのファイルを誤って削除・紛失」を実際にまたはヒヤリハットで経験した人は58.2％
- 「経営層はファイルサーバー不調による業務影響を理解していない」と感じる回答者は55.1％
調査背景
業務ファイルを個人PC・個人クラウド・USBメモリなどに保管する代償行動は、情報漏えい・ファイルの紛失など、企業にとって看過できないリスクを生み出します。しかし、現場の困りごとや代償行動の実態は、社内の情報システム部門や経営層に十分には伝わっていない可能性があります。
本調査は、現場のリアルな利用実態と認識ギャップを定量的に把握することを目的として実施しました。つまり「どれくらい重いか」だけでなく、不調をきっかけに正規のファイル管理環境からファイルが外れ、情シスや経営層から見えにくいリスクになるまでの流れを捉えるものです。
調査概要
※グラフ・表の数値は小数点第2位を四捨五入しているため、合計が100％にならない場合があります
調査対象者について
本調査の回答者361名の内訳は、下記の通りです。
性別：男性66%、女性34％
年齢：20～29歳29％、30～39歳27％、40～49歳44％
職業：会社員（事務系）48％、会社員（技術系）27％、会社員（その他）16％、公務員8％、その他2％
調査結果
約9割が3カ月以内にファイルサーバー不調を経験。最多は「動作の重さ」91.1％
図1：直近3カ月以内に経験したファイルサーバー／共有フォルダの不調と頻度（n=361／各項目について単一回答）
はじめに、「直近3カ月以内に、ファイルサーバー／共有フォルダで以下を経験した頻度」を尋ねたところ、いずれの不調項目においても8～9割の回答者が「経験あり」と答え、業務環境の不調が日常化している実態が浮き彫りになりました。
特に「ファイルを開く・保存するのに時間がかかる（動作が重い）」は91.1％が経験ありと回答し、そのうち62.3％は「週に数回以上」直面しています。
次いで「アクセスできない／切断される」が88.9％（週に数回以上52.6％）、「複数人での編集による上書き・競合」が87.0％（同47.4％）、「検索しても目的のファイルが見つからない」が85.9％（同46.3％）と、いずれも生産性に直結する不調が高頻度で発生していることがわかりました。
「動作が重い」「アクセスが切れる」といった日常的なストレスにとどまらず、複数人での編集競合や検索性の低下まで含めて、ファイル運用の至るところで摩擦が生じていることがうかがえます。
6人に1人は不調対応に「1カ月で1時間以上」を費やしている
図2：ファイルサーバー／共有フォルダの不調への対処時間（n=361／各項目について単一回答）
続いて、「直近1カ月で、ファイルサーバー／共有フォルダの不調について、それぞれ対処にどのくらいの時間を費やしたか」を尋ねました。「不調により業務が滞った時間」については、約4割が「30分未満」と回答した一方で、1時間以上を費やしたと回答した人が15.8%（うち10時間以上は3.6%）にのぼりました。 「不調への対処時間（情シスへの問い合わせ・再接続・ファイル復旧・代替手段の検討）」についても、1時間以上が15.2％（同10時間以上3.6％）と、同水準の結果となっています。
いずれの項目でも、約6人に1人の従業員は、ファイルサーバー不調のために月1時間以上のリソースを失っている計算となります。会社規模で積み上げれば、見えにくい“隠れたコスト”として相当なインパクトになり得ます。
不調時の代償行動は86.4％が経験、「業務用PCローカル保存」が37.9％で最多
図3：ファイルサーバー／共有フォルダの不調時の代償行動（n=361／複数回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダが重い・使えないときに、やむを得ず取った行動」を複数選択で尋ねたところ、「やむを得ない行動を取ったことはない」と回答した人は13.6％にとどまり、残り86.4％は何らかの代償行動を取った経験があるという結果になりました。 最も多かったのは「業務用PCのローカル（デスクトップ等）に保存」（37.9％）、次いで「別フォルダ・別場所に二重保存」（33.8％）、「チャットツールの自分宛DMに保存」（31.6％）、「個人所有のUSBメモリ・外付けHDDに保存」（30.7％）、「個人契約のクラウドストレージに保存」（30.5％）と続きました。
いずれの手段も2割以上、最多は約4割の経験者が存在しており、代償行動が“特定の手段”ではなく“複数の手段”で日常的に行われていることがわかります。会社が用意した正規の共有環境を一時的にバイパスする動きが、現場の至るところで広がっている状態とも言えます。
ただし、シャドー保管を単に「現場のルール違反」と捉えるだけでは不十分です。多くの場合、現場は業務を止めないためにやむを得ず代替手段を取っています。代償行動は、正規のファイル管理環境が現場の業務スピードや利便性に追いついていないことを示すシグナルとも言えます。
代償保管されているファイルには、契約書・顧客名簿などの機密情報も含まれる
図4：Q3で代償行動を取った人がやむを得ず保管したファイルの種類（n=312／複数回答）
「やむを得ず保管したファイルの種類」を尋ねたところ、「業務マニュアル・手順書」（38.5％）、「自分の作業中のドラフト」（37.5％）などが上位に並びました。
注目すべきは、「顧客との契約書・見積書・請求書」「顧客名簿・取引先リスト（個人情報を含む）」「人事・給与・採用データ」「製品の設計書・仕様書・図面」「売上・経理・財務データ」といった、いわゆる機密性が高いファイルがいずれも約3割の現場で代償保管されている点です。
