組織の課題解決のプロセスをそのままナレッジ化
報告だけの会議を脱却して“議論の場”に あるエンジニアリング企業のBacklog活用例
ヌーラボは、エンジニアリング企業であるエボルテックにおける、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」の事例を公開した。同社ではBacklogを活用することで、会議運営の改善や属人化の解消を進め、組織の課題解決のプロセスをナレッジ化する取り組みを始めている。
エボルテックは、名古屋に本社を置き、請負・受託開発やエンジニア派遣を中心に事業を展開する総合エンジニアリング企業だ。2019年から数年、顧客への常駐プロジェクトでBacklogを活用していたが、現在は管理部門にも導入を広げている。
この管理部門では、組織改善に向けた定例会議において、現状の共有や報告に時間が費やされ、本質的な議論をする時間を確保できないという課題があった。さらに、業務プロセスや資料が個人に依存し、過去の情報検索にも時間を要するなど、業務の属人化も問題だったという。
こうした状況を改善すべく、タスク管理と情報共有を一元化できるツールとしてBacklogの活用を決定。以下のような取り組みを実践している。
■会議前の情報共有により、議論中心の会議へ転換：
Backlogのドキュメント機能を活用し、会議で報告したい内容をあらかじめ議事録に記載し、それらを読んだ上で会議に臨むというルールを設定した。これにより、「ただ報告をするだけの会議」から脱却して、課題解決に向けた議論に集中できる体制を整えた。
ドキュメント機能の議事録に、事前に各自記載してから、会議に臨む
■課題テンプレートを整備し、タスク管理を標準化：
Backlogの課題起票時にはテンプレートを用意し、必要事項を入力するだけでタスクを登録できる仕組みを整備した。「担当者や期限日を必ず記入する」といった注意事項もテンプレートに盛り込むなど、タスク管理の標準化を進めた。
顧客訪問記録に関するテンプレートの例
■業務プロセスを蓄積し、組織ナレッジとして活用：
定型業務において、完了時に次回のタスクを登録する運用を設計した。業務手順や関連資料がBacklogに蓄積されるようになり、過去の対応を参照しながら業務を進められる環境が整った。さらに、タスクの進捗や議論の経緯も記録され、業務ノウハウを組織のナレッジとして共有できるようになっている。
エボルテックは、「Backlogを活用することで、業務の進め方や課題解決のプロセスが組織のナレッジとして蓄積されるようになった」とコメント。今では、管理部門でのBacklog活用は組織全体に広がり、オフィスのルール周知や新入社員のオンボーディング、採用や営業活動の管理にも利用されている。
今後は、Backlog上に蓄積されたナレッジをAI活用し、新たな気づきや業務改善を生み出すデータベースとして機能させていく予定だ。
本記事はアフィリエイトプログラムによる収益を得ている場合があります