会議が変わる!? 働き方改革は会議から!!

“会議あるある”、こんな会議ないですか？

　ビジネスでは、メンバー間の情報共有やお客さまへのプレゼンテーション、問題解決のための会議が付きもの。しかし、会議室が埋まっていて使えなかったり、いざ会議となると長時間かかるわりに、良い結果が得られない状況も往々にしてある。その中でも多くの方が思い当たるであろう会議が以下の通りだ。

（1）ダラダラ会議

　会議といいつつ、その実態は細々とした業務連絡の話が続いていたり、一部の参加者のみに関連する議題が続いてなかなか終わらないということがあるはず。会議の準備や片付けに手間取りがちなことが、会議の時間の長さにさらに拍車をかける。予定通りに会議が始まり、予定通りに終わらない。

（2）発言できない会議

　会議中の発言が少ない、なかなかアイディアが出ない「発言できない会議」。会議の進行役から一方的に話すだけで、参加者からの発言がないまま時間だけが過ぎていく。堅苦しい雰囲気となっていることも原因だ。

（3）結論の出ない会議

　会議が進むうちに、議題から外れた話題が多くなってしまうことがある。アイディアを出すための自由な発言は歓迎すべきだが、脱線が重なり結論や決定が遅れてしまっては本末転倒だ。議題に沿った発想を引き出すための工夫ができていない。

（4）深夜の会議

　参加者が忙しく、会議を実施する時間を確定できないことは多い。昼間は会議室が埋まっていることもあり、夜間に会議をせざるを得ない。

（5）コストのかかる会議

　全国の支社や拠点との会議が多く、出張旅費がかさみがち。あるいは会議室がまったく存在せず、レンタル会議室を利用している。

　働き方改革がうたわれる昨今、まずは会議から見直すということで、悩ましい状況を改善するための方法をQ＆A形式で提案したい。

Q1：ダラダラ会議を解決！

Q：会議の時間が長いので、短くしたい

A：気軽な「スタンディング会議」がオススメ！

「スマートプロジェクター SP-1J」は、照明を消せないオフィスなど、明るい場所でも投写された画面の情報を視認しやすいため、気軽にスタンディング会議を行える

　業務を効率よく進めるつもりでも、いくつもの議題を1回の会議にまとめて扱うというスタイルは意外と多いのではないだろうか。業務連絡も兼ねていたりすると、個別の参加者のみに関連する話題が続き、全体としては無為にすごす会議となってしまう。

　この解決策としては、議題や目的、2～6人程度に参加者を絞ってスタンディング会議を気軽に行うことがオススメだ。議題や目的を絞っておけばそもそも会議に要する時間が短くなり、同時に座らずに会議を行うことで、参加者全員が会議を効率的に進め、早く終わらせることに集中できる。

　全員で共有するべき情報がある場合は、「スマートプロジェクター SP-1J」を使って投写するといい。照明を消せないオフィスなど、明るい場所でも投写された画面の情報を視認しやすいため、気軽にスタンディング会議を行える。また「スマートプロジェクター SP-1J」は、36型サイズの映像投写が可能なため、2～6人程度のグループディスカッションに最適だ。

Q：情報共有のための機器の準備や片付けに時間がかかる

A：LED光源採用により、パッと始めてパッと片付け

「スマートプロジェクター SP-1J」は映像入力用にHDMI（MHL対応）端子、VGA入力端子（Dサブ15ピンミニ）を採用しており、さまざまなPCを接続しやすい。LED光源採用により、電源を入れてすぐに明るくなり、10秒ほどで入力信号を受け付けて投写できる

　打ち合わせや会議を行う場合、共有すべき情報を全員が同時に閲覧できるように、プロジェクターなどを利用することは少なくない。しかし、機器の管理者が来ないとそもそもプロジェクターを使えない、PCとプロジェクターの接続や、プロジェクター自体の設定に手間取り、肝心の会議がいつ始まるのか分からない状態になることも多いはず。この辺りは、会議の“あるある”としておなじみだろう。

　この解決策は、接続や設定に手間がかからない機器を導入するしかない。特に「スマートプロジェクター SP-1J」であれば、PCの接続はHDMIケーブルやアナログRGBケーブルでつなぐだけで済む。LED光源採用により、電源を入れてすぐに明るくなり、10秒ほどで入力信号を受け付けて投写できるという手軽さだ。2～6人程度向けの机がひとつあれば、急なプレゼンテーションにもスムーズに対応できる。

　予想以上に便利な特長が、電源を切るときもランプの冷却時間が不要で、触っても安心という点だろう。会議終了時にすぐ電源を切って持ち運べるため、片付けに時間を取られることもない。

投写映像上に手をかざし、ジャスチャー操作を行うことで、PowerPointなどのスライドの送り戻しの操作ができる（「スマートプロジェクター SP-1J」とPCを市販のUSBケーブルで接続する必要があります）

　会議の“あるある”でもうひとつおなじみなのが、プレゼンソフトの操作に手間取って、会議の進行が突然止まってしまうことだろう。この点も、「スマートプロジェクター SP-1J」のなら「スライドジェスチャー操作」機能を利用することで解決できる。投写映像上に手をかざし、ジャスチャー操作を行うことで、PowerPointなどのスライドの送り戻しの操作ができるのだ（「スマートプロジェクター SP-1J」とPCを市販のUSBケーブルで接続する必要があります）。