一方で、「機密情報・個人情報に該当するファイルは含まれていない」と回答した人はわずか3.5％にとどまりました。代償保管が情報セキュリティ上のリスクと地続きであることが、改めて浮き彫りになる結果と言えます。
個人領域へ退避した人の約66％が、ファイルを戻さず残したまま
図5：Q3で個人のフォルダ/保管場所へ代償行動を取った人（254名）のファイル保管状況（n=254／単一回答）
「やむを得ず行動した後、保管したファイルはどうなっているか」を尋ねたところ、「ファイルサーバー／共有フォルダには戻したが、個人側にも残している」が33.9％、「ファイルサーバー／共有フォルダに戻さず、個人側にだけ残している」が31.9％となりました。
両者を合計すると、対象者の約66％が、ファイルを個人領域に残した状態で運用されていることになります。「すぐに戻して個人側からは削除した」と回答した人は32.3％にとどまり、3人に1人にすぎませんでした。
「とりあえず個人側に置いておく」「いつの間にか残ったまま」という運用が積み重なれば、退職時の引き継ぎ漏れ・端末紛失・誤送信といったインシデントの温床になりかねません。代償保管は“一時的な回避策”ではなく、“持続的なリスク資産”として現場に蓄積されている可能性があります。
代償行動を「情シスに報告しない／したことがない」は50.7％
図6：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動に関する、情報システム部門への相談・報告経験（n=361／単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や、Q3のような代償行動について、社内の情報システム部門に相談・報告したことがあるか」を尋ねたところ、「不調も代償行動も都度報告している」と回答した人は30.5％にとどまりました。
一方、「不調は報告するが、代償行動は報告していない」が30.5％、「報告したことはない」が17.7％、「そもそも情シス部門がない／窓口がわからない」が2.5％となり、50.7％の現場では、代償行動が情シスに共有されていないことが明らかになりました。
「サーバーが重い」という事象は報告されても、その裏で起きている個人領域への代償保管は、情シス側からは可視化されていません。これは“報告されない問題”として、企業全体のリスク管理上の盲点になり得ます。
約半数がインシデントまたはヒヤリハットを経験。「個人領域に保管したファイルの誤削除・紛失」は58.2％
図7：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動によって生じたトラブル・業務影響の経験（n=361／各項目について単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動が原因で起き得る出来事について、経験を教えてください」と尋ねたところ、いずれの項目も「実際に発生」または「ヒヤリハット（未然に防いだ）」の合計が50％前後にのぼりました。
最も多かったのは「個人PC・個人クラウドに保存したファイルを誤って削除・紛失」で58.2％（実発生34.9％／ヒヤリハット23.3％）。次いで「USBメモリを社外で紛失」が52.9％、「古いバージョンで業務を進めてしまった／顧客に古い資料を送付」「サーバーダウンの間に納期・締切に遅れた」がいずれも51.8％、「メール誤送信で機密ファイルを社外に送付」が51.2％という結果になりました。
情報漏えい・納期遅延・バージョン違いといった、企業として致命的になり得るインシデントが「経験あり」または「ヒヤリハット」で現場に広く存在していることが浮き彫りになりました。 不調そのものよりも、不調を回避するためにファイルが管理外へ移動し、その後の誤削除・紛失・誤送信・バージョン違いにつながる点が、企業として注視すべきポイントです。
インシデント経験者の91.7％は社内報告。ただし「報告していない・覚えていない」が合計8.3％
図8：Q7のような事象を経験した人の上長・情シス・コンプライアンス部門等への報告状況（n=253／単一回答）
Q7で「実際に発生」または「ヒヤリハット」を1つ以上選んだ253名に対し、社内（上長・情シス部門等）への報告状況を尋ねたところ、「すべて報告した」が51.8％、「一部報告した」が39.9％となり、合計91.7％の経験者が何らかの形で社内報告を行っていました。
一方で、「報告していない」が7.9％、「覚えていない」が0.4％と、1割弱は社内に共有されないまま事象が完結している実態も確認されました。サーバーやデバイスに関連するインシデントが、社内で把握しきれていない可能性を示唆する結果です。
インシデント発生後の報告体制だけでなく、そもそも代償行動が起こりにくいファイル管理環境を整えることが重要です。
6割が「現状のファイルサーバーは業務効率を下げている」と回答、経営層との認識ギャップも顕在化
図9：ファイル保管環境やクラウド移行に関する意識・認識（n=361／各項目について単一回答）
最後に、ファイルサーバー／共有フォルダおよびクラウドストレージに関する意見について、自分の考えに最も近いものを尋ねました（5段階評価）。
「今のファイルサーバー／共有フォルダは業務効率を下げている」については「そう思う＋ややそう思う」が60.7％、「個人クラウドや個人PCにファイルを保管することは、業務上やむを得ない」については同じく61.5％にのぼり、現場の半数超が“代償行動はやむを得ないものとして容認している”実態が浮かび上がりました。
