M-SOLUTIONSは11月7日より、同社が提供するiPadを使用した受付システム「Smart at reception」にサイボウズが提供する業務改善プラットフォーム「kintone」が連携できるオプションを無料で提供開始。
Smart at receptionは、クラウドPBXなどの様々な電話サービスに対応し、チャットツールとの連携も豊富な受付システム。受付時には来訪があった担当者へ向けたテキスト通知（チャットツールやメールでの通知）に加えて、音声のみの通話やビデオ通話も可能だ。
今回の連携オプションは、本システム連携用のプラグイン・受付予約アプリ・受付履歴アプリの3つがパッケージとなっている。
kintoneを利用している企業で、紙や専用ツールを使って受付業務・記録管理をしている場合、本システムの連携オプションを利用することで、kintoneで受付業務ができ、受付記録を一元管理することが可能となる。紙や専用ツールからの転記が不要となり、kintone内に蓄積された受付記録とkintoneの別アプリと連携したデータ分析も可能となる。
Smart at receptionがkintoneと連携してできること
kintoneから来訪者を招待できる
本システムでは来訪者を事前に登録し、QRコード付きの招待状を送信する機能がある。これらの操作が本システムにログインすることなく、普段業務で使用しているkintoneから来訪者登録、QRコード発行・送信ができるようになる。
kintoneで受付処理ができる
本システムを無人受付で利用する場合、発行したQRコードを読み取ることで受付ができるが、有人受付の場合では受付補助ツールとして利用できる。その際、受付担当者がkintoneの受付予約アプリで来訪予定者の一覧を確認し、受付ボタンを1クリックするだけで受付処理が可能だ。
kintoneに受付情報を自動記録
本システムを使い、入館（受付）・退館手続きをした記録は全てkintoneへ自動連携し、受付履歴アプリに保存される。kintoneで当日や過去の受付履歴をすぐに確認したり、受付履歴の分析をしたりすることも可能になる。
Smart at receptionとkintone連携による業務活用例
受付データの管理について（オフィス受付の場合）
受付記録を管理している企業の多くは、システム化されておらず受付用紙などの紙で管理している。その場合、受付用紙のファイリングや管理、監査等の提出時に記録を探すのが困難であり、データにしたい場合は転記する必要がある。
本システムの連携オプションなら、受付記録がkintoneの受付履歴アプリに自動で保存・蓄積されるので、受付用紙の管理も必要なく、転記の必要もない。
業務フローについて（工場受付の場合）
守衛や警備員が受付業務を兼務している場合、来訪者の管理は受付用紙やExcel等の他のツールが使用されていることが多く、守衛や警備員は受付用紙と照らし合わせて、本人確認をする。
本システムの連携オプションを利用すると、kintoneの画面で来訪者情報の確認をし、受付処理をボタン1つで簡単にできる。その際に既存の項目に加え、工場ごとに違う入館証管理や車両番号といった独自の項目も記録することが可能だ。
分析について（来店型店舗やショールームの場合）
来店型店舗やショールームでは、顧客の見学予約から来訪、フォローの流れで営業活動が始まる。予約アプリ・受付履歴アプリから、顧客毎に管理しているアプリに連携することで、顧客毎の予約状況や、案件化までの期間などを分析し、営業活動に活かせる。
■Smart at receptionの価格
・Basic
月額費用 2万2000円／初期費用 無料／会社規模 中小企業向け（5〜299人）／iPad数 1台
・Premium
月額費用 3万3000円／初期費用 無料／会社規模 中小企業向け（300〜999人）／iPad数 〜2台
・Enterprise
月額費用 5万5000円／初期費用 無料／会社規模 大企業向け（1000人以上）／iPad数 〜5台
・HD Group
月額費用 11万円／初期費用 無料／会社規模 グループ向け（5社以上）／iPad数 〜5台
※オプションによって初期費用等が必要となる場合がある。詳細はこちら
問い合わせ：M-SOLUTIONS 営業部（岸田、高橋）
TEL：03-6892-316
メール：msol_sales@m-sol.co.jp
