【大学職員がアナログ業務を脱出する秘訣とは】81.5%がオンライン下での「紙」の申請業務に課題　求められるシステムは簡単な「操作性・デザイン」か

rakumo 株式会社
～rakumo株式会社、大学のワークフローに関する調査を実施～

　rakumo株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：御手洗 大祐）は、稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名を対象に大学のワークフローに関する調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。


▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら
https://rakumo.com/wp/workflow_reserch_report/


本調査のサマリー






調査概要

調査概要：大学のワークフローに関する調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2022年5月24日～同年5月25日
有効回答：稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名


8割以上が、大学業務におけるDXの重要性の高まりを実感

　「Q1.あなたは、大学においてオンライン化が進む中、DXの重要性が高まっていると思いますか。」（n=119）と質問したところ、「非常にそう思う」が44.5%、「ややそう思う」が37.0%という回答となりました。


・非常にそう思う：44.5%
・ややそう思う：37.0%
・あまりそう思わない：8.4%
・全くそう思わない：2.5%
・わからない/答えられない：7.6%


大学業務におけるDXの重要性が高まっている理由、「業務の工数を削減できるから」が74.2%で最多

　Q1で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q2.大学業務におけるDXの重要性が高まっていると思う理由を教えてください。（複数回答）」（n=97）と質問したところ、「業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから」が74.2%、「データをきちんと記録できるから」が57.7%、「テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから」が51.5%という回答となりました。


・業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから：74.2%
・データをきちんと記録できるから：57.7%
・テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから：51.5%
・重要度の高いタスクへの集中ができるから（オンライン授業対応など）：49.5%
・必要な情報を簡単に引き出せるようになるから：40.2%
・人的ミスを防止できるから：32.0%
・その他：3.1%
・わからない/答えられない：3.1%


その他にも、「SDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組まないとDXに対応した学生が育たない」などの声も

　Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、大学業務におけるDXの重要性が高まっていると思う理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=94）と質問したところ、「効率化やSDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組んでいる姿を学生に見せなければ，DXに対応した学生が育たない」など55件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋＞
・54歳：効率化やSDGsの観点から。
・48歳：教育機関が率先して取り組んでいる姿を学生に見せなければ、DXに対応した学生が育たない。
・48歳：煩雑な手続きをフロー化することで属人化を防ぐ。
・52歳：紙のやり取りが多すぎて業務効率が非常に悪い。
・32歳：ビッグデータが必要な時代だから。
・50歳：コロナ禍で授業のデジタル化の必要性が高まっている。
・47歳：職員の働き方改革が必要だと思うから。


「承認業務・稟議申請業務」の実施方法、「紙」が81.5%で最多

　「Q4.お勤め先の大学における「承認業務・稟議申請業務」の実施方法を教えてください。（複数回答）」（n=119）と質問したところ、「紙」が81.5%、「システム」が48.7%、「メール」が22.7%という回答となりました。


・紙：81.5%
・システム：48.7%
・メール：22.7%
・エクセル・スプレッドシート：8.4%
・その他：0.0%


承認業務・稟議申請業務を紙で行う上で、約6割が「承認作業に時間を要している」や「保管スペースが圧迫している」ことに課題

　Q4で「紙」と回答した方に、「Q5.承認業務・稟議申請業務を紙で行うことに関する課題を教えてください。（複数回答）」（n=97）と質問したところ、「承認作業に時間を要している」が61.9%、「保管スペースが圧迫している」が58.8%、「該当の申請書を探す時間がかかる」が34.0%という回答となりました。


・承認作業に時間を要している：61.9%
・保管スペースが圧迫している：58.8%
・該当の申請書を探す時間がかかる：34.0%
・過去の申請内容や履歴を参照しづらい：32.0%
・申請や承認をするために出勤している：26.8%
・紛失・漏れが発生している：21.6%
・書類の確認ステータスがわからない：18.6%
・その他：5.2%
・課題は一切ない：3.1%
・わからない/答えられない：4.1%


