請求書を電子化する4つのメリット

2017年08月03日 09時00分更新

文● ROBOTPAYMENT公式ブログ

　封書で請求書を送ることによって起きる、紛失や破損などのトラブル。ファイリングの管理と発送にかかる封筒代や切手代も考えると、請求書の電子化はメリットが大きい手段といえます。請求書を電子化するメリットについて解説していきます。

起こりうる紙の請求書のトラブルとかかるコスト

　紙の請求書は従来からのスタンダードな方法ですが、電子化など今まで他に送達の方法がなかったので、問題点などを見直すチャンスもありませんでした。

　紙の請求書で起こりうるトラブルとして、電子化されたデータと逆に実態のある紙文書なので「届かない」「届いたけれどみつからなくなった」、または誤送信、住所間違いにより送り主に戻るなど、人の手があいだに入る分、ミスが起こる可能性がありました。

　また、請求書の送付先が多くなると請求書を管理するのも大変です。ワードやエクセルの文書データで請求書を作成して管理している場合は、記載ミスや記載不足、データを上書きしてしまうなど、といったトラブルを避けるための細かい神経を使います。

　コストの面ではどうでしょうか。切手、封筒代、作成する人の人件費は意外にかかるものです。自分で請求書を作成している事業者の方でしたら、電子化して時間に余裕ができればその時間で稼げる時間がつくれるわけです。

請求書の電子化によって得られる4つのメリット

　請求書を電子化することによって得られるメリットを4つご紹介します。

1.オリジナルの請求書がすぐにできる

　クラウドのサービスなどを使う場合は、インターネット上に電子化されたデータが保存され、インターネットに接続できる環境があれば請求書をどこでも作成して送付することができます。

2.請求書の内容を会計データなどに取り込みできる

クラウドのサービスを使った請求書作成システムと連動した会計ソフトを使う場合は、わざわざ会計ソフトで売上入力をしなくても、ボタンひとつで金額の連動可能となります。

3.PDF印刷やメール送信がかんたん

請求書の作成の時にPDF化などの電子化の操作をすれば、簡単にPDF形式の請求書を作成でき、メールで送付先に送ることが可能です。外出先などでは、便利なシステムです。

4.取引先の専用請求書を作成できる

電子化サービスのシステムを利用して、取引先別の個別のフォーマットを作成することができるサービスが付加していれば、自分でエクセルやワードで作成する手間はありません。

電子化サービスの一般的な請求書発行の流れ

　請求書を電子化するための、一般的な手続きの流れをみてみましょう。

　帳票など書式形式の打ち合わせをして、作成したい相手別に明細データの準備、帳票を確認します。この段階で問題がなければ、取引先へ紙の請求書から電子化することについて周知します。次月から、請求書の電子化サービス利用開始します、まだ、この段階では紙文書との並行利用が望ましいです。さらに次月になってから、完全に請求書の電子化に移行という流れとなります。
3か月ほどの猶予期間をもってシステム移行します。

　弊社が開発した請求管理クラウド「経理のミカタ」では、請求書の電子化が可能になります。請求書を自動でメール送付し、会計データに取り込むこともできます。よろしければご覧ください。