「この会議の時間、もったいない…」と思わせない！会議のカイゼン術を考える

2025年10月07日 09時00分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

提供: ヌーラボ

Backlogの「ファイル」や「ドキュメント」を活用しよう

　さらに具体的に、会議をよりスムーズにするためのBacklog活用アイデアを考えてみましょう。

　会議で使う資料の事前共有には、Backlogの「ファイル」機能がおすすめです。会議用資料をまとめるためのフォルダを用意し、そこに事前共有資料をアップロードしてもらう、参加者には開催までに目を通してもらう、といったルールを周知すればOKです。

　会議準備／開催のための課題を立てる場合も、資料ファイルは課題に添付するのではなく、ファイル機能で整理しておいたほうが、会議開催後に資料を参照したい場合にも探しやすいと思います。個々のフォルダ／ファイルに直接アクセスできるURLも用意されるので、チャットメッセージやドキュメント（後述）などを通じて、ほかのメンバーに共有することもできます。

　なお、ファイル機能のストレージはプロジェクトごとに管理されるので、アップロードされたフォルダやファイルは、プロジェクトの参加メンバーしかアクセスできません。そのため、セキュリティ上も安心です。

■ファイル（Backlogヘルプセンター）

「ファイル」は、プロジェクトメンバーがファイルを共有／整理できるクラウドストレージです

　会議で話し合う内容は、事前にアジェンダ（議題一覧）としてまとめ、参加メンバーに共有しておけば、メンバーそれぞれが事前に検討したり資料を準備したりしやすくなりますし、会議中の時間配分にも役立ちます（“時間切れ”も減らせそうです）。

　ここではBacklogの「ドキュメント」機能を使うと便利です。会議の主催者がアジェンダのドキュメントを作成し、会議前にほかのメンバーがそれを参照することができます。さらに、ドキュメントは共同編集やコメントの追加ができますから、参加メンバー側から「この課題について議論する時間がほしい」「この件について報告を行いたい」といった議題を追加することもできます。

　なお会議開催後の議事録も、このドキュメントにまとめておくと便利でしょう。参加メンバーが参照しやすいですし、次回のアジェンダを作成する際に、前回の議論を振り返りながら検討、作成できるからです。

■ドキュメント（Backlogヘルプセンター）

「ドキュメント」は、プロジェクトメンバーが文書を共有できる機能です。見出しやリンクといった書式を設定したり、文書にタグを付けて整理したりすることができます

　さまざまなタスクの進捗確認については、先ほど触れたとおり、会議ではなく日常的な業務の中で行うほうが良さそうです。Backlogの「マイルストーン」や「バーンダウンチャート」といった機能を使えば、進捗の度合いが分かりやすく可視化できます（関連記事：ずるずると遅れがちな長期プロジェクト、どう進行を管理すれば防げる？）。

「バーンダウンチャート」は、多数のタスクが計画どおりに進捗しているかどうかが一目で分かる便利なアレです

　ただし、タスクの進捗を妨げる大きな問題などがある場合は、あらためて会議で話し合う必要があるかもしれません。そうした場合でも、担当者があらかじめ「何が問題なのか」「解決策としてどんなことが考えられるか」などを、Backlogで（課題のコメント欄やドキュメントなどで）まとめ、共有しておけば、会議での対応検討がスムーズになるはずです。

　このように、会議の準備段階でしっかりと情報共有を行っておけば、限られた会議の時間をもっと有効活用できると思います。もちろん、会議の主催者だけでなく参加メンバーも一緒になってやらなければ意味がありませんから、“会議をカイゼンしましょう！”と呼びかけて、皆が実行しやすい仕組みやルールを少しずつ作っていくことが必要です。

＊　＊　＊

　今回の記事を執筆するために、Backlogを使った“会議のカイゼン術”を調べていると、かなり面白い活用事例を発見しました。北海道ガスさんの活用事例です。

　詳しくはリンク先のインタビュー記事を読んでいただきたいのですが、1回の会議に関する情報を、1つの課題（“会議カード”と呼んでいます）にまとめてしまう発想は、シンプルさを突き詰めていてユニークです。そこにToDo（子課題）をぶら下げることで、必要な情報の分散も防げますし、課題の管理もしやすそうです。

　もちろん、あらゆるプロジェクトでこの手法が最適というわけではありませんが、「ここまで自由にやっていいんだ！」という発見に、筆者は少し感動したのでした。Backlogはシンプルなので、それぞれのプロジェクトに適した“会議のカイゼン手法”を工夫していくことが可能です。「この時間、もったいないな……」と思わせないような、メンバーみんなが参加したくなるような会議にしていきたいですね。

■会議時間を1/4に削減！ Backlog活用が生み出す、円滑な情報共有とチームワークマネジメント（導入事例：北海道ガス株式会社）

■関連サイト

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