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柳谷智宣のkintoneマスターへの道第3回

ビジネスを円滑に進める「スペース」と「ポータル」

kintoneで仕事仲間とコミュニケーションをとってみる

2017年05月18日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

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サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第3回では、kintoneで仕事仲間とコミュニケーションをとってみる。

仕事仲間を登録しよう

 第1回で説明したように、kintoneは「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できる」のがウリなのだが、社内SNSのようなコミュニケーションツールも備えている。まずは、一緒にシステムを使って仕事をする仲間を登録し、kintoneを使えるようにしてみよう。

 与えられているkintoneのアドレスにサインインすると、まずはサイボウズサービスのトップ画面になる。URLは「https://yanagiya.cybozu.com/」のように、ユーザーごとに異なるためGoogleから「kintone」で検索しても入れないので注意すること。「cybouz.com共通管理」をクリックし、「ユーザー管理」→「組織/ユーザー」→「ユーザーの追加」をクリックする。大企業であれば、組織を登録しておき所属を管理することもできる。

 ユーザー名やログイン名、メールアドレスなどを登録し、保存するとそのユーザーにメールが送信される。ユーザーはそのアドレスにアクセスし、記載してあるログイン名とパスワードで入力すればいい。その際、初回サインイン時はパスワードを変更するように指示される。

「cybouz.com共通管理」を開く
「ユーザー管理」の「組織/ユーザー」をクリック
「ユーザーの追加」をクリック。左側で組織を追加することもできる
ユーザー情報を入力する。表示名とログイン名は必須だが、それ以外は任意となる
ユーザーは届いたメールのURLを開き、パスワードを変更すれば準備完了

スタッフ同士でコミュニケーションできる「スペース」を作る

 続いて、kintoneにスタッフがコミュニケーションする「スペース」を作成してみよう。まずはkintoneアカウントのポータル画面が開くので、「スペース」の隣にある「+」ボタンをクリック。ポップアップメニューから「スペースを作成」を選ぶ。最初はテンプレートがないので「はじめから作る」をクリックする。作成画面が開いたら、スペース名を付けたり、参加メンバーを選べばいい。スペースができたら、早速書き込んでみよう。

 「スペース」はいわゆる掲示板みたいな機能。参加メンバーが自由に発言し、全員が閲覧できる。文字を装飾したり、大きさを変えたり、ファイルを添付したりできる。SNSのように、「いいね!」を付けることも可能。読みましたよ、というチェックに使ってもいい。

 「スペース」に新着投稿があると、ポータル画面の「通知」に表示されるので見逃さずに済む。通知の項目をクリックすれば、該当のスペースに直接飛べるのも便利だ。

「スペース」の「+」ボタンから「スペースを作成」を選ぶ
「はじめから作る」をクリック
スペース名を付けたりアイコン画像を選ぶ
「参加メンバー」タブで登録したユーザーを選択する
スペースができたので書き込んでみよう
ほかの人が書き込むと「通知」に表示される
「スペース」を開くと、会話が始まっているのがわかる

新たに「ポータル」を作ってみる

 「スペース」を普通に作成すると、ポータルに作成されるのだが、「設定」で「スペースのポータルと複数のスレッドを試用する」にチェックすると、新たなポータルを作成できる。

 これはkintoneの運用方法によって使い分ければいい。部署Aで使うスレッドがひとつでいいなら上記の設定でOK。部署Bの「スペース」には複数の話題がある場合は、ポータルとして設定すればいい。もちろん、普通の「スペース」とポータルの「スペース」を混在させることも可能だ。

「スペース」の作成時に「スペースのポータルと複数のスレッドを試用する」にチェックする
新しいポータルが作成され、そこに複数のスレッドを作成できる
大元のポータルからはこのように見える
既存の「スペース」の設定を変えるなら、右上の「…」をクリックして「スペースを設定」を選ぶ

 個人的な要件でユーザーと直接やりとりしたいこともあるだろう。そんな時は、メッセージ機能を利用する。「LINE」のような感じでメッセージをやりとりできる。kintoneの場合は、やりとりが消えないので遡って内容を確認することも可能だ。

 メッセージを送る場合は、左上の三本線のボタンを押してメニューを開き、「ピープル」を選択。参加者が表示されるので、送信したい相手を選ぼう。プロフィール画面が開いたら、右側のメッセージアイコンをクリックする。プロフィール画面にも投稿するところがあるが、ここはほかのユーザーも閲覧できるので、個人的な内容は投稿しないように!

メニューから「ピープル」を開き、相手を選択する
メッセージアイコンをクリックする。ここに個人的な内容を投稿しないようにしよう
メッセージを送信する
ほかのチャットツールのようにコミュニケーションできる

 コミュニケーションはビジネスを円滑に進めるために欠かせないもの。「スペース」を作って、積極的に活用したい。コミュニケーションの場が分散すると、面倒だしミスも発生しやすいのでメールやほかのメッセージツールは使わないようにするのも手だ。

 また、この手のサービスを導入した企業にありがちなのが、はりきってたくさんのスレッドを作ってしまうこと。ある程度のカテゴリー分けはしたほうがいいが、あまり数が多いと確認と管理が面倒になる。そのうち、ゾンビ化する「スペース」が増えてくるとかえって使いにくくなるので、必要最低限に抑えることをお勧めする。

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