どれを選ぶ？クラウド／SaaS ― 第3回
無償で触れる！MSのクラウドサービス「BPOS」（後編）
2009年05月27日 20時00分更新
他用途社内向けWebサイトを
簡単に構築できる「SharePoint Online」
BPOSにおいて、Exchange Onlineと並んで中心的な役割を担っているのが「SharePoint Online」だ。機能が豊富なため捉えづらい点はあるが、WordやExcel、PowerPointなどの文書を、ファイル共有よりももっと便利な形で共有したり、他のメンバーと共同作業＝コラボレーションを行なうためのWebサイトを、簡単に構築できるものと考えればよいだろう。
SharePoint Onlineを利用するには、まず「サービス設定」から「SharePoint Online」を選択する。SharePoint Onlineでは、作成したWebサイトをサイトコレクションと呼び、その一覧がここで表示される。
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| SharePoint Onlineの設定画面。サイトコレクションが一覧表示されているほか、新規サイトの作成や、作成済みのサイトの設定ができる |
Webサイトを作成するには「新規ボタン」をクリックする。Webサイトの新規作成画面が表示されるので、タイトルや説明などの項目を入力していく。ここに「テンプレート」という項目がある。SharePoint Onlineではさまざまなサイトを作成することが可能で、テンプレートで作成するWebサイトの種類を選ぶことになる。部門内での情報共有を行なう「チームサイト」のほか、「Wiki」や「ブログ」といったテンプレートが用意されている。
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| SharePointにおけるWebサイトの新規作成画面。選択したテンプレートに応じて自動的にWebサイトが生成される |
これでサイトは作成されたので、後は細かい設定をしていくフェーズになる。まずは一覧にある「サイトの設定」をクリックし、設定画面を表示する。最低限設定が必要なのは、このサイトにアクセスできるユーザーの追加と管理者の設定だ。
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| サイト設定画面。「ユーザーとグループ」をクリックして、サイトにアクセスできるユーザーを選択する |
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| ユーザー一覧画面。最初は作成した管理者しかアクセスできないので、「新規」メニューから「ユーザーを追加」を選択する |
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| ユーザー／グループ欄にある「参照」ボタンをクリックすると、ユーザー検索画面が表示される。探し出したユーザーに権限などを指定した後、OKボタンを押す。なお「新しいユーザーに招待メールを送信する」をクリックしておくと、サイトのメンバーに追加したことがメールで通知される |
なおSharePoint Onlineでは、部門単位などでグループを作成し、そのグループ単位でサイトの参加者にまとめて権限を割り当てることも可能となっている。管理の手間が省けるのでぜひ活用したい。
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