自社内に設置していたサーバーやソフトウェアを外部のクラウドサービスへ移行する「クラウド化」。今後もクラウド化は進むと予想されますが、問題点や課題もゼロではありません。クラウド化のメリット・デメリットや事例、そして社内でのクラウド化の進め方を分かりやすく解説します。
クラウド化とは
ITの世界での「クラウド」とはサービス形態の一種で、サービスが「インターネット経由で利用できること」を指します。そしてクラウド化とは、企業がそれまで社内で利用していた情報システムを、クラウドサービスを利用する方式に移行することを意味します。
一昔前は、サーバーといえば社内にサーバールームを用意するのが一般的でした。ソフトウェアを利用する時も、パッケージソフトを購入し、自社環境の中にインストールして使っていました。
このように従来自分たちで全て管理していた自社サーバーやソフトウェアといった情報システムを、外部事業者によるクラウドサービスに切り替えるのがクラウド化です。そのため、自分たちで担っていた開発・導入・管理の一部を外部サービスに委託することでもあります。
｜クラウド化にも大きく3種類ある
一言でクラウド化といっても、企業が使う情報システムのうち「何をクラウド化するのか」「どんなクラウドサービスを利用してクラウド化するのか」によって、以下の3種類に分類することができます。
－ソフトウェアのクラウド化（SaaS）
3種類あるクラウド化の中で、最も身近なのがソフトウェアのクラウド化です。
インターネットを介してソフトウェア（アプリケーション）を提供する「SaaS（Software as a Service）」を利用することを指します。代表的なSaaSとしては、以下のようなものがあります。
●Sansanなどの名刺管理ツール
●freeeなどの財務・会計ツール
●マルケトなどのマーケティングツール
●Salesforceなどの営業管理ツール
●teamsやSlackなどのビジネスチャットツール
例えばメールの場合、以前は専用のメールソフトをインストールして、自社で管理していたメールサーバーを経由して送受信をしていました。しかしGmailなどのウェブメールを利用すれば、アプリやブラウザを経由してどこからでもメールにアクセスすることができ、また自分たちでメールサーバーなどを用意する必要もなくなります。
－開発環境のクラウド化（PaaS）
SaaSがソフトウェア（アプリケーション）まで提供してくれるのに対し、その手前のOSやミドルウェアまでクラウド化できるサービスを「PaaS（Platform as a Service）」と呼びます。アプリケーション開発に必要なサーバーやデータベースを提供してくれるサービスです。
PaaSを利用することで、開発に必要なOSやデータベースを自分たちで用意する必要がなくなり、すぐに開発に取り掛かることができます。
－社内インフラのクラウド化（IaaS）
共有サーバーやネットワークをインターネット上で構築できる、「IaaS（Infrastructure as a Service）」も利用が広がっています。
OSやメモリ容量などを自由に構築することができるので、クラウドサービスであっても自社に合わせた環境を作ることができます。必要に応じてリソースを拡大・縮小することもできるので、クラウド化することで柔軟な運用が可能になります。
クラウド化の5つのメリット
最近では、多くの企業がクラウド化を推し進めています。それには、以下のようなメリットがあるからです。
｜メリット① 時間や場所に縛られずに働けるようになる
クラウドサービスはインターネットを経由することで、どこからでもアクセスすることができます。そのためクラウド化すれば、自宅や出先からでも、仕事に必要なシステムを使用できるようになります。
例えばメールも、以前はオフィスのパソコンでしか確認できなかったものが、SaaSのメールサービスならスマホからのアクセスが可能です。
子育てや介護などライフスタイルに合った柔軟な働き方が求められている中で、クラウド化によって時間や場所に縛られずに働けるようになります。
｜メリット② 導入にかかる時間やコストを削減できる
スムーズに情報システムを導入できるのも大きなメリットです。
従来であれば、例えばメールを使うだけでも、メールソフトのインストールや送受信サーバーの設定が必要でした。サーバー環境を構築するとなれば、必要なハードウェアを購入から全て自分たちで行うのが一般的でした。
しかしクラウドサービスであれば、申し込みをするだけで即時利用ができるものも少なくありません。そうでなくても、一からセットアップをするのに比べると圧倒的にスムーズに利用を開始できます。
費用についても、自分たちで全て手配するのに比べると、安価に済むケースが多いです。
｜メリット③ 運用管理の負担を減らせる
導入だけでなく、その後の運用や管理の負担も軽減することができます。
自社環境で全てを管理する場合、セキュリティ対応、システムアップデート、不具合の改善なども全て自分たちで行う必要があります。自分たちで物理サーバーを運用するとなれば、専任のスタッフが必要になるのが一般的です。
