フラグやアーカイブで効率よくさばく
MacでOutlook.comを利用するには、2つの方法からいずれかを選ぶ。ひとつはブラウザーからOutlook.comへアクセスして使うというもの。インターネットにつながっている必要があるので、自宅や職場内での利用ならこれで十分だ。モバイル環境でも使いたいという場合は、標準のメールソフト「Mail.app」に設定するといい。こちらはアカウント設定のほか、IMAPサーバーの指定が必要。
そしてアカウントの登録およびIMAPサーバーの設定を行う。Mail.appの場合、最初にアカウント情報を入力すると自動設定を試みるためしばらく時間がかかる。Outlook.comの場合はしばらく待った後、サーバー情報を手動で設定する。
サーバーの設定は、受信メールサーバーと送信メールサーバーの2つの情報を入力。下記の画面の通りに設定しよう。
Outlook.comを使う上で、まず抑えておきたいのが「フラグ」機能。重要なメールに目印を付けておくことで、あとから探しやすくするためのものだ。一見単純な機能だが、「今はいそがしいので、あとで処理したい」「朝すべてのメールに目を通し、重要度の高いものをチェックしておく」といった場合に有効だ。移動中などにサッと目を通しておき、職場に戻ってから取り組むときの目安を付けることができる。iOS端末でフラグをつければ、ウェブアプリやデスクトップのメールクライアントにも同期される。これはウェブメールならではの強みでもある。
普段使っているメールアドレスはそのままに、Outlook.comにビジネスメールを集約して一元管理することも可能だ。Outlook.comから普段のアドレスを用いて送信できるので、外出先からの対応が容易になる。設定はウェブブラウザーから行う。
Outlook.comはメールのデータがクラウド上にあるため、Macにトラブルが起こったり、スマートフォンを紛失したり、といった場合でもメールが消えることがない。ほかの端末から送受信が行えるため、損失を減らせるというメリットもある。仕事でもプライベートでも役に立つツールとなるので、乗換えにチャレンジしてみてはどうだろうか。
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