業務を変えるkintoneユーザー事例 第273回

NPO法人抱樸は“鍵付きSNS”で何気ないコミュニケーションを活性化

職員を孤立させないkintoneの「疑似オフィス」　“誰も見捨てない”理念はシステム開発にも宿る

　「“孤独”に寄り添うはずの支援員が“孤独”を抱えていました」 ―― 困難を抱える人々に対して、伴走支援を続けてきたNPO法人抱樸（ほうぼく）。kintone導入以前は、情報共有とコミュニケーションを担う基盤がなく、他部門の動きが不透明な中で被支援者と向き合っていたという。

　サイボウズは、kintoneユーザーの事例イベントである「kintone hive 2025 fukuoka」を開催。3番手で登壇したNPO法人抱樸の蔦谷暁氏は、“誰も見捨てない”という同法人の理念が反映されたkintone活用について披露した。

NPO法人抱樸（ほうぼく） 蔦谷暁氏

“孤独”に寄り添うはずの支援者が“孤独”に直面

　NPO法人抱樸は、「誰もが見捨てられない社会」の実現を目指し、30年以上前にホームレス支援から活動を開始した。今では、子どもや高齢者、障害を持つ人、刑務所出所者など、様々な困難を抱える人々に対して、全29事業を通じた伴走型支援を展開している。

困難を抱える人への伴走型支援を展開するNPO法人抱樸

　例えば、蔦谷氏が勤務する「地域生活定着支援センター」は、生活に不安がある刑務所出所者を、地域の福祉サービスにつなげる機関である。対象者には、親からの虐待、学歴や就労歴の不足、潜在的な障害など、様々な困難が複雑に絡み合い、犯罪に至ってしまった人々が含まれる。そして彼らを、単一の部署だけで支えることは難しいのが現状だ。

　そのため抱樸では、地域を超え、多くの部署が専門性を活かしながら、対象者と密接に関わる支援体制を構築してきた。この体制においてもっとも重要なのが、“部署間の情報共有とコミュニケーション”だという。

　しかし、kintone導入以前の情報共有ツールは、電話とFAX、そして全職員が所属するメーリングリストのみ。個人情報といった機密性の高い内容は、メーリングリストでは共有できず、他部署や法人全体の動きも不透明。この連携のしにくさが、対象者の不利益につながる危険性をはらんでいた。

「さらに、一人ひとりは必死で支援しているのに、『一人きりで対象者と関わっているんじゃないか』という気持ちに陥ってしまう。まさに“孤独”に寄り添うはずの支援員が“孤独”を抱えてしまう状況にありました」（蔦谷氏）

“誰も見捨てない”理念をkintone推進にも応用

　抱樸は、こうした課題を解決すべく2020年にkintoneを採用。「コミュニケーション促進」「チームとコンサルの活用」「伴走支援」という3つの軸で導入を進めている。

　第一の軸は「コミュニケーションの促進」だ。手軽に情報発信できるkintoneの「ピープル」機能を活用。何気ない日常の出来事を投稿するなど、職員同士の個人的なコミュニケーションを推奨した。アカウントを持つ職員だけが閲覧できる「鍵のかかった社内SNS」としてkintoneを運用することで、“個性や顔が見える関係性”を育み、対象者支援の土台にしている。

　第二の軸は「チームとコンサルの活用」だ。kintoneを担当するチームは、デイサービスや総務など、部署横断的なメンバーで構成されている。「パソコンに詳しい」という理由で相談を受けることが多かった職員で結成され、蔦谷氏もその一人だ。チーム化、すなわちプロジェクト化することで、個々の職員が抱えていたIT関連の対応が、法人全体に貢献するIT施策に昇華。そしてkintoneは、孤独に対応する職員をつなぐ基盤となった。

　さらに、プロジェクトの体制を強固にすべく、ITコンサルタントのAISICにサポートを依頼。対象者データベースのkintone移行において、伴走支援を受けた。このコンサルタント活用で、kintoneの拡張性や限界、最適なデータ蓄積の方法、そして伴走開発のエッセンスを学び、職員に展開していく。

コンサルを活用することで気づいた3つの利点

　第三の軸は「伴走支援」。これは抱樸が最も大切にしてきた理念でもある。どんなに便利なkintoneアプリを作っても、変化に対する抵抗感が生じる。抱樸では、その抵抗感を否定せずに、ひとつの価値観として尊重。「見つける。見捨てない」「相手の価値観を尊重する」「向かい合うのではなく同じ方向を向く」という伴走支援で心掛けていることを、kintoneの促進にも応用した。

　職員からの質問を受け付ける「Q&Aアプリ」を作成し、寄せられた質問には必ず対応し、さらに、困っていることがないか“おせっかい”することでつながりを保った。他にも、イラストを活用して目的のページにたどり着きやすくするなど、利用者と同じ目線に立った改善も重ねている。

　それでも根強い抵抗があったのが、紙からの脱却だ。そこで、kintoneの情報を帳票形式で出力できるプラグイン「k-Report」を採用。入り口はkintoneでも出口は慣れ親しんだ紙という形で、kintoneに触れてもらうことを優先した。短期的な結果ではなく、つながり続ける時間に価値を置くという、抱樸らしいアプローチが貫かれている。

Q＆Aアプリを開発し、職員からの質問に応え続けた