しかしクラウド化をすれば、サービス事業者が一定のメンテナンスを行ってくれます。システムの欠陥が見つかれば対応をしてくれますし、社会のニーズや法律に合わせた機能アップデートが提供されることも多いです。
自分たちでシステムを運用・管理するのに比べて手間がかからないのが大きなメリットです。
｜メリット④ 高いセキュリティレベルが期待できる
「データを社外に保存するのは危険」と考えている人も少なくないですが、最近では「クラウドサービスの方がセキュリティレベルが高い」というケースも多いです。
大手クラウドサービスのデータセンターは人の出入りが厳しく管理されており、不審者が入れない仕組みになっています。また24時間365日、システムの異常や不正アクセスを監視するスタッフが配備されていることが多いです。
一般的な企業が、同じレベルのセキュリティ体制を構築するのは難しいでしょう。
ただし、セキュリティレベルはクラウドサービスによって異なります。そのためクラウド化を進める時には、利用するサービスのセキュリティ体制をきちんと確認しましょう。
｜メリット⑤ BCP（事業継続計画）の対策としても有効
東日本大震災などの経験から、日本でもBCP（事業経済計画）の重要性が認識されてきました。BCPとは、災害などの非常時でも事業を続けるための対策です。このBCPの対策になるというのも、クラウド化のメリットです。
例えば自社内に物理サーバーを設置していると、災害時にはデータも同時に罹災してしまい、回復に時間がかかります。そもそもオフィスは社員のアクセスを重視した立地にあるため、災害に強い土地を選んでいるという訳でもありません。
その点、クラウドサービスのデータセンターは、「水害リスクの低い高台」「震災リスクが低い地盤」などを選んで建てられています。耐震・耐火性能の高い構造になっており、また停電に備えて自家発電設備なども用意されています。
クラウドサービスはデータを分散保管しているケースも多いため、データセンターの一か所が罹災しても、データの被害は最小限で済むでしょう。
留意すべき注意点・デメリット
クラウド化には様々なメリットがありますが、適切にクラウド化を進めないと、以下のような不都合が起こるリスクもあります。
｜既存システムや社内フローに合わない場合も
クラウドサービスには、それぞれ「想定されている使い方」があり、それに合わせた仕様の範囲内で使うのが基本です。自社のためだけに仕様を変更してもらえるケースは多くありません。
そのため、場合によっては現在使っているシステムと上手く連携できない場合もあります。例えば「会計システムをクラウド化したが、既存の受発注システムと連携できないためにデータ入力の手間が増えた」といったケースもゼロではありません。
そのためクラウド化を進める時には、互換性や連携機能を具体的に確認するようにしましょう。
｜コストが増えてしまうケースもゼロではない
メリットの②③でご紹介した通り、クラウド化を進めると、導入や運用管理のコストが下がるのが一般的です。
しかしクラウドサービスは導入が容易であるため、社内にクラウドサービスが乱立してしまうリスクもあります。すると機能が重複してしまったり、不要な人にもアカウントを発行してしまったりして、コストがかさんでしまいます。
また利用するサービスが増えれば、セキュリティの確認やアカウントの発行といった運用コストも増大します。
そのようにならないためにも、自社の利用目的に合ったクラウドサービスを選ぶとともに、利用中のクラウドサービスやアカウントを定期的に整理することをお勧めします。
クラウド化の進め方は、「クラウド化の進め方」の章でも紹介しているので参考にしてください。
クラウド化の事例
既にご紹介した通り、クラウド化にも「ソフトウェアのクラウド化」「社内インフラのクラウド化」など種類があります。何をクラウド化するのかによって、実現できることも変わります。
クラウド化の具体的な事例を通して、「クラウド化で実現できたこと」「解決できた課題」を確認しましょう。
｜事例① 新サービスの基盤としてクラウドサーバーを採用
株式会社エコー・システムは、お弁当の注文管理・発注サービス「お弁当EDIシステム」を提供しています。このサービスを開発するにあたって、クラウドサーバーを利用しました。
「お弁当の注文を取りまとめる」というサービスの性質上、アクセスが集中しても安定的に稼働することが求められます。クラウドサーバーを利用することで、機器障害が起こった時にも速やかに仮想サーバーを再起動するなど、サービスの停止時間を最小化することに成功しました。
また環境構築済みの状態から利用することができるので、設定作業にかかる費用や工数も軽減されました。
｜事例② 会計ソフトをクラウド版に変更
A社は、それまで使っていたオンプレミスの会計ソフトをクラウド版に切り替えました。