さらに、「経営層は、ファイルサーバーの不調が業務に与える影響を理解していないと感じる」は55.1％、「経営層は、シャドー保管のリスクを軽視していると感じる」は54.6％、「ファイル保管環境の不調による損失は、経営層に十分認識されていない」は54.0％となり、いずれも過半数の現場が経営層との認識ギャップを感じていることがわかりました。
※「そう思う」＋「ややそう思う」の合計
一方で、クラウドストレージへの移行については「コスト増ではなくコスト構造の置き換え」と捉える人が51.5％いる一方、「セキュリティ面で不安がある」も53.2％、「今すぐ壊れない限り移行に踏み切る動機が薄い」も53.7％と、“必要性は感じるが、踏み切れない”という心理が併存していることがうかがえます。
経営層が見るべきなのは、ファイルサーバーが「壊れているかどうか」だけではありません。日常的な遅さ、検索性の低さ、アクセス不良、容量不足が、待ち時間・代償行動・情報管理リスクをどれだけ生んでいるかを含めて判断する必要があります。
総括
本調査からは、社内ファイルサーバー／共有フォルダの不調が「現場の生産性を奪うだけでなく、情報セキュリティ上のリスクを生み出し続けている」実態が明らかになりました。
約9割が直近3カ月以内に何らかの不調を経験しており、不調時には86.4％が代償行動を取り、その中身には契約書・顧客名簿などの機密性が高いファイルも含まれます。さらに、個人領域へ退避した人の約66％がファイルを戻さず残したまま、代償行動の約半数は情シスに報告すらされていません。
一方、現場の5割超は「経営層が業務影響やリスクを十分認識していない」と感じており、“見えない不調”と“見えないリスク”が、経営層と現場の間に静かに横たわっている構図が浮かび上がります。
企業がこの課題に向き合うためには、
１.ファイルサーバー不調の実態を可視化すること（インシデントだけでなく日常的な“待ち時間”も含めて把握）
２.代償行動・シャドー保管を“責める対象”ではなく“環境改善のシグナル”として扱うこと
３.現場・情シス・経営層が同じデータを見て議論できる体制を整えること
が重要と考えられます。
クラウドストレージへの移行に対しては、コスト・セキュリティ両面で不安と期待が併存する状況です。「壊れてから動く」という運用から、「現場の生産性・セキュリティリスクをコスト換算した上で判断する」という意思決定への移行が、今後ますます求められていくと考えられます。
その意味で、シャドー保管は現場を責める材料ではなく、ファイル管理環境を見直すべきサインです。現場が正規のルートで、速く、安全に、迷わずファイルを扱える環境を整えることが、見えない損失とリスクを減らす第一歩となります。
＜調査結果の引用・転載時のお願い＞
本記事の調査結果や画像を引用する場合は、「ファイルフォース株式会社」を明記のうえ、引用元として以下のリンク設置をお願いいたします。
https://www.fileforce.jp/news/20260819news/
■クラウドストレージFileforceについて
Fileforceは、業種、業界、組織の規模を問わず25,000社以上*の利用実績がある純国産クラウドファイルサーバーです。オンプレミスのファイルサーバーで長年使われてきたエクスプローラーによる操作をそのままに利用することで、ユーザーの混乱や操作ミスを防ぎ、情報漏えいのリスクを大幅に低減します。また、最小権限の原則を確実に維持し、高いレベルのデータセキュリティを提供します。
*OEMサービスを含む
■会社概要
■本件の問い合わせ先
ファイルフォース株式会社 マーケティング
メールアドレス：marketing@fileforce.jp
本調査は、現場のリアルな利用実態と認識ギャップを定量的に把握することを目的として実施しました。つまり「どれくらい重いか」だけでなく、不調をきっかけに正規のファイル管理環境からファイルが外れ、情シスや経営層から見えにくいリスクになるまでの流れを捉えるものです。
調査概要
※グラフ・表の数値は小数点第2位を四捨五入しているため、合計が100％にならない場合があります
調査対象者について
本調査の回答者361名の内訳は、下記の通りです。
性別：男性66%、女性34％
年齢：20～29歳29％、30～39歳27％、40～49歳44％
職業：会社員（事務系）48％、会社員（技術系）27％、会社員（その他）16％、公務員8％、その他2％
調査結果
約9割が3カ月以内にファイルサーバー不調を経験。最多は「動作の重さ」91.1％
図1：直近3カ月以内に経験したファイルサーバー／共有フォルダの不調と頻度（n=361／各項目について単一回答）
はじめに、「直近3カ月以内に、ファイルサーバー／共有フォルダで以下を経験した頻度」を尋ねたところ、いずれの不調項目においても8～9割の回答者が「経験あり」と答え、業務環境の不調が日常化している実態が浮き彫りになりました。
特に「ファイルを開く・保存するのに時間がかかる（動作が重い）」は91.1％が経験ありと回答し、そのうち62.3％は「週に数回以上」直面しています。
次いで「アクセスできない／切断される」が88.9％（週に数回以上52.6％）、「複数人での編集による上書き・競合」が87.0％（同47.4％）、「検索しても目的のファイルが見つからない」が85.9％（同46.3％）と、いずれも生産性に直結する不調が高頻度で発生していることがわかりました。
「動作が重い」「アクセスが切れる」といった日常的なストレスにとどまらず、複数人での編集競合や検索性の低下まで含めて、ファイル運用の至るところで摩擦が生じていることがうかがえます。
