ITによる課題解決が披露されたkintoneCafé大阪 立命館大学Special
立命館大学の学生がkintoneで挑んだNPOの課題解決
2018年02月22日 09時30分更新
異なる課題に個別に取り組み、連携プレイも見せたふたつのチーム
NPO法人ふうどばんく東北AGAIN。その名前からわかるように、廃棄されてしまうような食品を必要な人に届けるフードバンク事業を中心に、さまざまな活動を行なっている。同法人から提示されたテーマは2つあり、2チームがそれぞれの課題解決に当たった。
1つめは、フードバンク事業を通じた就労移行支援業務。障がいを持つ人にフードバンク事業に携わってもらうことで就職、復職のトレーニングをしてもらうというもの。この事業では出勤簿や日報が手書きで管理されていることや、自治体への提出書類が多いことが課題となっていた。
就労支援事業を担当したチームは、出勤簿や日報をkintoneアプリ化。カレンダー表示で見やすくするとともに、昼休みなど毎日ある予定はCSVで一括登録する運用を提案した。また出勤時刻はスケジュールにより決まっているので、日報では退勤時刻だけを記入するなど入力項目を減らす工夫もしている。自治体に提出する実績集計表はさすがにアプリ化できないが、kintone内のデータを提出書類と同じレイアウトで表示できるアプリを作り、書き写すだけで書類ができあがるようになった。最終出力が専用フォーマットの紙であっても、アプリで支援できる部分はあると示して見せたところに意義を感じる。
「打ち合せを何度も重ねて、アプリで要望に応えられたときには達成感を感じました。今回は要望に応えることで精一杯でしたが、いずれ改善提案などもできるようになっていきたいと思っています」（ふうどばんく東北AGAIN 就労支援事業担当チーム）
ふうどばんく東北AGAINからは、カレンダー表示が見やすいと好評とのこと。また、病気や通院による欠席も多いことから、出勤表明のステータスを確認時に変更できるようにした点も評価された。
そして同じくふうどばんく東北AGAINから提示されたもうひとつのテーマは、同NPO法人の基幹であるフードバンク事業。一般的な食品販売とは異なり、仕入れ先や販売はない。そのかわり、取引先や顧客が不特定多数で、中には匿名の場合もある。こうした事情から、一般的な業務管理システムの活用は難しく、システム化に悩んでいた。
この課題に取り組んだチームのプレゼンテーションは、トリを取るのにふさわしいレベルの高いものだった。最初にマイクを持った学生が、会場にこう問いかける。
「みなさん、日本における年間の食品ロスがどれくらいあるか知っていますか？ 1トン？ 10トン？ いやもしかして10万トン？ 答はこちら、なんと年間632万トンです。世界の食糧援助が年間320万トンなので、日本だけでその2倍近い量の食品を無駄にしているということです」（ふうどばんく東北AGAIN フードバンク事業担当チーム）
この問いかけを皮切りに、ふうどばんく東北AGAINが取り組むフードバンク事業を紹介。そこにある課題の説明へと進んだ。先に書いた通り、システム化が難しくあらゆるやりとりを紙媒体で行なっており、そのほとんどが手書き。煩雑なうえに抜け漏れも発生しやすい業務現場なのだという。これを解決するためにkintoneで5つのアプリを開発。在庫管理以外の部分をほぼアプリ化した。
ふうどばんく東北AGAIN フードバンク事業担当チームの発表風景
もっとも工夫した点は、各アプリにおける正しい権限管理を行なうこと。たとえば配送担当者が寄贈元の個人情報にアクセスできないようにするなど、業務に必要な情報だけを開示するよう細かく配慮した。さらに、他のNPO法人とは異なり、2つのチームで課題解決に取り組んでいることから、操作性やデザインを統一。利用者に違和感なく使ってもらえるシステムを心がけたという。デザイン統一はマニュアルにまで及ぶという、気配りが素晴らしい。
「Skype会議を繰り返し、アジャイル開発を体験することができました。最初の会議でいただいた要望から大枠をつくり、次の会議ではそれをもとに方向性の確認や動作イメージをつかんでもらうということを繰り返しました」（ふうどばんく東北AGAIN フードバンク事業担当チーム）
世の中の効率化を訴えていくのは、これから社会に出る若者の役割
すべてのプレゼンテーションののち、今回の研究に協力したアールスリーインスティテュートの金春利幸氏はこう語った。
「みなさんががんばって作ったkintoneアプリですが、アプリが完成してよかった、で終わるのではありません。システムというのは、実際に使い始めてからのフォローが大切なのです。ゼミの回数の関係で運用までは追えませんが、そこはアールスリーインスティテュートでサポートしていきます。あのアプリ、その後ちゃんと使ってもらえていますか？など、気になったら気軽に連絡してください」（金春氏）
最後には、サイボウズの中村龍太氏が総括を行なった。ポイントは7つ。
- kintoneのようなクラウドは社会に浸透している。これに触れてみて自分がどう感じたか、振り返ってもらいたい。
- 正しい手順を踏まないと、アプリは思い通りに動いてくれない。論理的思考が求められる場面です。仕事の上でも重要な論理的思考か身についたかどうか。
- 実際のアプリ開発は試行錯誤の連続。それを突破してアプリを作り上げる過程で、問題解決能力が身についたかどうか。
- 課題を理解し、情報を入力して可視化し、次のアクションに移る。可視化に終わるのではなく、データの加工から新たな価値を創造できたかどうか。
- いくらいいシステムであっても、コミュニケーション不足では相手の要望には添ったもにはならない。課題をくれたNPO法人と、どれだけ深くコミュニケーションできたか。
- 成果を出すためにチーム内で情報共有し、役割分担して共同作業を進められたかどうか。これは会社に入ってからも重要なポイント。
- 一連の活動を通じて、経営や業務、お客さんの仕事内容の理解が深まったかどうか。
この点についてはどのチームも業務フローをまとめていたのである程度できていると思うが、社会に出てからも役立つので今一度振り返ってもらいたい。
これらのポイントについて語ったのちに中村氏は、次のように付け加えた。
「世の中には、まだまだ効率化が進んでいないところも多く残されています。それを変えていく、いまの大人に向けてkintoneのようなツールを使った効率化を訴えていくのは、これから社会に出るみなさんの役割だと思っています」（中村氏）
