【導入事例】FAXやメールの注文書をSalesforce「Prompt Builder」で自動解析。先進のAI OCR×販売管理連携で、受注業務を効率化。 -株式会社エーコー 様

フロッグウェル株式会社




導入の背景と課題：多様化する「注文書（FAX・PDF）」の処理と、手入力による業務負荷
耐火金庫のリーディングカンパニーであり、オフィス家具などの製造・販売を行う株式会社エーコー様では、代理店からの受注業務におけるアナログプロセスの効率化が課題となっていました。

注文書はFAXで届くだけでなく、近年ではメールにPDFが添付されて送られてくるケースも増えており、そのフォーマットは代理店ごとに様々です。これまでは、これら多様な注文書をスタッフが1枚ずつ目視で確認し、すでに導入されていた生産・販売管理システム「UM SaaS Cloud」へ手作業で受注登録を行っていました。
このプロセスは、繁忙期の業務圧迫の原因となるだけでなく、転記ミスのリスクや業務の属人化を招いており、デジタル化による効率化が急務となっていました。


ご支援内容：生成AI技術を駆使した、受注自動化プラットフォームの構築
フロッグウェルは、エーコー様の受注業務をペーパーレス化・自動化するため、Salesforceの最新AI機能である「Prompt Builder（プロンプトビルダー）」を活用したAI OCR機能と、既存の販売管理システム「UM SaaS Cloud」への自動連携機能をシームレスに構築しました。

メディア（FAXやメール添付のPDF）を問わず、届いた注文書ファイルをSalesforceに取り込むだけで、解析から基幹システムへの登録までを一気通貫で行える仕組みを実現しています。


本プロジェクトにおける「3つのコアプロセス」
ただAIに丸投げするのではなく、現場の担当者が「安心・確実」に業務を回せるよう、Salesforce上で以下のような3ステップのシームレスな業務フローを構築しました。

- 媒体を問わないファイル集約と「Prompt Builder」による高度なOCR処理
FAXやメールで届いた各種注文書（PDF等）を、まずはSalesforceへ集約し、レコードに添付します。 その後、Salesforceの「Prompt Builder」を活用してAI OCR処理を実行。生成AIの高度なコンテキスト理解力を活かすことで、代理店ごとにレイアウトや項目の位置が異なる複数フォーマットの注文書であっても、商品コード、数量、納期、顧客情報などを柔軟かつ高い精度で自動抽出・テキストデータ化することに成功しました。

- 現場の安心感を担保する「Salesforce上での目視確認」自動化による誤登録のリスクを防ぐため、システム的な工夫を施しています。 AIが抽出したデータは、一度Salesforceの確認画面に展開されます。現場のスタッフは、元の注文書ファイルとAIの読み取り結果を画面上でサッと見比べ、必要に応じてその場で修正が可能。「最後は人間の目で確認できる」という安心のプロセスを挟むことで、導入直後から現場にスムーズに馴染む工夫を凝らしました。

- ボタン1つで「UM SaaS Cloud」へ受注データを自動登録確認が終われば、画面上の「受注登録ボタン」をワンクリックするだけ。 Salesforceがエーコー様の基幹の販売管理システムである「UM SaaS Cloud」とダイレクトに連携し、確認済みのデータをUM SaaS Cloudの受注データとして自動でマッピング・登録します。これにより、従来の手入力作業を大幅に軽減することができました。


導入の効果と今後の展望：手入力業務の負担を軽減、より迅速な出荷・顧客対応へ
今回のシステム構築により、FAXやメールで届いた注文書がスムーズにデータ化され、UMSaaSへ瞬時に連携される一部自動化ラインが確立されました。
手入力業務の負担を軽減できたことで、受注センターの業務負荷は大幅に軽減され、入力業務に追われる時間が短縮。転記ミスや確認漏れのリスクも抑えられ、繁忙期であってもスピーディーかつ正確に出荷手配までを回せる体制が整いました。

エーコー様は今後も、この強固なデジタル基盤をさらに活用し、バックオフィス業務の高度化と、さらなるDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進していきます。


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※「UM SaaS Cloud」は株式会社シナプスイノベーションの商標または登録商標です。


【会社概要】
会社名：フロッグウェル株式会社
代表者：小谷 直也
設立：2010年5月
所在地：〒107-0052　東京都港区赤坂1丁目11番44号 赤坂インターシティ10階

◆事業内容
・メーカー、販売会社向けシステム構築
・Salesforceソリューション開発、導入支援
・データ分析及びコンサルティング
・医療関連データ収集、加工

◆所属団体
・MD-Net賛助会員
・ジャパン・クラウド・コンソーシアム