6人に1人は不調対応に「1カ月で1時間以上」を費やしている
図2：ファイルサーバー／共有フォルダの不調への対処時間（n=361／各項目について単一回答）
続いて、「直近1カ月で、ファイルサーバー／共有フォルダの不調について、それぞれ対処にどのくらいの時間を費やしたか」を尋ねました。「不調により業務が滞った時間」については、約4割が「30分未満」と回答した一方で、1時間以上を費やしたと回答した人が15.8%（うち10時間以上は3.6%）にのぼりました。 「不調への対処時間（情シスへの問い合わせ・再接続・ファイル復旧・代替手段の検討）」についても、1時間以上が15.2％（同10時間以上3.6％）と、同水準の結果となっています。
いずれの項目でも、約6人に1人の従業員は、ファイルサーバー不調のために月1時間以上のリソースを失っている計算となります。会社規模で積み上げれば、見えにくい“隠れたコスト”として相当なインパクトになり得ます。
不調時の代償行動は86.4％が経験、「業務用PCローカル保存」が37.9％で最多
図3：ファイルサーバー／共有フォルダの不調時の代償行動（n=361／複数回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダが重い・使えないときに、やむを得ず取った行動」を複数選択で尋ねたところ、「やむを得ない行動を取ったことはない」と回答した人は13.6％にとどまり、残り86.4％は何らかの代償行動を取った経験があるという結果になりました。 最も多かったのは「業務用PCのローカル（デスクトップ等）に保存」（37.9％）、次いで「別フォルダ・別場所に二重保存」（33.8％）、「チャットツールの自分宛DMに保存」（31.6％）、「個人所有のUSBメモリ・外付けHDDに保存」（30.7％）、「個人契約のクラウドストレージに保存」（30.5％）と続きました。
いずれの手段も2割以上、最多は約4割の経験者が存在しており、代償行動が“特定の手段”ではなく“複数の手段”で日常的に行われていることがわかります。会社が用意した正規の共有環境を一時的にバイパスする動きが、現場の至るところで広がっている状態とも言えます。
ただし、シャドー保管を単に「現場のルール違反」と捉えるだけでは不十分です。多くの場合、現場は業務を止めないためにやむを得ず代替手段を取っています。代償行動は、正規のファイル管理環境が現場の業務スピードや利便性に追いついていないことを示すシグナルとも言えます。
代償保管されているファイルには、契約書・顧客名簿などの機密情報も含まれる
図4：Q3で代償行動を取った人がやむを得ず保管したファイルの種類（n=312／複数回答）
「やむを得ず保管したファイルの種類」を尋ねたところ、「業務マニュアル・手順書」（38.5％）、「自分の作業中のドラフト」（37.5％）などが上位に並びました。
注目すべきは、「顧客との契約書・見積書・請求書」「顧客名簿・取引先リスト（個人情報を含む）」「人事・給与・採用データ」「製品の設計書・仕様書・図面」「売上・経理・財務データ」といった、いわゆる機密性が高いファイルがいずれも約3割の現場で代償保管されている点です。
一方で、「機密情報・個人情報に該当するファイルは含まれていない」と回答した人はわずか3.5％にとどまりました。代償保管が情報セキュリティ上のリスクと地続きであることが、改めて浮き彫りになる結果と言えます。
個人領域へ退避した人の約66％が、ファイルを戻さず残したまま
図5：Q3で個人のフォルダ/保管場所へ代償行動を取った人（254名）のファイル保管状況（n=254／単一回答）
「やむを得ず行動した後、保管したファイルはどうなっているか」を尋ねたところ、「ファイルサーバー／共有フォルダには戻したが、個人側にも残している」が33.9％、「ファイルサーバー／共有フォルダに戻さず、個人側にだけ残している」が31.9％となりました。
両者を合計すると、対象者の約66％が、ファイルを個人領域に残した状態で運用されていることになります。「すぐに戻して個人側からは削除した」と回答した人は32.3％にとどまり、3人に1人にすぎませんでした。
「とりあえず個人側に置いておく」「いつの間にか残ったまま」という運用が積み重なれば、退職時の引き継ぎ漏れ・端末紛失・誤送信といったインシデントの温床になりかねません。代償保管は“一時的な回避策”ではなく、“持続的なリスク資産”として現場に蓄積されている可能性があります。
代償行動を「情シスに報告しない／したことがない」は50.7％
図6：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動に関する、情報システム部門への相談・報告経験（n=361／単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や、Q3のような代償行動について、社内の情報システム部門に相談・報告したことがあるか」を尋ねたところ、「不調も代償行動も都度報告している」と回答した人は30.5％にとどまりました。
一方、「不調は報告するが、代償行動は報告していない」が30.5％、「報告したことはない」が17.7％、「そもそも情シス部門がない／窓口がわからない」が2.5％となり、50.7％の現場では、代償行動が情シスに共有されていないことが明らかになりました。
「サーバーが重い」という事象は報告されても、その裏で起きている個人領域への代償保管は、情シス側からは可視化されていません。これは“報告されない問題”として、企業全体のリスク管理上の盲点になり得ます。
