日程管理ツールの新しい選択肢「トヨクモ スケジューラー」 第3回

日程調整がさらに効率的に

kintoneやMeet、Teamsと連携して、手軽に予定を登録できるトヨクモ スケジューラー

　11月11日、トヨクモから日程調整を手軽にできる「トヨクモ スケジューラー」がリリースされた。前回「kintoneと連携できる「トヨクモ スケジューラー」を試してみた」はスケジュールの使い方の基本を紹介したが、今回はkintoneをはじめ、外部サービスとの連携について紹介する。

日程調整時にkintoneのデータを取得して反映させられる

　kintoneの顧客リストアプリなどに登録している相手とのアポイントメントなら、トヨクモ スケジューラーと連携させてデータベース内の情報を引用してくることができる。いちいち入力する必要がなく、その場で検索する必要もない。転記によるミスも起きない。とても便利なので、是非活用したい機能だ。

　まずは、kintoneアプリを準備する。今回は顧客リストから担当者や連絡先などの情報を参照してみる。まずは、アプリの設定画面から「APIトークン」を生成する。アクセス権は「レコード閲覧」にチェックしておく。

情報を参照するアプリを準備する

「APIトークン」を生成する

　トヨクモ スケジューラーの「システム設定」から「kintoneデータ取得」をクリックし、「kintone情報の設定」にkintoneのURLを入力。「kintoneアプリの設定」の「追加」をクリックして、アプリを選択する。その際、kintoneアプリ側で生成したAPIを入力する。

トヨクモ スケジューラーの設定から、「kintone情報の設定」にkintoneのURLを入力する

アプリを追加し、APIトークンを入力する

　続いて、「システム設定」の「予定タイプ」を開き、「追加」をクリック。kintoneの情報を参照する予定タイプを設定する。ここでは、「企業訪問」というタイトルで作成してみよう。まず、「kintone連携機能を使う」のスイッチをオンにする。

　「予定タイプに連携させるアプリ」をクリックして、APIを設定済みのアプリ一覧から連携させるアプリを選ぶ。次に、「検索に使用するフィールド」と「検索結果に表示するフィールド」を設定する。例えば、顧客リストなら会社名で検索し、その他の情報を参照するようにする。別に、担当者からでも住所からでも検索することは可能だ。

「kintone連携機能を使う」のスイッチをオンにする

連携させるアプリを選んだら、検索に使用するフィールドと検索結果に表示するフィールドを指定する

　続いて、トヨクモ スケジューラーに作成する予定のタイトルに入れるフィールドや予定の場所に入れるフィールド、予定のメモに入力したいフィールドを設定する。基本的にアプリにあるフィールドを選ぶだけなので、手間はかからないし、ミスも起きにくい。

参照するフィールドの選択が終わったら「保存」をクリックする

　予定を追加する際、作成した予定タイプを選択すると、kintoneというフォームが現れ、検索できるようになる。検索結果のポップアップから目当てのレコードをクリックすると、設定したフィールドの情報が件名や住所、メモに追加されるようになる。1手順で色々な情報が正確に登録できるのは便利だ。

予定を作成する時はタイプメニューから「企業訪問」を選ぶ

kintoneロゴの検索窓から会社名を検索

合致する候補がポップアップ表示されるので選択する

会社名を検索するだけで、正確な会社名、住所、担当者、連絡先などの情報が登録された

Google MeetやMicrosoft Teamsとの連携でオンライン会議の日程調整を効率化

　コロナ禍でオンライン会議の開催も増えたが、これまでは予定を押さえてから各オンライン会議サービスに入って会議を発行し、URLをコピペする必要があった。しかし、トヨクモ スケジューラーはGoogle Meet、Microsoft Teamsに対応しており、ダイレクトにオンライン会議のURLを生成し、登録できる。定番オンライン会議サービス「Zoom」にも近日対応予定だ。

　初回のみ、「個人設定」の「オンライン会議」で自分のオンライン会議サービスとの連携が必要になる。「Google Meet」もしくは「Microsoft Teams」の横の「連携する」をクリックして、ログインしよう。

　連携できると予定の追加画面に、「Google Meet」や「Microsoft Teams」の「追加」ボタンが表示される。複数のオンライン会議室を連携させ、その都度選択することも可能だ。

「個人設定」でオンライン会議サービスのアカウントと連携させる

予定追加時に、オンライン会議のURLを発行できる

予定の詳細から手軽にオンライン会議に参加できる

　業務の中で予定を調整し、追加するという作業は利益を生まない。可能な限り効率化し、手間を省くことで、本来の業務に集中できる時間を生み出した方がいい。とは言え、予定を雑に扱うとトラブルの元となる。トヨクモ スケジューラーなら、複数人の予定も超手軽に調整し、kintone内のデータを活用し、オンライン会議もワンクリックで設定できる。フリープランは無料、有料プランも30日間無料でお試しできるので、業務でのスケジュール管理に悩んでいる人は、ぜひ触ってみて欲しい。

■関連サイト

• トヨクモ
• kintone（サイボウズ）

（提供：トヨクモ）