コロナ禍で顕在化した“タスク漏れ”の課題も解消
タスク管理ツールをクライアントとのコミュニケーション基盤に とあるWeb制作会社のBacklog活用術
ヌーラボは、採用マーケティングやウェブサイト制作を手掛けるベイジにおける、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」の導入事例を公開した。ベイジは、コロナ禍に顕在化した「タスクの抜け漏れ」をBacklogで解消しており、あわせてコミュニケーションコストの削減や工数可視化による見積精度向上も達成している。
タスク管理にとどまらず、クライアントとの「コミュニケーション基盤」に
ベイジは、コロナ禍でリモートワークに移行する中、「タスクの抜け漏れ」に悩まされていたという。社内で気軽にメンバーの状況を確認できなくなり、加えて使用していたツールはアラート機能がなく、タスクがどんどんと流れていくような状況だった。
こうした課題を解消するために、直感的に使えるシンプルなUIに加え、アラート機能やチャット連携を備えていることを決め手に、Backlogの導入を決定している。
同社がBacklog導入で得られた成果は以下の3点だ。
1. 顧客・外部パートナーとのコミュニケーション基盤を構築
現在、ベイジがBacklogで管理するプロジェクト数は100以上、アカウント数は約400ユーザーに上る。こうした中で、顧客やパートナーにもアカウントを発行し、ベイジのBacklogプロジェクトにそのまま参加してもらう方針をとっている。
タスク管理はもちろん、日々のやりとりをすべてBacklog上に集約。コミュニケーションコストを削減しつつ、制作プロセスや進捗状況を“ワンチーム”で確認できる体制を築いた。
クライアントとのやり取り用の「種別」を作成することで、同じプロジェクト内での管理もスムーズに
2. 細やかなタスク登録とガントチャート管理で“抜け漏れ”を防ぐ
“抜け漏れ”を防ぐ工夫として、プロジェクト開始時にすべてのタスクを登録し、さらにガントチャートで工程を管理している。ステータス更新による進捗可視化によって、報告の負担も軽減。さらに、チャットツールと連携することで、タスク登録や返信が自動通知される仕組みも構築した。
また、Backlogでスケジュール管理をすることで、担当者の工数が可視化され、見積もり精度が向上したことも大きな成果だという。
タスクを細かく登録し、ガントチャートでスケジュールや進捗を把握
3. 社内施策の管理・ナレッジ集約による文化醸成も
顧客案件に加え、社内施策の管理にもBacklogが活用されている。緊急度が低く、後回しになりがちな進捗を、期限日の設定によって管理。また、Wiki機能に社内ナレッジやルールを集約して、情報をストックする文化を醸成しているという。
ベイジでは、「Backlogは、単なるタスク管理ツールではなく、クライアントやパートナーと“ワンチーム”になるためのコミュニケーション基盤」だと語っている。