承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン、80.4%が「稟議書」と回答

　Q4で「紙」と回答した方に、「Q6.承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン・項目を教えてください。（複数回答）」（n=97）と質問したところ、「稟議書」が80.4%、「出張申請」が40.2%、「物品購入・管理（パソコン、ITシステム、文房具）」が40.2%という回答となりました。


・稟議書：80.4%
・出張申請：40.2%
・物品購入・管理（パソコン、ITシステム、文房具）：40.2%
・施設（教室・駐車場 等）、設備（備品）の利用申請：39.2%
・預り金管理（研究費、経費）：35.1%
・学籍関連事務（入試、在籍管理）：33.0%
・出退勤管理：25.8%
・労務・給与：23.7%
・教務関連事務（成績処理、時間割作成、教育相談）：22.7%
・保健関係事務（健康報告）：19.6%
・その他：7.2%
・わからない/答えられない：2.1%


他にも、「ゲスト講師を招へいの承認申請」や「一定金額以上の支出」など

　Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン・項目があれば自由に教えてください。（自由回答）」（n=95）と質問したところ、「外部からゲスト講師を招へいする際の承認申請書など」や「一定金額以上の支出は必要になる」など45件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋＞
・53歳：外部からゲスト講師を招へいする際の承認申請書など。
・38歳：一定金額以上の支出は必要になる。
・60歳：起案書、予算書、計画書、報告書、すべて紙媒体で印刷して回覧される。押印が必要なものは特に紙で確認がとられる。
・40歳：旅費、稟議、休暇申請。
・47歳：支払い業務。
・52歳：学外との何らかの連携行為がある場合、どこかで書類が必要になる。また、海外とのやり取りも、いくつかの国では、紙の現物があることで、相手の存在を確認することができたりする。
・46歳：会計支払・入金伝票等。


承認業務・稟議申請業務をシステムで得られたメリット、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%で最多

　Q4で「システム」と回答した方に、「Q8.承認業務・稟議申請業務をシステムで行うことで得られたメリット・効果を教えてください。（複数回答）」（n=58）と質問したところ、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%、「ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた」が43.1%、「研究室や部署を駆け回らず時間を削減できた(決裁の迅速化）」が36.2%という回答となりました。


・外出先から申請・確認・承認が実施できた：46.6%
・ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた：43.1%
・研究室や部署を駆け回らず時間を削減できた(決裁の迅速化）：36.2%
・過去の決裁事例に関する検索の効率化：27.6%
・稟議に関する議論の証跡記録：20.7%
・部門・担当をまたがるプロセス・タスク管理：20.7%
・人為的ミスが減少した：17.2%
・業務が標準化され教育コストが削減できた：17.2%
・その他：3.4%
・特にない：8.6%
・わからない/答えられない：1.7%


他にも、「ファイル管理スペース削減」や「業務進行度合いの見える化」などの声も

　Q8で「特にない」「わからない/答えられない」と回答した方以外を回答した方に、「Q9.Q8以外に、承認業務・稟議申請業務をシステムで行うことで得られたメリット・効果があれば自由に教えてください。（自由回答）」（n=57）と質問したところ、「ファイル管理スペースが要らなくなった」や「業務進行度合いの見える化」など32件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋＞
・42歳：ファイル管理スペースが要らなくなった。
・52歳：業務進行度合いの見える化。しかし、自分のようなロートルがいると、結局電話で問い合わせたり、出力してもらって頭をつき合わせて確認をしたりする。
・59歳：意思決定の迅速化。
・53歳：決裁が早くなった。
・33歳：過去の資料へのアクセスが容易になった。
・53歳：DXを利用して効率的に働くという意識面の変化。
・38歳：ロケーションに左右されず決裁が進む点。


システムに求めること、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」（70.5%）や「導入・構築が簡単」（47.5%）