会計分野では近年、電子帳簿保存法やインボイス制度など、新たなルールが増えています。パッケージを購入し自社環境に導入するオンプレミスだと、最新の制度に対応できなかったり、自分たちでアップデート対応をする必要があったりと不都合を感じることが増えていました。
そこでA社が選んだのは、それまで使っていたソフトのクラウド版です。クラウド会計ソフトは数多く存在しており、より優れた機能や使い勝手を備えたサービスもあったのですが、これまでの業務フローや既存システムとの連携を考慮して、同じシリーズのクラウド版を選びました。
｜事例③ クラウド営業管理システムを導入
B社では、新たにクラウド営業管理システムを導入しました。
それまでは、共有サーバーにおいたエクセルファイルに、営業状況を入力していました。しかしエクセルファイルの場合、誰かがファイルを開いていると他の人は入力ができず、また営業マンは情報入力のために必ず帰社をする必要がありました。またリモートワークの影響で、営業状況の詳細が共有しづらいという課題も発生していました。
そうした課題を解決するために採用されたのがクラウド営業管理システムです。外出先からでも直ぐに商談結果が入力できるため、後工程である見積もり発行や契約手続きがスピードアップしました。
また放置されている案件のリマインドなど、従来のエクセルにはなかった新たな機能も活用されています。
｜事例④ EC基盤をクラウド環境に移動
それまで自社環境においていたサーバーをクラウド化する事例も増えています。ECサイトを運用するC社は、EC基盤を全てクラウド化しました。
それまでは、セール時などアクセスが急増すると、ECサイトの動作に不具合が起こっていました。しかしクラウドサービスの機能を活用することで、アクセス集中にも対応できるようになりました。
またバックアップデータを保存するために、別のクラウドサービスとも契約しました。こうすることで、メインで使用しているクラウドサービスで障害が起こった時にも、すぐに回復できる体制を整えています。
●クラウド化の目的やサービス選定ポイントを具体例で！クラウド・レンタルサーバー導入事例
クラウド化の進め方
オフィス以外から仕事をする機会が増えた昨今、クラウド化が求められることも多くなっています。
しかし進め方を誤ると、「留意すべき注意点・デメリット」で紹介したように「既存システムや社内フローに合わない」「管理運用コストが増えてしまう」というケースに繋がってしまいます。
だからこそ、クラウド化を進める時には以下のようなステップを踏むことをおすすめします。
ステップ② 利用するサービスを選ぶ
ステップ③ 運用ルールやセキュリティポリシーを決める
ステップ④ クラウドサービスを利用しながら定期的に運用の見直しや改善を行う
クラウド化の目的は「社外からでも仕事ができるようにする」という場合もあれば、「営業プロセスの高度化」「既存プロセスのままで効率化」といった可能性もあります。目的によって最適なサービスも異なるからこそ、ステップ①の「目的の明確化」が重要です。
またステップ④の「定期的な運用の見直し・改善」も欠かさないようにしましょう。
利用するサービスが増えてくると、サービス間での機能の重複や不要なアカウント発行なども増えがちです。また度重なるログインやID/パスワード管理が社員の負担になることも多いです。
新たなクラウドサービスも次々と登場しているので、「このサービスの組み合わせが最適なのか」「より良い運用はできないのか」という視点で定期的に見直しをすると良いでしょう。
｜必ずしも全てをクラウド化する必要はない
既にご紹介したように、クラウド化には様々なメリットがあります。しかし、必ずしも「全てをクラウド化しなければならない」という訳ではありません。「本当に機密が高い情報は社内に」「それ以外のデータはクラウドサービスに」など使い分けるケースもあります。（このようにクラウドとオンプレミスを併用することを「ハイブリッドクラウド」と呼びます。）
だからこそ「全てをクラウド化しなくてはならない」と焦ることなく、クラウド化の目的や取り扱うデータの種類に合わせて「クラウド化が本当に必要なのか」「どこまでクラウド化すると良いのか」を判断すると良いでしょう。
まとめ
最近ではウェブメールなどの利用も広がってきており、「クラウドサービスを1つも利用していない」という企業の方が少数派になっています。今後も大きな流れとしてクラウド化は続いていくでしょう。
ただし、クラウド化は「手段」であって「目的」ではありません。場合によっては自前の物理サーバーなども活用しながら、自分たちに合った環境を構築していくのが重要です。
KAGOYAでも、FLEXというサーバーサービスを提供しています。クラウドサーバーと専用物理サーバーの両方に対応しているからこそ、目的や用途に合った提案ができるのが特徴です。
「機密性が高いものは物理サーバーに」「コストを抑えるための最適な組み合わせはこちら」といった提案もしていますので、お気軽にKAGOYAまでご相談ください。
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