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Officeで始める快適Mac生活 ― 第6回

手軽に美しく仕上げるにはコツがいる!

Office for Macで美ドキュメント作りのコツ教えます

2014年02月11日 12時00分更新

文● 外村克也

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読みやすく、美しいデザインはテンプレートで手軽に作れる

 相手に見せるための文書やプレゼンを作るとき、内容にばかり時間をとられて見た目がおろそかになってしまった、という経験はないだろうか。確かに、ビジネス上でやり取りする文書やプレゼンには不要な装飾はいらないが、読みやすくするためのデザイン上の工夫は必要だ。見出し文字の色を変えて目立たせたり、背景に文書をイメージしやすいイラストを加えたり、といった少しの手を加えることで、より相手に伝わりやすい文書になる。

 WordやPower Pointには、こうしたときに役立つ「テンプレート」がある。テンプレートには「報告書」「招待状」などがあり、テキストがあらかじめ目的にあったレイアウトに配置されている。読みやすくなるよう、配色やサイズも調整済みで、ただ文字を埋めていくだけで美しい文書が完成する。

 プロが作ったレイアウトやカラーパレットをそのまま利用できるので、質の高いドキュメントが初心者でも簡単に作成できる点がうり。テンプレートによっては、文書のテイストにあった図形装飾もされているため、デザインに時間をかけられないという場合でも手早く美しい文書やプレゼンを作り上げることができるのだ。

 テンプレートを使うメリットはもうひとつある。作成する文書に合うスタイルのものを選択すると、どこにどういった文章を入力するべきか、というダミー文書があらかじめ入っている。用意された欄に入力していくことで、自然と目的の文書が出来上がる。そのため、不必要な説明を考えることがなく、最低限の時間で文書の作成が可能なのだ。

 またデザインに合ったカラーパレットがあらかじめ指定されているので、その中から配色を選んでいけば、デザインの雰囲気を壊さずに統一感のある文書を作成できる。以上のようにテンプレートの活用には、作業時間短縮、必要な要素を過不足なく入れられる点や、美しく統一感のあるデザインで文書を作れるといったメリットがある。積極的に活用したい。

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