OneDriveを活用し“月額150円／ユーザー”の低コスト、安全な設定のままで使える

脱PPAPでも残る課題　社外への大容量ファイル転送は「GUARDIANWALL FT365」で実現

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　この数年間、日本企業で続いてきた“脱PPAP”の動きは、ひとまず一巡したと言ってよいだろう。多くの企業が新たにファイル転送ソリューションを導入して脱PPAPを実践しており、暗号化ファイルを直接添付したメールを送る／受け取る機会は大きく減った。

　ただし、新たに導入したファイル転送ソリューションに、課題を感じている企業も多いのではないだろうか。ソリューションの追加によるコスト発生はもちろんのこと、たとえば「容量制限があって大容量ファイルが転送できない」「相手側からファイルを受け取る場合はPPAPになってしまう」といった課題もある。

　「Microsoft 365」を契約している企業ならば、本来、社外へのファイル共有にオンラインストレージの「OneDrive」を活用して、こうした課題をクリアできるはずだ。しかし、OneDriveを使ったファイルの社外共有を禁止／制限している企業は多い。せっかくのOneDriveを社内専用でしか使っていない“もったいない状況”である。

　そこで、キヤノンマーケティングジャパン（キヤノンMJ）が提案するのが、社外へのファイル転送にも安全にOneDriveを活用できる新しいソリューション「GUARDIANWALL FileTransfer for Microsoft 365」（以下、GUARDIANWALL FT365）である。“1ユーザー150円／月”のわずかな追加コストで、OneDriveを使った大容量ファイルの転送も、相手方からのファイル受け取りもセキュアに実行できる環境が整う。

　今回の記事では、このGUARDIANWALL FT365がどんな仕組みを提供し、ユーザー企業にどんなメリットをもたらすのかをご紹介する。

“脱PPAP”では終わらない、ファイル転送ソリューションに残る課題

　内閣府が「PPAP方式の廃止」方針を示したのが2020年のこと。それをきっかけに、民間企業でも問題認識と脱PPAPの動きが進み、ファイル転送ソリューションを導入する企業はこの数年間で増えた。

　一般的なファイル転送ソリューションの仕組みは、送信側でファイルをアップロードすると、ダウンロード用のリンク（URL）が生成され、それをメールで受信側に伝えるというものだ。さらに、メールサーバーと連携して、送信メールの添付ファイルを自動的にダウンロードリンクに変換して、相手側に送るソリューションもある。

　ただし、こうしたソリューションの利用には当然ながら追加コストがかかる。ファイル転送はすべての社員が使うものなので、ユーザー数単位の契約ならばそれなりに大きなコスト負担になる。

　また、容量制限の問題もある。企業向けソリューションの場合、契約プランにもよるが、数十～数百メガバイトのファイルしか送れないものもある。最近では、業務上でも動画や写真、CADなど、数ギガバイトクラスのファイルを扱う場面があり、転送できなければ業務に支障が出てしまう。

　その結果、社員が無断で非公式のファイル転送サービスを利用する“シャドーIT”が発生する。会社としては使わないよう要請するが、社員側には「業務上必要なので仕方がない」という意識があり、両者の主張は平行線をたどることになる。

　本来ならば、ここで「OneDriveを社外共有に利用する」という解決策が使えるはずだ。法人向けプランでは、ユーザーあたり合計1テラバイトのオンラインストレージが用意されており、外部共有の機能もある。

　しかし、OneDriveを社外共有できないように設定している会社は多い。社員が自由に社外共有できるようにすると、公開範囲の設定ミスで情報漏洩につながったり、ファイル／フォルダ共有リンクが増え続けて統制（ガバナンス）が効かなくなったりして、セキュリティリスクが生まれる――というのが、その理由だ。

　その理由自体はもっともだが、OneDriveが本来持つメリットを損なう社外共有の一律禁止は“もったいない”使い方だ。せっかくMicrosoft 365を有償契約しているのであれば、社外共有も含めてフル活用できたほうがよいのは当然のことである。

OneDriveを活用してセキュアなファイル転送を安価に実現「GUARDIANWALL FT365」

　GUARDIANWALL FT365は、上述したようなセキュリティリスクが発生しない形で、OneDriveをファイル転送に活用できる仕組みを提供するソリューションである。OneDriveの社外共有設定は「無効」にしたまま利用できるので、IT管理者も安心だ。

「GUARDIANWALL FT365」によるOneDriveを活用したファイル転送の仕組み

　GUARDIANWALL FT365は、提供する機能をファイル転送に絞り込むことで「低コスト」かつ「使いやすい」ソリューションを実現している。具体的な特徴としては、大きく4つある。

　まずは「大容量ファイルの転送への対応」である。GUARDIANWALL FT365では、転送ファイルを自社のOneDriveに保存し、そのダウンロードリンクを生成して、相手に送信する。1ファイルあたり最大20ギガバイトの大容量ファイルを転送できる。もちろん複数のファイルをまとめて転送することも可能だ。

　2つめが「シンプルな操作による“共有ミス・ゼロ”」だ。ユーザーがアクセス権限や有効期間の設定を誤らないように、GUARDIANWALL FT365は独自のシンプルなインタフェースを用意している。共有相手のメールアドレスを入力するだけで、OneDriveのアクセス権や有効期間などは自動で設定される。さらに、OneDriveそのものの外部共有設定は「無効」のままなので、ユーザーが勝手にOneDriveを操作して外部共有することも防げる。

　3つめが「低コスト」である。GUARDIANWALL FT365のサービス価格は、月額換算で1ユーザーあたり150円だ（契約は年間契約、50ユーザーから）。転送ファイルを蓄積するストレージに既存のOneDriveを活用するので、価格が大幅に抑えられる。

　最後が「双方向（送受信）で利用できる」特徴だ。自社のユーザーがファイルを送信する場合だけでなく、社外からファイルを受け取る場合にもGUARDIANWALL FT365が利用できる。相手側がファイル転送ソリューションを利用していなくても、双方向で“脱PPAP”が実現するわけだ。