約半数がインシデントまたはヒヤリハットを経験。「個人領域に保管したファイルの誤削除・紛失」は58.2％
図7：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動によって生じたトラブル・業務影響の経験（n=361／各項目について単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動が原因で起き得る出来事について、経験を教えてください」と尋ねたところ、いずれの項目も「実際に発生」または「ヒヤリハット（未然に防いだ）」の合計が50％前後にのぼりました。
最も多かったのは「個人PC・個人クラウドに保存したファイルを誤って削除・紛失」で58.2％（実発生34.9％／ヒヤリハット23.3％）。次いで「USBメモリを社外で紛失」が52.9％、「古いバージョンで業務を進めてしまった／顧客に古い資料を送付」「サーバーダウンの間に納期・締切に遅れた」がいずれも51.8％、「メール誤送信で機密ファイルを社外に送付」が51.2％という結果になりました。
情報漏えい・納期遅延・バージョン違いといった、企業として致命的になり得るインシデントが「経験あり」または「ヒヤリハット」で現場に広く存在していることが浮き彫りになりました。 不調そのものよりも、不調を回避するためにファイルが管理外へ移動し、その後の誤削除・紛失・誤送信・バージョン違いにつながる点が、企業として注視すべきポイントです。
インシデント経験者の91.7％は社内報告。ただし「報告していない・覚えていない」が合計8.3％
図8：Q7のような事象を経験した人の上長・情シス・コンプライアンス部門等への報告状況（n=253／単一回答）
Q7で「実際に発生」または「ヒヤリハット」を1つ以上選んだ253名に対し、社内（上長・情シス部門等）への報告状況を尋ねたところ、「すべて報告した」が51.8％、「一部報告した」が39.9％となり、合計91.7％の経験者が何らかの形で社内報告を行っていました。
一方で、「報告していない」が7.9％、「覚えていない」が0.4％と、1割弱は社内に共有されないまま事象が完結している実態も確認されました。サーバーやデバイスに関連するインシデントが、社内で把握しきれていない可能性を示唆する結果です。
インシデント発生後の報告体制だけでなく、そもそも代償行動が起こりにくいファイル管理環境を整えることが重要です。
6割が「現状のファイルサーバーは業務効率を下げている」と回答、経営層との認識ギャップも顕在化
図9：ファイル保管環境やクラウド移行に関する意識・認識（n=361／各項目について単一回答）
最後に、ファイルサーバー／共有フォルダおよびクラウドストレージに関する意見について、自分の考えに最も近いものを尋ねました（5段階評価）。
「今のファイルサーバー／共有フォルダは業務効率を下げている」については「そう思う＋ややそう思う」が60.7％、「個人クラウドや個人PCにファイルを保管することは、業務上やむを得ない」については同じく61.5％にのぼり、現場の半数超が“代償行動はやむを得ないものとして容認している”実態が浮かび上がりました。
さらに、「経営層は、ファイルサーバーの不調が業務に与える影響を理解していないと感じる」は55.1％、「経営層は、シャドー保管のリスクを軽視していると感じる」は54.6％、「ファイル保管環境の不調による損失は、経営層に十分認識されていない」は54.0％となり、いずれも過半数の現場が経営層との認識ギャップを感じていることがわかりました。
※「そう思う」＋「ややそう思う」の合計
一方で、クラウドストレージへの移行については「コスト増ではなくコスト構造の置き換え」と捉える人が51.5％いる一方、「セキュリティ面で不安がある」も53.2％、「今すぐ壊れない限り移行に踏み切る動機が薄い」も53.7％と、“必要性は感じるが、踏み切れない”という心理が併存していることがうかがえます。
経営層が見るべきなのは、ファイルサーバーが「壊れているかどうか」だけではありません。日常的な遅さ、検索性の低さ、アクセス不良、容量不足が、待ち時間・代償行動・情報管理リスクをどれだけ生んでいるかを含めて判断する必要があります。
総括
本調査からは、社内ファイルサーバー／共有フォルダの不調が「現場の生産性を奪うだけでなく、情報セキュリティ上のリスクを生み出し続けている」実態が明らかになりました。
約9割が直近3カ月以内に何らかの不調を経験しており、不調時には86.4％が代償行動を取り、その中身には契約書・顧客名簿などの機密性が高いファイルも含まれます。さらに、個人領域へ退避した人の約66％がファイルを戻さず残したまま、代償行動の約半数は情シスに報告すらされていません。
一方、現場の5割超は「経営層が業務影響やリスクを十分認識していない」と感じており、“見えない不調”と“見えないリスク”が、経営層と現場の間に静かに横たわっている構図が浮かび上がります。
企業がこの課題に向き合うためには、
１.ファイルサーバー不調の実態を可視化すること（インシデントだけでなく日常的な“待ち時間”も含めて把握）
２.代償行動・シャドー保管を“責める対象”ではなく“環境改善のシグナル”として扱うこと
３.現場・情シス・経営層が同じデータを見て議論できる体制を整えること
が重要と考えられます。
クラウドストレージへの移行に対しては、コスト・セキュリティ両面で不安と期待が併存する状況です。「壊れてから動く」という運用から、「現場の生産性・セキュリティリスクをコスト換算した上で判断する」という意思決定への移行が、今後ますます求められていくと考えられます。
