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Officeで始める快適Mac生活 ― 第3回

Officeは考えるための道具 ~アウトラインを活用する~

2013年12月05日 11時00分更新

文● 海上忍

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プレゼンテーションは「見た目」より「骨格」が大切

 いわゆる「プレゼン」など、人に何か説明するときには話の骨格作りが重要だ。どのような流れで説明するか全体の「あらすじ」を考え、それに沿って適切なトピックを配分していく。トピックを肉とするならば、あらすじは骨格であり、しっかりした骨格がなければ理路整然とした内容にすることは難しい。

 あらすじを作るときも、何を基にストーリーを展開するか、最初に要素を書き出すといいだろう。特にストーリーの大筋に関する出来事を簡潔にまとめたものは「プロット」と呼ばれ、小説の書き手はまずプロットを用意するものだが、プレゼンテーション資料ほどの長さと密度であればいきなりあらすじを書きはじめてかまわない。

 さて、問題はどのようにあらすじを書き進めるかだ。いきなりプレゼンテーションソフトを起動して書き始めると、デザインやページ内の構成に目移りしてしまい、全体を俯瞰することが難しくなる。起承転結や序破急といった話にメリハリを持たせるための工夫も、全体の構成を見渡せなければうまくいかない。

 そんな時役に立つのが、Word for Mac 2011に搭載されている「アウトライン機能」だ。アウトラインとは、文章の見出し部分を階層状に表示/編集する機能のことで、文章に「章」や「節」、「項」といった構造を持たせ、それを骨格として肉付けするように文章を入力できる。あらすじを作成するにはもってこいの機能なのだ。

Word for Mac 201 の表示モードで「アウトライン」を選択すれば、文章の見出し部分を階層状に表示/編集することが可能になる

 さらに、Officeにはあらすじ作成に不可欠の「項目出し」に便利なツールが充実している。たとえば、iOSアプリ「OneNote」を利用すれば、客先での打ち合わせ中、電車での移動中など、いつでもどこでも作成できるため、ビジネスで活用したい方には特にオススメだ。また、iPhoneや iPadで作成したメモは、自動的に SkyDriveと同期され、ウェブブラウザー(Office Web Apps)経由ですぐに取り出せる。最終的に、Mac上のWordで整理し直したり、PowerPointでプレゼンテーション用に取りまとめ直したりするといい。

iOS アプリ「OneNote」を利用すれば、あらすじの作成に必要な「項目出し」をいつでもどこでも行なえる
SkyDrive にサインインして「OneNote Web App」を起動すれば、iOSアプリのOneNoteで作成したノートブックを編集できる

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