定時で帰る経理マンになるための経理TIPS 第4回

請求書を電子化するデメリットと問題点

　以前の記事では請求書を電子化することのメリットについて紹介しました。

　では反対に請求書を電子化することには、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

　今回は「請求書を電子化するデメリット」と「請求書の電子化における問題点」について考えてみたいと思います。

請求書を電子化するデメリット

　請求書を電子化することには、少なからず以下のようなデメリットがあります。

・視認性が悪い

　多くの方が文書はパソコンの画面で見るよりも、紙に印刷したほうが見やすいと考えているのではないでしょうか。

　パソコンの画面上で請求書を見ながら作業すると、紙の請求書を使用する場合よりも作業効率が落ちてしまう可能性があります。

・電子データ化するまでが大変

　もし、それまでの全ての請求書を紙媒体で保存していた場合は、それら全てをデータ化するのに膨大な作業量が必要となってしまいます。

・情報漏洩の可能性が高くなる

　紙媒体で保管されている請求書に比べて、電子化された請求書は第三者に情報が抜き取られる可能性が高くなります。

請求書の電子化における問題点

　請求書の電子化を普及させていくためには、いくつかの問題点や今後解決していかなくてはならない課題があります。

　特に以下のような「請求される側が受ける負担」の解決策の検討は、大きな課題であるといえるでしょう。

・コストを削減できるのは請求する側だけ

　紙の請求書を作成・郵送するコストを削減できることが、請求する側の大きなメリットとなっていましたが、請求される側はどうでしょうか？

　請求先は請求書を電子データで受領した場合、紙で出力する際に自社で印刷コストを負担しなければならなくなります。

・サーバーが落ちるとデータを閲覧できなくなる

　請求書を全て電子データで保存していると、万が一サーバーが落ちてしまった場合に、それらのデータを閲覧することが出来なくなってしまいます。

　特にデータ化された請求書を送った後でサーバーが落ちてしまった場合は、請求される側に大きな迷惑を掛けてしまうことでしょう。

・IDとパスワードを管理しなければならない

　請求される側は、電子化された請求書を閲覧する際に、IDとパスワードを入力してログインしなければなりません。

　そのため請求書を電子化している支払先が増えれば増えるほど、請求先の担当者は多くのIDとパスワードを管理しなければいけなくなります。

　このように請求書の電子化は、請求される側にとってはまだまだメリットが少ないものとなっています。

　「双方にとって如何にメリットの大きいものにしていくか」というのが、請求書の電子化における今後の重要課題であるといえるでしょう。

※本記事は「ROBOTPAYMENT公式ブログ」に掲載されたものを転載しております。

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