その意味で、シャドー保管は現場を責める材料ではなく、ファイル管理環境を見直すべきサインです。現場が正規のルートで、速く、安全に、迷わずファイルを扱える環境を整えることが、見えない損失とリスクを減らす第一歩となります。
＜調査結果の引用・転載時のお願い＞
本記事の調査結果や画像を引用する場合は、「ファイルフォース株式会社」を明記のうえ、引用元として以下のリンク設置をお願いいたします。
https://www.fileforce.jp/news/20260819news/
■クラウドストレージFileforceについて
Fileforceは、業種、業界、組織の規模を問わず25,000社以上*の利用実績がある純国産クラウドファイルサーバーです。オンプレミスのファイルサーバーで長年使われてきたエクスプローラーによる操作をそのままに利用することで、ユーザーの混乱や操作ミスを防ぎ、情報漏えいのリスクを大幅に低減します。また、最小権限の原則を確実に維持し、高いレベルのデータセキュリティを提供します。
*OEMサービスを含む
■会社概要
■本件の問い合わせ先
ファイルフォース株式会社 マーケティング
メールアドレス：marketing@fileforce.jp
性別：男性66%、女性34％
年齢：20～29歳29％、30～39歳27％、40～49歳44％
職業：会社員（事務系）48％、会社員（技術系）27％、会社員（その他）16％、公務員8％、その他2％
調査結果
約9割が3カ月以内にファイルサーバー不調を経験。最多は「動作の重さ」91.1％
図1：直近3カ月以内に経験したファイルサーバー／共有フォルダの不調と頻度（n=361／各項目について単一回答）
はじめに、「直近3カ月以内に、ファイルサーバー／共有フォルダで以下を経験した頻度」を尋ねたところ、いずれの不調項目においても8～9割の回答者が「経験あり」と答え、業務環境の不調が日常化している実態が浮き彫りになりました。
特に「ファイルを開く・保存するのに時間がかかる（動作が重い）」は91.1％が経験ありと回答し、そのうち62.3％は「週に数回以上」直面しています。
次いで「アクセスできない／切断される」が88.9％（週に数回以上52.6％）、「複数人での編集による上書き・競合」が87.0％（同47.4％）、「検索しても目的のファイルが見つからない」が85.9％（同46.3％）と、いずれも生産性に直結する不調が高頻度で発生していることがわかりました。
「動作が重い」「アクセスが切れる」といった日常的なストレスにとどまらず、複数人での編集競合や検索性の低下まで含めて、ファイル運用の至るところで摩擦が生じていることがうかがえます。
6人に1人は不調対応に「1カ月で1時間以上」を費やしている
図2：ファイルサーバー／共有フォルダの不調への対処時間（n=361／各項目について単一回答）
続いて、「直近1カ月で、ファイルサーバー／共有フォルダの不調について、それぞれ対処にどのくらいの時間を費やしたか」を尋ねました。「不調により業務が滞った時間」については、約4割が「30分未満」と回答した一方で、1時間以上を費やしたと回答した人が15.8%（うち10時間以上は3.6%）にのぼりました。 「不調への対処時間（情シスへの問い合わせ・再接続・ファイル復旧・代替手段の検討）」についても、1時間以上が15.2％（同10時間以上3.6％）と、同水準の結果となっています。
いずれの項目でも、約6人に1人の従業員は、ファイルサーバー不調のために月1時間以上のリソースを失っている計算となります。会社規模で積み上げれば、見えにくい“隠れたコスト”として相当なインパクトになり得ます。
不調時の代償行動は86.4％が経験、「業務用PCローカル保存」が37.9％で最多
図3：ファイルサーバー／共有フォルダの不調時の代償行動（n=361／複数回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダが重い・使えないときに、やむを得ず取った行動」を複数選択で尋ねたところ、「やむを得ない行動を取ったことはない」と回答した人は13.6％にとどまり、残り86.4％は何らかの代償行動を取った経験があるという結果になりました。 最も多かったのは「業務用PCのローカル（デスクトップ等）に保存」（37.9％）、次いで「別フォルダ・別場所に二重保存」（33.8％）、「チャットツールの自分宛DMに保存」（31.6％）、「個人所有のUSBメモリ・外付けHDDに保存」（30.7％）、「個人契約のクラウドストレージに保存」（30.5％）と続きました。
いずれの手段も2割以上、最多は約4割の経験者が存在しており、代償行動が“特定の手段”ではなく“複数の手段”で日常的に行われていることがわかります。会社が用意した正規の共有環境を一時的にバイパスする動きが、現場の至るところで広がっている状態とも言えます。
ただし、シャドー保管を単に「現場のルール違反」と捉えるだけでは不十分です。多くの場合、現場は業務を止めないためにやむを得ず代替手段を取っています。代償行動は、正規のファイル管理環境が現場の業務スピードや利便性に追いついていないことを示すシグナルとも言えます。
代償保管されているファイルには、契約書・顧客名簿などの機密情報も含まれる
図4：Q3で代償行動を取った人がやむを得ず保管したファイルの種類（n=312／複数回答）
「やむを得ず保管したファイルの種類」を尋ねたところ、「業務マニュアル・手順書」（38.5％）、「自分の作業中のドラフト」（37.5％）などが上位に並びました。
