業務を変えるkintoneユーザー事例 第278回

ひたすら地味な自治体DX実現の道　キラキラを目指さず一歩ずつ

終わりのないDXの旅路　瀬戸内市が歩んだ5年間の意識改革

「おかえりなさいって言ってあげたい」という職員の声が電子契約へ

　自治体のDXが難しいのは、業務の種類が多く属人化しやすいところ。小さい業務が数多くあるので、システム化しにくいのも大きな課題。この課題を自ら改善していく意識で、システム化していくのがkintoneに期待されている役割だ。DX戦略室 室長の額田泰充氏は、「同じ課でも、隣に座っている人は別の業務をやっています。その人しか、その業務はわかりません。だからこそ、全員に知ってもらう必要がありますし、そのためには地道な普及活動しかないと思っています」と語る。

瀬戸内市 総務部 DX戦略室 室長 額田泰充氏

　昨年は契約管財課が難易度の高い電子契約にチャレンジした。紙の契約書に印鑑を押す代わりに、「クラウドサイン」（弁護士ドットコム）の電子契約サービス上にPDFの契約書をアップロード。瀬戸内市と契約相手が合意することで、オンラインでの契約が実現する。今まで入札の際には、紙の契約書を用意するために職員の残業が常態化していたが、電子契約の導入によって、そういった残業はなくなったという。

　この電子契約も、自宅からのテレワークを可能にすることで「子供が帰ってきたときに、家にいてあげたい」という遠方から通う職員の思いと、それを理解する上司の存在があった。ここには「テレワークは瀬戸内市でも推進しているのですが、『あれはコロナ禍だったからでしょ』と考える部・課長もいます。だから、電子契約の導入に携わった職員には、前述の課長研修や部長級以上の幹部会議に登壇してもらって、テレワークのメリットを語ってもらいました」（吉川氏）といった取り組みがあった。

　DX推進リーダー、DX推進委員に加え、部課長や一般職員に対しても、ひたすらDXのメリットと意識の改革を続けてきた。その結果が、電子契約というアイデアに結びつき、システム化につながった。「まだまだ『紙が好き』という方もいますので、運用は試行錯誤しているところ」（太田氏）とのことだが、kintone以外のツール導入も着実に進んでいるわけだ。

地道な取り組みを続けた先に、市役所はオンラインサービスへ？　

　庁内の行政DXからスタートし、職員の意識醸成とスキルアップを進め、昨年からは市民サービスのDX化も進めている瀬戸内市。5年間経ち、当初の計画はかなりのレベルで達成した。現在、太田氏は戦略監としてDX戦略室のサポートに回る体制になっているが、その歩みは着実に進んでいる。

　今回の取材でもっとも印象的だったのは、太田氏の「DXは終わりがない」という一言だった。「キラキラしたDXの話ってよく聞くんですけど、それだけではないと思っています。特定の業務だけデジタル化してもダメで、全体最適をどのように実現するかはずっと考えてきました。全庁がDXに向くには本当に地味な施策を積み重ねていかなければならないし、DXは終わりがないと思っています」と太田氏は振り変える。

　最後、DX戦略室の3人に未来の瀬戸内市のDXについて語ってもらった。

「将来的には行かない窓口にできればと思っています。市民が楽になり、メリットを享受できるように職員もがんばらなければならない。でも、足下を見ると、まだまだ職員の意識改革とスキルアップが必要。今後はデータに基づく政策決定のためにも、業務フローを見直し、効率化できる職員をどんどん育てていきたい」（額田氏）

「伴走支援をずっとやっていると、『作りたかったのはこれじゃない』と言われることも少なくないのですが、最近はこの試行錯誤自体がすごく重要だと思えてきています。こうした試行錯誤ができるツールとしてkintoneはもちろん優れていると思うのですが、私が他部署に異動しても、この試行錯誤することはずっと続けていきたい。試行錯誤ができる環境は、職員が安心して挑戦できる職場を築くことにつながると思います」（二丹氏）

「瀬戸内市は市民サービスもいろいろやっているのですが、まだまだ知られていないし、使われていないので、まずはそれらを認知してもらいたい。将来的に役所はオンラインサービスになると思っています。先日、『未来の市役所はどうなるのか？』というお題をいただいて、高校で講演してきたんですけど、そのときに『メンテナンスする職員が数人いるだけ』と話してきました。生成AIなどが進化してくると、そういった話も非現実的ではないと思えてきます」（吉川氏）

■関連サイト

• 瀬戸内市
• 瀬戸内市のたび
• kintone（行政職員向け特設サイト）