　Q4で「システム」以外を回答した方にお聞きします。「Q10.承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、システムに求めること/期待することを教えてください。（複数回答）」（n=61）と質問したところ、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」が70.5%、「導入・構築が簡単」が47.5%、「申請ステータスがわかりやすい」が42.6%という回答となりました。


・誰もが簡単に使える操作性・デザイン：70.5%
・導入・構築が簡単：47.5%
・申請ステータスがわかりやすい：42.6%
・他のシステムとの連携：36.1%
・強力な検索機能がある：34.4%
・承認者への即時通知やリマインド機能：34.4%
・申請・承認業務 の一元管理：34.4%
・進捗コメントがつけられる：32.8%
・ノンプログラミングで申請書や申請経路が簡単に作成できる：29.5%
・組織変更があっても運用・管理がしやすい：29.5%
・研究室/部署単位でのカスタマイズが可能：21.3%
・わからない/答えられない：6.6%
・特にない：3.3%
・その他：0.0%


まとめ

　今回、稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名に対し、大学のワークフローに関する調査を実施しました。

　まず、大学業務におけるDXの重要性の高まりについて8割以上が実感しており、その理由として、「業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから」が74.2%、「データをきちんと記録できるから」が57.7%、「テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから」が51.5%、その他にも、「SDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組まないとDXに対応した学生が育たない」などの声も見受けられました。

　承認業務・稟議申請業務の実施方法は、「紙」が81.5%、承認業務・稟議申請業務を紙で行う上で、約6割が「承認作業に時間を要している」や「保管スペースが圧迫している」ことに課題を感じていました。承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーンについては、「稟議書」が80.4%で最多となり、他にも、「ゲスト講師を招へいの承認申請」や「一定金額以上の支出」などの声が集まりました。

　承認業務・稟議申請業務をシステムで行っている方に、システム化で得られたメリットを聞いたところ、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%で最多、続いて「ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた」が43.1%、他にも、「ファイル管理スペース削減」や「業務進行度合いの見える化」などの声も上がりました。

　承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、システムに求めることとして、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」（70.5%）や「導入・構築が簡単」（47.5%）などの声が集まりました。

　今回の調査で、大学業務におけるDXの重要性が高まっている一方、大学での承認業務・稟議申請業務においては、未だ紙が主流であり、承認業務・稟議申請業務を紙で行うことで、「承認作業時間」や「保管スペース」など多くの課題が残ったままである実態が明らかになりました。DXが普及する中で、一部はシステムを導入している大学もありますが、全体的な運用にはまだ遠いのが現状のようです。システム化を行っている大学の職員は、場所に縛られない点や環境保全への貢献、コスト削減など多くのメリットを実感していることからも、システムへの移行が活発になることが予想されます。導入が簡単で、誰もが簡単に使える操作性・デザインを兼ね備えたシステムの導入が、紙媒体脱出のハードルを下げるのではないでしょうか。

全ての調査結果をまとめた調査レポートはこちらから
https://rakumo.com/wp/workflow_reserch_report/


「rakumo ワークフロー」について



　rakumo ワークフローは、Google Workspace のユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用した Google Workspace アドオン製品として、使いやすさで選ばれるクラウド型電子稟議システムです。業務フローをデジタル化し、申請・承認が伴う稟議から、一般的な業務フローまで幅広く活用できます。管理者権限の割り振りによる柔軟な運用体制の構築や、Google Workspace連携による人事異動時のメンテナンスの省力化が可能で、小規模から大規模まで様々な企業に導入されています。

rakumo ワークフロー の詳細については製品サイトをご参照ください。
https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/



会社概要

社名：rakumo株式会社（英語表記：rakumo Inc.）
設立：2004年12月
代表者：代表取締役社長　御手洗 大祐
所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
事業内容
・クラウド型ソフトウェアサービス rakumo 製品の開発
・rakumo 製品および Google 社関連製品の販売・導入支援・カスタマーサービス
・IT オフショア開発サービス
コーポレートサイト：https://corporate.rakumo.com/
rakumo製品サイト：https://rakumo.com/