王道グループウェア「サイボウズ Office」をとことん使ってみる 第1回

今改めて考えるグループウェアの役割と最新サイボウズ Officeの価値

18年前から知ってる私がサイボウズ Officeをとことん紹介しよう

スケジュールの使い勝手はやはり秀逸

　さて今回は連載のイントロとして、久しぶりに最新版の「サイボウズ Office 10」を触ってみた。指定されたcybozu.comのデモサイトにアクセスし、ログインすればすぐに使える。パッケージ版のインストールもそれほど大変な作業ではなかったが、クラウド版に比べると初期導入のスピードは圧倒的だ。本当にいい時代になったとつくづく思う。

　トップページの最上部にはアイコンがずらりと並ぶ。メール、スケジュール、施設予約、電話メモ、タイムカード、ToDoリスト、掲示板、ファイル管理、アドレス、ユーザー名簿、ワークフローなどのおなじみのアプリはもちろん、最新版でのイチオシであるカスタムアプリも見える。その下にはお知らせ、スケジュール、ユーザー向けの最新情報、ToDoリスト、タイムカード、リンク集など必要なアプリと情報が「パーツ」として見やすく配置されている。ユーザーに最適化されたデザインやポータルという発想は、サイボウズ Officeが以前から持っていたものだが、画面も最適化され、ますます使いやすくなっている。

必要な情報とアプリが集約されたサイボウズ Officeのトップ画面

　グループウェアの代名詞である「スケジュール」を見ていこう。かなり以前は、予定を登録するとカレンダーに表示され、それが他のユーザーにも見られるというシンプルなものだったが、それから大きく拡張されたようだ。

　一番大きいのは、「予定の簡易登録」を使うとポップアップで画面遷移なく予定登録できる点。「電話メモ」や「担当確認」「レコード登録」など、さまざまな部分で画面遷移しないメニュー構成になっており、以前に比べてWebブラウザの「戻る」を使う回数は激減した。クラウド系のアプリではかなり実装されている機能なので、普段と変わらない使い勝手を実現している部分はやはり評価に値する。その他、会議に色分けのラベルを付けるとか、グループ（日／週）、個人（日／週／月／年）などをワンクリックで切り替えられるとか、心憎い工夫がいろんな部分で施されている。

スケジュール登録はポップアップで可能！やはり便利

スケジュールだけではなく、共有ToDoや電話メモなども登録できる

　また、時系列で見られるカレンダーというビューを用い、単に予定だけではなく、共有ToDoや電話メモなども登録できる。予定はもちろん、ToDoやチェック事項がカレンダー形式で見られるため、やり漏らしも少なくなる。さらに、登録したイベントに対してコメントやリアクション、ファイルを付けられるのもユニークで、会議や営業活動などを有意義にしてくれそう。会議のために参加者の空き時間を検索したり、上司や部下の予定を一望するのも簡単。よくあるカレンダーアプリではなく、チームでの仕事を効率化するためになにが必要かを考慮した上で機能が実装されているのが見て取れる。

メールや施設予約、電話メモも同じような使い勝手で利用できる

　円熟した感のあるスケジュールに対し、「メール」も最近大きく使い勝手が向上したアプリの1つだ。なにしろ、通常のメールクライアントと同じく、3ペインのビューが使えるのが便利。メールリストの一覧が送り元や本文の冒頭といっしょに表示されるので、いちいち中身を確認しなくとも、優先度を付けられる。メールの作成も別ウィンドウを立ち上げられるので、通常のメールクライアントと同じ操作性が得られる。Webメールの使い勝手は以前から課題があったが、レスポンスや使い勝手も高く、会社でも使えそうだという予感がある。

メールの3ペインビューが便利。メールの新規作成画面もポップアップする

　施設予約、電話メモ、タイムカード、ToDoリスト、掲示板、ファイル管理、アドレス、ユーザー名簿、ワークフローなど、他のアプリもエクスプローラー状のユーザーインターフェイス設計は同じ。左上の新規作成ボタンで登録すると、右下のリストに表示され、これらを検索窓から探せるというものだ。しかし、各アプリにはそれぞれ便利な工夫が施されている。たとえば、ファイル管理であれば、ファイルをドラッグ＆ドロップで登録でき、アイコン形式で表示される。掲示板や報告書であれば、コメントをメンション形式で登録できる。

　また、個人的にはプレミアムコースで追加できる「カスタムアプリ」に注目したい。こちらは業務アプリを追加・作成できる機能で、日報や顧客台帳、売り上げ情報、在庫管理などの公開されているアプリを追加できるほか、自社オリジナルのものを一から作ることができる。業務の形は会社によって千差万別で、お仕着せの機能ではなかなかフィットしない。その点、カスタムアプリではExcelで作成したアプリをWeb化するのに最適で、さまざまな業務で活用できそうだ。

カスタムアプリでは、公開されている業務アプリを追加できるほか、自ら作成することもできる

　本連載では、TECH.ASCII.jpの編集部を舞台にして、クラウド版のサイボウズ Officeをとことん使い倒してみたい。1ユーザー月額500円という価値は果たしてあるのか？　「モバイル」「カスタムアプリ」「セキュリティ」「サポート」という観点で、チェックしていきたい。記事を読むことで、クラウド導入に対する不安や課題が解消され、業務にあった正しい形でサイボウズ Officeを導入できることを願っている。

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• サイボウズ Office

（提供：サイボウズ）