2018年1月19日、電子署名ワークフローを提供するドキュサイン・ジャパンはペーパーレス化の最新動向に関するメディア説明会を開催。生産性の向上を阻む紙のワークフローをデジタル化することで得られる価値やドキュサインのメリットを説明した。
大量の紙が倉庫に保管され、監査時は社員が泣きながら探している
リモートから登壇したドキュサイン・ジャパン代表取締役、米国本社ヴァイスプレジデントの小枝逸人氏は、オフィスで仕事するナレッジワーカーの生産性が向上していない現状を指摘。その上で、IT化からデジタル化へとトレンドが移る現在、デジタルとは「自分のペースでやりたいときに、やりたいことをやれる自分主導のビジネス」を意味すると持論を披露した。
その上で、企業が取り組むべき課題として、小枝氏は「ワークスタイルの変化」「コンプライアンス準拠」「生産性の向上」を挙げ、これを解決するためには「100％デジタル」が必要だと説明した。デジタル化を推進することで、AIやRPA、ロボティックスなどの自動化が進めば、人間はクリエイティブな仕事に集中することが可能になる。
ここで阻害要因になるのが、企業に根付く紙のワークフロー。小枝氏は、「紙による情報漏えいやミスが頻繁に起こっているし、探す手間、保管場所のコストなど、さまざまな課題がある。実際、大手銀行は地代の高い倉庫に大量の書類を保管し、監査の時には社員が泣きながら書類を探している」と指摘する。
企業に根付く紙のワークフロー
外部システムやRPAと連携するDTMプラットフォームへ
これに対して、紙とシステムの連携を進めているのがドキュサインだ。電子署名を含めたワークフロー全体のデジタル化を実現するドキュサインのサービスは、すでに30万の企業ユーザー、2億人以上のユーザーを誇っており、北米ではSalesforceより知名度が高いという。「社名から電子署名の会社だと受け取られがちだが、電子署名はあくまで機能の一部。紙のやりとりをフル電子化して、証跡を残し、あらゆる場所、あらゆる端末で仕事ができるようにするDTM（Digital Transaction Management）プラットフォームを提供している」（小枝氏）。
30万の企業が利用するドキュサイン
2015年の上陸以降、ドキュサインはシヤチハタと業務提携し、捺印文化の強い日本での電子化ワークフローを推進してきた。しかし、日本でも徐々に実績ができてきたこともあり、DTMプラットフォームとして、既存のCRMやERPのような外部システム、BPOのようなアウトソーシングサービスと連携するユーザーも増えているという。また、RPAとの連携も進んでおり、契約書をアップロードする前の文書作成、締結後の契約書からの受注金額のコピー＆ペースト作業など、ドキュサインが担うワークフローの前後にある処理をRPA化し、生産性を高めている事例もあるとのことだ。
2018年度はこうしたDTMプラットフォームとしての利用を前提に、「パートナーシップの強化」「サービスの日本化」「マーケットの拡大」などを積極的に推進し、早々に高い成長率を実現させるという。
