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Officeで始める快適Mac生活 ― 第8回

スケジュール管理もできるOutlookを使って多数のメールを捌く

2014年02月27日 11時00分更新

文● 外村克也

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 仕事が忙しいときほど、スケジュール管理をしっかり行なう。入社したてのころに、上司からいやというほど叩きこまれた経験をお持ちのかたは多いのではないだろうか。多数の案件を抱えているときには、今なにをすべきかを見失いやすいもの。じつのところ、スケジュール管理にはコツがある。これを知った上でスケジュールを組むかどうかで、仕事のやりやすさが大きく変わってくる。そのコツとは、納期の可視化だ。

 納期の可視化に大きく貢献するのが、カレンダー。大きめのカレンダーに書き込んでいくのも手だが、ここはデジタルを駆使したい。というのも、大きなプロジェクトや足の長い案件は、工程や期間がフレキシブルに変わる。打ち合わせ段階では「まだ先かな」と思っていたものが、蓋を開けてみるとあと数日しか猶予がない、なんてことも、場数の多いビジネスパーソンほど身に覚えがあることだろう。カレンダーにデジタルを使うのは、見た目をよりシンプルにするため。修正や加筆の多いカレンダーを目前にするより、すっきりした予定表を見たほうが、何をすべきかを見極めやすいし、モチベーションを保てるというものだ。

 そして、仕事上のスケジュールの指定や変更の多くは、メールでやってくる。Office for Mac Home & Business 2011に付属の「Outlook for Mac 2011」を使えば、メールで受け取った納期の確認と、カレンダーへの記入がひとつのアプリで完結する。Macには標準でメーラーやカレンダーなどのアプリが揃っているが、Outlook for Mac 2011ならそれぞれを立ち上げる手間がかからず、管理もラクだ。

 Outlook for Mac 2011での予定の作成は、ホームタブから行なう。Outlook for Mac 2011ではメールを表示していても、ここから予定、タスク、連絡先といった仕事をする上で必須の情報をすぐに作成できるようになっている。そのため、メールを軸としたデスクワークに適している。では、実際にメールを見ながら新しい予定をカレンダーに記入してみよう。

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