“全員参加”のチームづくりでリーダーが気をつけるべきこと、Backlogを役立てる方法

プロジェクトリーダーを悩ませる“指示待ちメンバー”　自発的な行動を促すコミュニケーション術を考える

2026年01月28日 11時00分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

提供: ヌーラボ

リーダーだけでなく、メンバーにも自発的に動いてほしい！

　皆さまこんにちは。アスキー編集部で働く、編集者の大塚と申します。少し前からBacklogを使った仕事のプロジェクト・タスク管理に挑戦しております（連載：アスキー編集部が「Backlog」で仕事を楽しくしてみた）。

　さて、筆者はとある業務プロジェクトのリーダーを務めているのですが、いつも思うのは「メンバーがもっと自発的に動いてくれたらなあ……」ということです。リーダーが一つひとつ細かく指示をしなくても、それぞれの判断でタスクを積極的に進めていってほしい――。そんな悩みを抱えているプロジェクトリーダーは、筆者だけではないと思います。

　筆者のチームを見渡してみると、グイグイ自発的にタスクを進めていくメンバーもいるのですが、多くが消極的で“指示待ち”のメンバーです。これだと、細かく指示を出すリーダーの負担が重くなりますし、それぞれのタスク処理もなかなか進まず、プロジェクト全体の進行が遅れる原因にもなります。

　リーダーとしてさらに心配なのが、メンバーが“仕事をやらされている”と感じていないか、という点です。リーダーの指示に従って動くだけだと、自分なりの考えや得意なスキルが生かせず、なんだか仕事がつまらなくなりそうです。「チームに貢献できた」「自分の成長につながった」という喜びも持てないでしょう。

　筆者が考える理想像は「全員がリーダーシップを持ち、主体的に参加するプロジェクトチーム」です。今回は、そんな“全員参加”のチームをどう作ればよいのかを考えてみましょう。

「自発的に動きにくいチーム環境」とはどんなものか？

　まず始めに気をつけたいのが、これを「本人のやる気の有無」の問題にしない、ということです。自発的に取り組んでくれないのは、本人にやる気がないからだ――と決めつけるのは簡単ですが、これだと状況は改善できません。それよりは、「何らかの要因があって、自発的な行動が妨げられているのでは？」ととらえ、その改善策を考えるほうが前向きです。

　メンバーの自発的な行動をはばむ要因には、どんなものが考えられるでしょうか。

■プロジェクトの目指すゴールが理解できていない：
　そもそもこのプロジェクトがどんなゴールを目指して進んでいるのか、それを理解しないまま、部分的なタスクだけを割り振られても、動き出すべき方向が定まりません。加えて言えば、そのゴールを達成する意義まで“腹落ち”（納得）していなければ、自発的に行動しようという気持ちも引き出せないでしょう。

■プロジェクト内での裁量の範囲がはっきりしていない：
　自発的な行動を促すためには、メンバーにある程度の裁量を与えることが不可欠です。ただし、自己裁量で判断してよい範囲が曖昧だと、自発的に動きづらくなります。「自分で判断して動いたら、『勝手なことをするな』と叱られるかもしれない」という環境ならば、おとなしく“指示待ち”でいたほうが無難だと思われてしまいます。

■割り振られたタスクが大きすぎる：
　リーダーとしては、メンバーに大まかな指示を与えるだけでタスクが進むのが理想です。ただし、まだ業務経験が浅いメンバーの場合は、大まかなタスクを割り振られても、具体的にどう動けばよいのかが分からないことがあります。

　少し抽象的な話になってしまったので、具体例として「イベント開催のプロジェクトで『会場手配』のタスクをメンバーに任せる」ストーリーに沿って、どんな問題が起こりうるのかを考えてみましょう。

　まず、プロジェクトのゴール（イベントの開催目的）をメンバーが理解していなければ、たとえ参加人数や予算規模の大枠が決まっていたとしても「どんな会場を選べばよいか」で迷ってしまうことになります。交通アクセスが良い会場、多目的に使える会場、高級感のある会場、とにかく安価な会場……など、選択肢が数限りなく出てきてしまいます。

