情報集約の基盤を整備し、ナレッジ共有の土台に
“脱Excel”をBacklogで 国土技術研究センターが挑む、組織を超えたプロジェクト管理効率化
ヌーラボは、国土技術研究センター（JICE）における、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」の事例を公開した。同センターではプロジェクトの進捗管理や外部関係者との情報共有にBacklogを活用している。
国土交通政策の社会実装を技術面から支えるJICE。同センターではBacklog導入前、Excelで作成したガントチャートでプロジェクトの進捗管理をしていたが、管理項目の増加に伴い更新作業が煩雑化。さらに、外部組織との情報共有がメールに分散し、案件の背景や意思決定のプロセスの共有・引き継ぎに負担が生じていたという。
そうした中で出会ったのが、国土交通省の推進委員会で活用されていたBacklogだ。リーズナブルな価格設定も後押し、トライアルを経てすぐに本格導入に至っている。
Backlogの導入効果は以下の3点である。
■ExcelからBacklogへ進捗管理を移行
プロジェクトの進捗管理を、ExcelによるガントチャートからBacklogへ移行。タスクごとに期限やステータスを登録し、Backlog上で進捗を確認・更新できるようになったことで、管理の負担が軽減された。また、見慣れたガントチャートとシステム開発で使われる「カンバン」に切り替えられるため、スムーズに移行が進み、今ではBacklogの画面を映しながら会議を進行している。
Backlogのガントチャートでタスクの進行状況を可視化
■外部関係者との情報共有をBacklogに集約
外部関係者にもゲストアカウントを付与し、プロジェクトの進捗管理やファイルの共有、関係者間のやり取りをBacklogに集約。組織を超えて同じ情報を確認しながら業務を進められる環境を整備した。メール以外の選択肢ができたことで、コミュニケーションの心理的な障壁も下がったという。
■重要文書の作成からレビューまで一元管理
計画書などの重要文書の作成や複数人によるレビューに、Backlogのドキュメント機能を活用。さらに、新たなメンバーが把握すべき情報も文書化して、プロジェクト参加時の説明を簡略化し、ナレッジ共有の基盤ができつつあるという。
JICEの担当者は、「建設分野でもプロジェクトマネジメントの重要性は認識されていますが、その方法や実践の度合いにはばらつきがあります。Backlogのようなツールを日常的に使うこと自体が、プロジェクトマネジメントを実践する入り口になる」とコメントしている。今後は、Backlogに蓄積した情報を生成AIで活用するためのトライアルに取り組んでいくという。
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