注目すべきは、「顧客との契約書・見積書・請求書」「顧客名簿・取引先リスト（個人情報を含む）」「人事・給与・採用データ」「製品の設計書・仕様書・図面」「売上・経理・財務データ」といった、いわゆる機密性が高いファイルがいずれも約3割の現場で代償保管されている点です。
一方で、「機密情報・個人情報に該当するファイルは含まれていない」と回答した人はわずか3.5％にとどまりました。代償保管が情報セキュリティ上のリスクと地続きであることが、改めて浮き彫りになる結果と言えます。
個人領域へ退避した人の約66％が、ファイルを戻さず残したまま
図5：Q3で個人のフォルダ/保管場所へ代償行動を取った人（254名）のファイル保管状況（n=254／単一回答）
「やむを得ず行動した後、保管したファイルはどうなっているか」を尋ねたところ、「ファイルサーバー／共有フォルダには戻したが、個人側にも残している」が33.9％、「ファイルサーバー／共有フォルダに戻さず、個人側にだけ残している」が31.9％となりました。
両者を合計すると、対象者の約66％が、ファイルを個人領域に残した状態で運用されていることになります。「すぐに戻して個人側からは削除した」と回答した人は32.3％にとどまり、3人に1人にすぎませんでした。
「とりあえず個人側に置いておく」「いつの間にか残ったまま」という運用が積み重なれば、退職時の引き継ぎ漏れ・端末紛失・誤送信といったインシデントの温床になりかねません。代償保管は“一時的な回避策”ではなく、“持続的なリスク資産”として現場に蓄積されている可能性があります。
代償行動を「情シスに報告しない／したことがない」は50.7％
図6：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動に関する、情報システム部門への相談・報告経験（n=361／単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や、Q3のような代償行動について、社内の情報システム部門に相談・報告したことがあるか」を尋ねたところ、「不調も代償行動も都度報告している」と回答した人は30.5％にとどまりました。
一方、「不調は報告するが、代償行動は報告していない」が30.5％、「報告したことはない」が17.7％、「そもそも情シス部門がない／窓口がわからない」が2.5％となり、50.7％の現場では、代償行動が情シスに共有されていないことが明らかになりました。
「サーバーが重い」という事象は報告されても、その裏で起きている個人領域への代償保管は、情シス側からは可視化されていません。これは“報告されない問題”として、企業全体のリスク管理上の盲点になり得ます。
約半数がインシデントまたはヒヤリハットを経験。「個人領域に保管したファイルの誤削除・紛失」は58.2％
図7：ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動によって生じたトラブル・業務影響の経験（n=361／各項目について単一回答）
「ファイルサーバー／共有フォルダの不調や代償行動が原因で起き得る出来事について、経験を教えてください」と尋ねたところ、いずれの項目も「実際に発生」または「ヒヤリハット（未然に防いだ）」の合計が50％前後にのぼりました。
最も多かったのは「個人PC・個人クラウドに保存したファイルを誤って削除・紛失」で58.2％（実発生34.9％／ヒヤリハット23.3％）。次いで「USBメモリを社外で紛失」が52.9％、「古いバージョンで業務を進めてしまった／顧客に古い資料を送付」「サーバーダウンの間に納期・締切に遅れた」がいずれも51.8％、「メール誤送信で機密ファイルを社外に送付」が51.2％という結果になりました。
情報漏えい・納期遅延・バージョン違いといった、企業として致命的になり得るインシデントが「経験あり」または「ヒヤリハット」で現場に広く存在していることが浮き彫りになりました。 不調そのものよりも、不調を回避するためにファイルが管理外へ移動し、その後の誤削除・紛失・誤送信・バージョン違いにつながる点が、企業として注視すべきポイントです。
インシデント経験者の91.7％は社内報告。ただし「報告していない・覚えていない」が合計8.3％
図8：Q7のような事象を経験した人の上長・情シス・コンプライアンス部門等への報告状況（n=253／単一回答）
Q7で「実際に発生」または「ヒヤリハット」を1つ以上選んだ253名に対し、社内（上長・情シス部門等）への報告状況を尋ねたところ、「すべて報告した」が51.8％、「一部報告した」が39.9％となり、合計91.7％の経験者が何らかの形で社内報告を行っていました。
一方で、「報告していない」が7.9％、「覚えていない」が0.4％と、1割弱は社内に共有されないまま事象が完結している実態も確認されました。サーバーやデバイスに関連するインシデントが、社内で把握しきれていない可能性を示唆する結果です。
インシデント発生後の報告体制だけでなく、そもそも代償行動が起こりにくいファイル管理環境を整えることが重要です。
6割が「現状のファイルサーバーは業務効率を下げている」と回答、経営層との認識ギャップも顕在化
図9：ファイル保管環境やクラウド移行に関する意識・認識（n=361／各項目について単一回答）
最後に、ファイルサーバー／共有フォルダおよびクラウドストレージに関する意見について、自分の考えに最も近いものを尋ねました（5段階評価）。
「今のファイルサーバー／共有フォルダは業務効率を下げている」については「そう思う＋ややそう思う」が60.7％、「個人クラウドや個人PCにファイルを保管することは、業務上やむを得ない」については同じく61.5％にのぼり、現場の半数超が“代償行動はやむを得ないものとして容認している”実態が浮かび上がりました。
