Donuts
株式会社Donuts（東京都渋谷区、代表取締役：西村啓成）は、当社が提供するあらゆる企業の働き方改革を推進するクラウド型バックオフィス支援システム『ジョブカン』シリーズのワークフローを株式会社セプテーニ・ホールディングス（東京都新宿区、代表取締役：佐藤光紀）が導入したことをお知らせします。
株式会社セプテーニ・ホールディングスは、インターネット広告を軸としたマーケティング支援サービスを展開する「ネットマーケティング事業」、自社IP（知的財産）の企画・開発を目指し、マンガ家の育成・輩出、マンガ配信サービスの運営等を行う「メディアコンテンツ事業」および「新規事業」などを行っています。
導入の発表にあたって、情報システム部 関全宏様、桝谷ゆい様に抱えていた問題点・改善された点を伺いました。
＜導入前の課題＞
これまで申請書は紙で、捺印・提出する方法で運用していたが、スピード感が損なわれていた
膨大な書類によって管理が煩雑になっていた
＜導入後の効果＞
膨大な書類を管理と、紙での申請・捺印がなくなり楽になった
書類郵送にかかる時間やコストが削減されたとともに、システムによる入力チェックでミスも減った
■これまで情報システム部が扱う申請書は紙で、捺印・提出していたが、申請のスピード感が損なわれ、膨大な書類の管理が煩雑になっていた。
関様：現在、機器の破損や、入退社時の社用アカウントの発行・削除といった情報システム部が扱う申請をジョブカンワークフローで運用しています。以前は全て申請書に捺印し提出する方法で運用していましたが、この方法だと複数の課題がありました。
捺印によって申請のスピード感が損なわれてしまう点、膨大な書類によって管理が煩雑になってしまう点などです。
■ジョブカンはクラウドなので機種やOSといった環境に左右されることなく、また細かい経路設定が可能なため理想のフローが実現できると考え導入。
関様：インターネットで調べて出てくるワークフローシステムは一通り見て、クラウド、オンプレミス問わず3社ほどピックアップしました。私たちは、将来的に他のグループ会社や部署など部内以外にもシステムを展開し、フォームを作成することで独自に申請を管理できる体制を目指していました。ジョブカンならクラウドなので機種やOSといった環境に左右されず設定や操作ができますし、細かく経路を設定できるので理想のフローも実現できると思い決めました。
また、初期費用が無料なのも魅力でしたね。
■優れた使い勝手と、的確なチャットサポートのおかげで初期設定もスムーズだった。
関様：初期設定は本当にスムーズでした。当初、マニュアルを見ながら頑張って設定するイメージがあったのですが、システムを見てみたら分かりやすく使い勝手も優れていたので、「こう設定すればいいのかな」と触っているうちに完了しました。どうしてもわからない部分は、ヘルプページを見て勉強していましたね。また、サポート窓口のチャットでよく質問していたのですが、的確な回答をもらえたうえ、あとからまとめた回答をメールでも送っていただき助かりました。
■膨大な書類の管理、紙の申請書と捺印、書類郵送のための時間・コストを削減できた。
桝谷様：私たちも膨大な書類を管理する必要がなくなりましたし、従業員は紙の申請と捺印がなくなったのが楽だと話していますね。
関様：紙でのやりとりがなくなったので、書類郵送にかかる時間やコストが削減されたとともに、システムによる入力チェックでミスも減りました。必要な申請書を探すときは検索すれば一発で出てきますし、保管も必要なくなったので、管理面でも非常にメリットを感じています。また、ジョブカンワークフローを入れたことがきっかけで、「社内申請フローはもっとこうすればいいんじゃないの？」とか、「この承認は必要ないのでは？」ということを話す機会が増え、”もっと業務を改善しよう”という部内の機運が高まりました。
■日本全国の支社のほか、海外子会社にも導入。日本語と英語で運用している。
桝谷様：日本全国の支社のほか、海外子会社にも導入しており、日本語と英語で運用しています。コメント欄でチャットのように会話をやり取りしているためコミュニケーションをとる頻度が上がりましたし、依頼にも早く対応できるようになりました。
■操作が簡単なので業務が楽しくなったり、さまざまな業務改善のきっかけが見つかるシステム。
関様：ジョブカンワークフローは非常に使いやすく、トライアルでも色々と試しながら検討することができました。操作が簡単なので触れる機会も増えますし、業務が楽しくなったり、「この作業は改善できそう」など色々な考え方ができたり、さまざまなきっかけが見つかるシステムだと思います。
桝谷様：これまでこのようなシステムを入れていなかったので、私たちはもちろん、やり取りする現場社員も新鮮に感じているようです。「他の部署にもこのシステムを展開できそうだね」といった話も聞くので、他のグループ会社や部署にも「一度導入してみたら？」と声をかけていきたいと思います。
■株式会社セプテーニ・ホールディングス 概要
・所在地 ：東京都新宿区西新宿8丁目17番1号 住友不動産新宿グランドタワー30F
・代表者 ：代表取締役：佐藤光紀
・設立 ：1990年10月
・事業内容 ：インターネット事業を中心に事業展開する企業グループを統括する持株会社
・企業サイト：https://www.septeni-holdings.co.jp/
■『ジョブカンワークフロー』概要
社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムです。社内の稟議申請書や捺印申請書など、PC・スマホからいつでもどこでも簡単に申請・承認ができ、紙のやりとりは発生しません。業務負担を軽減するほか、組織の意思決定の高速化に貢献します。
・公式サイト：https://wf.jobcan.ne.jp/
■『ジョブカン』について
『ジョブカン』シリーズは、『ジョブカン勤怠管理』を始めとし、『ジョブカン経費精算』『ジョブカンワークフロー』『ジョブカン採用管理』『ジョブカン労務管理』『ジョブカン給与計算』の計6サービスからなる、バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス群です。企業の創業期から成熟期まであらゆるステージ・規模に対応しており、現在40,000社以上が利用しています。IT製品比較サイト『ITトレンド』の2018年お問い合わせランキングでは、『ジョブカン勤怠管理』『ジョブカン経費精算』『ジョブカンワークフロー』『ジョブカン採用管理』の4サービスが第1位を獲得しました。高機能ながら簡単に使えるため、ITリテラシーが高くない場合でも安心して導入可能。また低価格で利用できるため中小規模の企業にもフィットします。点在する各領域を効率化しながら、システム・データの一元化を進めることで大きな効果を生むことができるサービスです。
・公式サイト：https://all.jobcan.ne.jp/
■株式会社Donuts 概要
・所在地 ：東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8階
・代表者 ：代表取締役 西村啓成
・設立 ：2007年2月5日
・事業内容 ：クラウドサービス事業、モバイルゲーム事業、WEBサービス事業
・企業サイト：https://www.donuts.ne.jp/