　イベント会場が決まっても、会場内の座席数やレイアウト、利用する会場の備品、必要なステージ演出、会場までの動線、当日の運営タイムテーブルなど、誰かが判断したうえで、会場側にオーダーしなければならないことは山ほどあります。ここには「担当メンバーが判断してよいもの」「リーダーやチーム全体の判断が必要なもの」が混在していますから、その線引きがはっきりしていなければ、担当メンバーはタスクが進めにくいでしょう。

　そもそも、これまで会場手配の経験がないメンバーならば、どんな手順で何をしなければならないのかイメージできず、最初の段階でつまずいてしまいそうです。すぐにリーダーや経験のあるメンバーに相談してほしいところですが、生真面目な人ほど「自分で何とかしなければ」と考え込んでしまい、動き出すまでに時間を浪費しがちです。

チーム内のコミュニケーションを工夫することで改善できる！

　上に挙げた3つの要因は、いずれもチーム内のコミュニケーションを工夫することで改善できます。特に、タスクをメンバーに割り振るタイミングで、リーダーとメンバーがコミュニケーションをしっかりと取っておくことが大切です。

　プロジェクトのゴールについては、プロジェクトの定例ミーティングなどで繰り返し、メンバー全員で確認する習慣をつけ、ふだんから意識合わせをしておきます。その大切さについては、以前の記事でもご説明しました。（関連記事：「人は7回言わないと忘れる」プロジェクトメンバー全員の意識合わせに必要なことは？）。

　そのうえで、メンバーにタスクを割り振る際には、「プロジェクトの目的達成のために、そのタスクには何が期待されているのか」までブレイクダウンして伝えるのがよいでしょう。目指すべき方向性がはっきりすれば、担当メンバー自身で工夫を加えながら、より良いかたちでタスクを進められます。

　自己裁量の範囲については、リーダーやチームへ進捗報告を常に行うことを前提としつつ、なるべく担当メンバーの裁量に任せることを基本とします（そうしないとリーダーの負担が減りません）。それと同時に、リーダーやチーム全体の判断を仰がなければならない“例外”もルール化しておきます。たとえば、「事前に決めた予算やタスク処理時間をオーバーしそうな場合」「ほかのタスクとの調整が必要な場合」は必ず判断を仰ぐ、といったルールです。

　ここでは、担当メンバーの経験やスキルに応じた配慮が必要です。経験の浅いメンバーにも自己裁量権を与えつつ、進捗報告をよりこまめにしてもらう、リーダーに相談すべき場面をより具体的に伝えておく、といった工夫をするのがよいと思います。

　割り振るタスクの粒度についても同様です。経験豊富なメンバーにはタスクを“大きな塊”のまま渡して問題ありませんが、経験の浅いメンバーならば、タスクを細かなステップに分解し、各ステップで何をすればいいのかを具体的に伝えるようにします。こうすれば、経験の浅いメンバーであっても自発的に動きやすくなるはずです。

＊　＊　＊

　それでは、こうしたチーム環境づくりにBacklogはどう活用できるでしょうか。

　タスクごとのこまめな進捗報告には「課題」のコメント欄が活用できます。担当メンバーがタスクに関するあらゆる情報をここに蓄積しておけば、リーダーに何らかの判断を求める際にも、ここを参照するだけで検討がスムーズに進むはずです。

　また「ドキュメント機能」も積極的に活用しましょう。プロジェクトの目的や役割分担を明文化するだけでなく、各タスクの完了後、担当メンバーに「実行報告」という形で、実行内容や発生した課題、注意点などをまとめてもらうのも有益です。今回のプロジェクトチームへの報告だけでなく、次回以降、経験の浅い担当メンバーが参照して自発的にタスクを実行していく助けになるでしょう。

　プロジェクトチームに“全員参加”という気持ちが浸透すれば、参加していて楽しいプロジェクトになるはずです。そうしたチームづくりもリーダーだけの役割ではありませんから、メンバー全員にその気持ちを率直に伝え、「働いていて楽しい」環境づくりを一緒に目指しましょう。

ツイートする

Backlog トップへ