ExcelやPower Automateを活用！毎月繰り返すタスク登録をノーコードで自動化する〔前編〕

2025年08月26日 11時00分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

提供: ヌーラボ

方法1：「メールによる課題登録」機能を、Power Automateを使って自動化する

●Backlogの「メールによる課題登録」機能とは

　Backlogには「メールによる課題登録」という機能があります。利用設定をすると、課題登録専用のメールアドレスが用意され、そこにメールを送れば課題が新規登録されるシンプルな仕組みです。

　この機能を使うためには、「プロジェクト設定」のページで設定を行う必要があります。設定をすれば、backlog.comドメインの専用メールアドレスが発行されます。ここに課題の内容を書いたメールを送れば、プロジェクトに課題が新規登録されるわけです。

■メールからBacklogの課題を登録する（Backlogヘルプセンター）

左メニューの「プロジェクト設定」＞「インテグレーション」＞「メールによる課題登録」と進み、「メールアドレスの追加」をクリック

設定画面。このアドレスでメールを受信した際に、どのような内容（設定）で課題を作成するのかをあらかじめ設定しておきます

　なお、課題の「開始日」と「期限日」は、それぞれ「メールを受信してから○日後」というかたちでしか設定できません。そのため、たとえば「連載Aの期限日は毎月15日」「連載Bの期限日は毎月25日」など、個々の課題に対して異なるスケジュールを自動設定することはできないのです^※注。

※注：課題登録専用のメールアドレスは複数個発行できます。アドレスごとに設定を変えることができますので、たとえば「連載Aの登録用アドレス」「連載Bの登録用アドレス」……と複数個を用意し、それぞれの開始日／期限日設定を変えておけば、まったく不可能というわけではありません（が、とても面倒なので筆者はやりません）。

　そこで開始日と期限日は、課題登録後に手作業で修正することにします。後ほど説明するとおり、毎月20日に課題登録メールを送信するので、ひとまず各課題の開始日は「メール受信から14日後」、期限日は「21日後」と設定します。

　標準設定の場合、送信するメールの件名が「課題名」に、本文が「課題の詳細内容」に登録され、その他の項目は先ほどの画面で設定した内容となります。まずはテストメールを手作業で送信してみて、想定したとおりに課題が新規登録されることを確認しましょう。

テストメールからの課題の追加に成功！次に進みます

●Power Automateで課題登録メールの送信を自動化する

　メール送信だけで課題が登録できるようになったので、次は「毎月1回、メールを自動送信する」仕組みを作ります。筆者は今回、使い慣れたマイクロソフトの「Power Automate」を利用します^※注。

※注：Power Automate以外のツールでも、「定期的にメールを自動送信できるツール」であれば、どんなツールでも問題ありません。Zapier、IFTTTなど、無料で利用できるツールも多くあります。

　Power Automateは、「Microsoft 365」の企業・組織向けプラン（職場や学校のアカウント）を利用しているユーザーならば、基本的な機能が使えます。これを使って、今回は定期的なメールの自動送信フローを作成します。^※注

※注：Power Automateでは、自動実行させる一連の処理の流れを「フロー（ワークフロー）」と呼びます。なお、ここではPower Automateの利用開始や基本操作についての説明は割愛します。マイクロソフトが公開しているチュートリアルなどを参考にしてください。

　Power Automateのポータルサイト（https://make.powerautomate.com）にアクセスし、「作成」メニューからフローの作成を開始します。今回は、ワークフローを定期的に自動実行してくれる「スケジュール済みクラウドフロー」を選びます。「毎月20日」に翌月分の課題登録を自動実行させたいので、実行の「開始日」を次に来る20日の適当な時刻に、「繰り返し間隔」を1カ月と設定しました。

Power Automateで、毎月1回自動実行するフロー（スケジュール済みクラウドフロー）を作成します

　次のフローの編集画面では、「新しいステップ」をクリックして、メールを送信するアクションを追加します。

　筆者は業務メールでGmailを利用しているので、「Gmail」コネクタの「メールの送信」アクションを使います。もしOutlookを利用している場合は、「Office 365 Outlook」コネクタの「メールの送信」アクションを使ってください。

　送信するメール内容の設定は、宛先にBacklogが発行した課題登録用メールアドレスをコピー＆ペーストしたのち、メールの件名に「課題名」を、本文に「課題の詳細説明」を書き込みます。

　なお、メール本文をMarkdown形式で書くと、課題の詳細説明では書式がそのまま反映されます（たとえば「##」を付けると見出しになる、など）。Backlogで使っているテンプレートをそのままコピー＆ペーストしてもよいでしょう。

　複数の課題をまとめて登録したい場合は、「新しいステップ」をクリックして「メールの送信」アクションを追加していけば対応できます。

　フローができたら、最後に画面上部の「保存」ボタンを押して保存します。以後、指定した日時で1カ月ごとに自動実行されますが、「テスト」ボタンですぐに実行テストもできます。想定どおりにメールが送信されるか、そしてBacklogに課題が登録されるか、テストしておくとよいでしょう。

実際に作成したフロー。ここでは連載A、連載B用の課題を登録するために、メールの送信アクションを2つつなげています

●この方法のメリットとデメリット

　この方法にはメリットとデメリットがあります。確認しておきましょう。

○メリット
　・「メールを送信するだけ」で課題が登録できるのでシンプル。
　・メール自動送信ツールと組み合わせて自動化も簡単にできる。

○デメリット
　・登録したい課題の数だけメールを送信する必要がある。
　・開始日／期限日が「メールの受信から○日後」という設定しかできない。
　・「親子課題」は登録できない。

　メールの送信は自動化もしやすく、とてもシンプルに実現できるのが最大のメリットです。一方で、「たくさんの課題をまとめて自動登録したい」「親子課題を登録したい」といった、やや複雑な課題登録には不向き、あるいは対応していません。結論としては、自動登録したい課題の数が少なく、「シンプルに毎月忘れずに登録したい」ケースで有効な方法だと思います。

＊　＊　＊

　筆者の場合、毎月繰り返し登録したい課題（連載記事）の数が多い、それぞれの開始日／期限日を柔軟に設定したい、親子課題を登録したいといったニーズがあるので、このメール送信による方法では不十分でした。

　そこで、もうひとつの、CSVファイルによる課題の一括登録も試してみることにしました。ただし、記事がかなり長くなってしまったのでいったんひと区切りとして、引き続き後編記事でご紹介したいと思います。

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