さらに、「経営層は、ファイルサーバーの不調が業務に与える影響を理解していないと感じる」は55.1％、「経営層は、シャドー保管のリスクを軽視していると感じる」は54.6％、「ファイル保管環境の不調による損失は、経営層に十分認識されていない」は54.0％となり、いずれも過半数の現場が経営層との認識ギャップを感じていることがわかりました。
※「そう思う」＋「ややそう思う」の合計
一方で、クラウドストレージへの移行については「コスト増ではなくコスト構造の置き換え」と捉える人が51.5％いる一方、「セキュリティ面で不安がある」も53.2％、「今すぐ壊れない限り移行に踏み切る動機が薄い」も53.7％と、“必要性は感じるが、踏み切れない”という心理が併存していることがうかがえます。
経営層が見るべきなのは、ファイルサーバーが「壊れているかどうか」だけではありません。日常的な遅さ、検索性の低さ、アクセス不良、容量不足が、待ち時間・代償行動・情報管理リスクをどれだけ生んでいるかを含めて判断する必要があります。
総括
本調査からは、社内ファイルサーバー／共有フォルダの不調が「現場の生産性を奪うだけでなく、情報セキュリティ上のリスクを生み出し続けている」実態が明らかになりました。
約9割が直近3カ月以内に何らかの不調を経験しており、不調時には86.4％が代償行動を取り、その中身には契約書・顧客名簿などの機密性が高いファイルも含まれます。さらに、個人領域へ退避した人の約66％がファイルを戻さず残したまま、代償行動の約半数は情シスに報告すらされていません。
一方、現場の5割超は「経営層が業務影響やリスクを十分認識していない」と感じており、“見えない不調”と“見えないリスク”が、経営層と現場の間に静かに横たわっている構図が浮かび上がります。
企業がこの課題に向き合うためには、
１.ファイルサーバー不調の実態を可視化すること（インシデントだけでなく日常的な“待ち時間”も含めて把握）
２.代償行動・シャドー保管を“責める対象”ではなく“環境改善のシグナル”として扱うこと
３.現場・情シス・経営層が同じデータを見て議論できる体制を整えること
が重要と考えられます。
クラウドストレージへの移行に対しては、コスト・セキュリティ両面で不安と期待が併存する状況です。「壊れてから動く」という運用から、「現場の生産性・セキュリティリスクをコスト換算した上で判断する」という意思決定への移行が、今後ますます求められていくと考えられます。
その意味で、シャドー保管は現場を責める材料ではなく、ファイル管理環境を見直すべきサインです。現場が正規のルートで、速く、安全に、迷わずファイルを扱える環境を整えることが、見えない損失とリスクを減らす第一歩となります。
＜調査結果の引用・転載時のお願い＞
本記事の調査結果や画像を引用する場合は、「ファイルフォース株式会社」を明記のうえ、引用元として以下のリンク設置をお願いいたします。
https://www.fileforce.jp/news/20260819news/
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Fileforceは、業種、業界、組織の規模を問わず25,000社以上*の利用実績がある純国産クラウドファイルサーバーです。オンプレミスのファイルサーバーで長年使われてきたエクスプローラーによる操作をそのままに利用することで、ユーザーの混乱や操作ミスを防ぎ、情報漏えいのリスクを大幅に低減します。また、最小権限の原則を確実に維持し、高いレベルのデータセキュリティを提供します。
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■会社概要
■本件の問い合わせ先
ファイルフォース株式会社 マーケティング
メールアドレス：marketing@fileforce.jp
約9割が直近3カ月以内に何らかの不調を経験しており、不調時には86.4％が代償行動を取り、その中身には契約書・顧客名簿などの機密性が高いファイルも含まれます。さらに、個人領域へ退避した人の約66％がファイルを戻さず残したまま、代償行動の約半数は情シスに報告すらされていません。
一方、現場の5割超は「経営層が業務影響やリスクを十分認識していない」と感じており、“見えない不調”と“見えないリスク”が、経営層と現場の間に静かに横たわっている構図が浮かび上がります。
企業がこの課題に向き合うためには、
１.ファイルサーバー不調の実態を可視化すること（インシデントだけでなく日常的な“待ち時間”も含めて把握）
２.代償行動・シャドー保管を“責める対象”ではなく“環境改善のシグナル”として扱うこと
３.現場・情シス・経営層が同じデータを見て議論できる体制を整えること
が重要と考えられます。
クラウドストレージへの移行に対しては、コスト・セキュリティ両面で不安と期待が併存する状況です。「壊れてから動く」という運用から、「現場の生産性・セキュリティリスクをコスト換算した上で判断する」という意思決定への移行が、今後ますます求められていくと考えられます。
その意味で、シャドー保管は現場を責める材料ではなく、ファイル管理環境を見直すべきサインです。現場が正規のルートで、速く、安全に、迷わずファイルを扱える環境を整えることが、見えない損失とリスクを減らす第一歩となります。
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