Officeで始める快適Mac生活 第6回

手軽に美しく仕上げるにはコツがいる！

Office for Macで美ドキュメント作りのコツ教えます

テンプレートを使い始める

　テンプレートはメニューバーの[ファイル]から[テンプレートから新規作成...]を開くことで選択可能。WordやPower Pointには、それぞれ異なるテンプレートが用意されている。たとえばWordの[Word 文書ギャラリー]には「カードおよび招待状」「はがき」など、Power Pointには「プロジェクト進捗レポート」「新入社員トレーニング」といったものまである。こうしたテンプレートから目的のものをクリックすると、最初からデザインされた状態で新規文書が開く。あとは、入力欄に必要な文章を書いたり、グラフや表などの要素を用意するだけだ。

メニューバーの[テンプレートから新規作成]で選択可能。たとえばWord の[Word 文書ギャラリー]であれば、カタログやカレンダー、はがきといった幅広い用途のテンプレートが用意されている。また、Power Pointの[PowerPoint プレゼンテーション ギャラリー]には「新入社員のトレーニング」「プロジェクト進捗状況レポート」などがある

　まずここではWordの[ビジネス]にある「報告書4」というテンプレートを選択してみた。受注案件作業報告書といった文書を作成する際、ついつい箇条書きや長々とした説明を書いてしまいがちだが、テンプレートを用いることで、必要な情報を一目で分かりやすく整理しながら書くことができるテンプレートだ。

テンプレートを選択すると、レイアウトやテーマがあらかじめ適用された新規文書の編集画面が開く。各部にダミーの文字が記入されているので書き換えるだけで文書が完成する

ヘッダーとフッターといった、各ページに共通する部分はダブルクリックして編集。ロゴマークなどを入れておくといいだろう

　テンプレートには、どういった情報を記入すべきかを示す文字列が、あらかじめ入力されている。それらに任意の文字を入れていくだけでいい。テンプレートの中には、文書の「ヘッダー」に記入するものもある。ヘッダーを編集するには、目的の部分をダブルクリックすることで入力が可能となる。もし、自社のロゴマークなどを入れて、繰り返し同じヘッダーを使いながら複数の報告書を作成するという場合には、メニューバーの[ファイル]から[名前を付けて保存...]を選択して[Wordテンプレート]に保存しておく。すると、次回編集時にはロゴが入った状態でテンプレートを作成できるようになる。手書きしたり、白紙の状態から文書を作成したりといった作業よりも、格段に早く作成できることを実感できるはずだ。

自社のロゴマークなどを入れて、繰り返し同じヘッダーを使いながら複数の報告書を作成するという場合には、メニューバーの[ファイル]から[名前を付けて保存]を選択し Wordテンプレート（.dotx）として個人用テンプレート フォルダーに保存しておく。すると、次回編集時に、ロゴが入った状態でテンプレートを作成できるようになる

　Power Pointでも、Wordと同様にメニューバーの[ファイル]から[テンプレートから新規作成...]で目的の項目を選択する操作でテンプレートを開ける。Power PointにおいてもSmartArtなどがあらかじめ配置されているので、手早くプレゼンテーションを作成できる。

Power Pointのテンプレート「プロジェクト進捗状況レポート」の編集画面。多彩な目的やケースに対応できるよう、最初から複数のページが用意されている。不要なページを削除して、必要項目に書き入れるだけで、スピーディーにレポートが作成可能だ

ひと手間を加えて、美しく統一感のあるデザインを演出

　テンプレートをそのまま使うのもいいが、ひと手間を加えることでさらに見栄えを良くすることができる。たとえば、自社のロゴマークを入れたときなどは、ロゴの使用する色に全体の色調を合せるなどすることで、見た目がより美しく統一感のあるデザインとなる。テンプレートは、「テーマ」で配色を変更可能。わずかな操作で適用できるので、試してみよう。図形などはSmartArtが用いられている。形状を変更することで、印象をガラリと変えることも可能。よりオリジナリティーのある文書へと変えられる。

配色をロゴの色に合わせるときにはリボンの[ホーム]から[テーマ]を選択するか、[テーマ]にある[テーマ オプション]で[配色] を選択するといい

図の形状を変える際にはリボンから[SmartArt]を選び、[SmartArtのスタイル]を変える

　時間がないときに、手早く美しい文書を作成できるテンプレート。忙しいビジネスパーソンにとって強力な手助けとなるはずなので、ぜひお試しいただきたい。

■関連サイト

• Officeで始める快適Mac生活（マイクロソフト）