「この会議の時間、もったいない…」と思わせない！会議のカイゼン術を考える

2025年10月07日 09時00分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

提供: ヌーラボ

いつもの会議を、もっとスムーズに、もっと短くしたい！

　皆さまこんにちは。アスキー編集部で働く、編集者の大塚と申します。少し前からBacklogを使った仕事のプロジェクト・タスク管理に挑戦しております（連載：アスキー編集部が「Backlog」で仕事を楽しくしてみた）。

　さて、今回のテーマは「会議」です。皆さんも、所属している部署（チーム）の定例会議、プロジェクト単位の会議など、日常的にさまざまな会議に出席すると思います。関係者一同が会議室やオンラインに集まり、情報共有やタスクの進捗確認、意思決定などを行って、全員で意識あわせを行う大切な場です。

　ただし「この時間、もったいないな……」と思うような会議があるのも事実です。1時間なら1時間、関係者全員の時間を拘束しているにもかかわらず、うまく進まず時間切れになってしまい、重要な議題や意思決定は持ち越し……なんてことがあります。

　せっかくBacklogを使っているなら、そんな会議も何とかならないものか。“会議のカイゼン術”を考えてみましょう。

そもそも「会議」の場では何をすべきか？何を“すべきでない”のか？

　そもそも「会議」という場（と時間）は、どのように使うべきなのでしょうか。それをしっかり考えて、何でもかんでも会議に持ち込むという習慣を変えないと、カイゼンは難しいように思います。

　会議という場では、一般的には「情報共有／進捗確認／課題整理／意思決定／ToDo検討」などが行われます。

　ただし、一昔前とは違って、現在ではBacklogをはじめ、チャット、メールといったオンラインのコミュニケーションツールが充実しています。こうしたツールの利点は「非同期型のコミュニケーション」、つまり、おのおのが都合のよいタイミングで情報を共有／参照したり、議論に参加したりできる点にあります。

　一方で、全員が時間を合わせて出席する会議は「同期型のコミュニケーション」と言えます。まずはこの違い、同期型か非同期型かを意識して、適材適所で使い分けることが大切でしょう。以下はその一例です。

■Backlog（非同期型コミュニケーション）に向いていること
　・さまざまな情報共有、報告
　・各タスク（課題）の進捗確認

■会議（同期型コミュニケーション）に向いていること
　・課題の解決策についての議論
　・最終的な意思決定、合意形成

　筆者のように「会議が時間切れになってしまいがち」という悩みがあるならば、会議で行っている内容を見直して、その一部を非同期型のコミュニケーション（Backlog）に移すのがよいはずです。そして、会議の場では“会議でしかできないこと”に専念して、時間を節約しよう（なるべく）というわけです。

　そもそもタスクの進捗確認は、次の会議の開催を待っていては間に合わない可能性もありますから、そのつど（日次で）Backlogを確認し、遅延などがあればすぐに対応を検討／実行するほうが適切です。また、読むのに時間がかかる資料なども、Backlogで共有しておけば、あらかじめ目を通してもらうことができます。

　もちろん現実には、どちらか一方ではなく“オンラインと会議のハイブリッド”で実行することも多いと思います。それでも、たとえば「あらかじめオンラインで資料を共有しておき、会議では再度要点を説明し、質問を受け付ける」「あらかじめオンラインで議論を行い、論点を整理しておいたうえで、会議の場で最終の議論や意思決定を行う」といったかたちに変えれば、限られた会議の時間をより有効活用できるはずです。

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