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Officeで始める快適Mac生活 ― 第5回

Office for Macのショートカットキーを知り、罫線を便利に使いこなす

2014年01月09日 12時00分更新

文● 海上忍

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作表と線を引く作業はキーボードで(Word)

 Word文書における「表」は、文書に直接書き込むものと、Excelなど外部アプリケーションで作成した表を貼り付けるものに大別できる。前者はWord文書の本文として扱われるため、語句の検索/置換など平文と同じ処理が可能だが、後者は「オブジェクト」であり編集作業は作成元のアプリケーションで行なわれる。

 作表はExcelが得意とするところで、詳細な表はExcelのリンク(または埋め込み)オブジェクトとして貼り付けたほうがいい。しかし、行/列とも1桁に収まる小さな表は、Word文書に直接書き込むほうが効率的だ。表に変更を加える場合にもWordだけ起動すればいいので、手間がかからない。

 Word 2011では、リボンの[表]にある[新規]アイコンをクリックすると、最大10列×8行の表を作成できる。マウスで範囲指定すればカーソル位置に挿入されるので、作表の基本として覚えておきたい。

リボンの[表]を利用すると、最大10列×8行の表を手軽に作成できる

 また日本では、あらゆる場面でExcelや表・帳票形式のWord文書が非常に多く利用されており、ショートカットキーを覚えると短時間で効率よく作成できるため重宝するはずだ。そこでまず初歩として覚えてほしいのが、キーボードだけで完結する作表テクニックだ。

 ルールは簡単で、表の四隅の角、および「┬」となる位置に「プラス記号(+)」を置き、それ以外には「ハイフン(-)」を置き改行するだけでいい。たとえば、1列目が(半角カウントで)4文字幅、2列目が6文字幅で3列目が8文字幅という表は「+----+------+--------+」となる。行末で改行すれば、1行の表に変換されるはずだ。Office for Macの入力支援機能の1つ「入力オートフォーマット」を利用した、合理的な入力方法といえる。

入力オートフォーマット機能を利用すれば、列幅を調整しながら作表できる。コピーとペーストを繰り返せば、行が複数の表もすぐにできあがる

 作成した表に問題がなければ、[command]+[Z]キーで操作を1ステップ戻し、表に変換される前の文字列をコピーしておこう。それをペーストすれば、2行目以降にまったく同じ列幅の行を一瞬で作成できる。表にデータを追加するときは、ペーストを繰り返すだけでいい。マウスやトラックパッドを利用した作表よりも、断然スピーディーだ。

「+---+----+」といった文字列のコピーとペーストを繰り返せば、Wordの作表作業は格段にスピードアップする

 行全体に線を引くときにも、類似のテクニックを応用できる。使い方は、実線の場合は「ハイフン(-)」、太線は「アンダースコア(_)」、2重線は「等号(=)」を3つ続けて入力し、[enter]キーを入力するだけでいい。同じ要領で「チルダ(~)」は波線、「アスタリスク(*)」は破線、「シャープ(#)」は3重線を引くことができるので試してみよう。

ハイフン(-)やアスタリスク(*)といった文字列を連続して入力し改行するだけで、行全体に線を引くことができる

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