王道グループウェア「サイボウズ Office」をとことん使ってみる 第1回

今改めて考えるグループウェアの役割と最新サイボウズ Officeの価値

18年前から知ってる私がサイボウズ Officeをとことん紹介しよう

グループウェアの代名詞とも言われる「サイボウズ Office」。使っているユーザーには当たり前の存在だが、知らない人にはまだまだなじみがないモノ。今回はサイボウズ Officeに初めて触れる人のための連載を開始するにあたって、サイボウズ Officeを古くから知るアスキーのオオタニがその魅力を説明しよう。

アスキーのオオタニがサイボウズ Officeがなぜクールか、説明するぜ！

ここまで愛されている国産アプリケーションは少ない

　オオタニがサイボウズ Officeに出会ったのは、今から18年も前の1997年にまでさかのぼる。当時、私は「インターネットアスキー」という月刊誌の編集者としてアルバイトで働いており、さまざまなメーカーの方から製品の紹介を受け、ニュースやレビューで書く立場にあった。そんなメーカーの1つがまだ本社が愛媛県の松山市にあったサイボウズ。重いノートPCをわざわざかついで、初台のオフィスまでデモを見せに来てくれたのが、現在のサイボウズ代表取締役社長である青野慶久氏だ。

　サイボウズ Officeの技術的な原型はインターネットの掲示板だ。当時はJavaScriptですら産声を上げたばかりの時期。入力値に対して異なるWebページを戻すCGI（Common Gateway Interface）という技術を用いて、Webブラウザから使えるグループウェアを実現したのがサイボウズ Officeである。ビジネス系の製品に詳しくなかった私でも、サイボウズ Officeのすごさはなんとなくわかった。

まだまだ機能が少なかったサイボウズ Officeの最初のバージョン

　素人の自分でも簡単にインストールができ、Webブラウザのメニューから「スケジュール」「行き先案内板」「掲示板」「施設予約」などが利用できる。グループウェアの代名詞であったLotus Notes/Dominoのように専用のクライアントは不要。Webブラウザだけで使え、とにかくサクサク動くのに感動した。（共有の）スケジュールを使えば、メンバーの1週間の予定が一目でわかり、行き先案内板があれば、手書きのホワイトボードが不要になる。そして、Office 2に搭載された共有アドレス帳を使えば、取材先の情報が受話器片手に検索できる。編集部に入れればどれだけ日常業務が楽になるかと、ずっと妄想していたものだ。

見た目も使いやすさも大幅にアップしたサイボウズ Office 3

　オオタニはデスクに頼んで、製品レビューを書かせてもらった。「イントラネット」という用語を記事に入れると、「インターネット」の誤記では？　とチェックが入るような時代。業務に役立つシステムを自らの手で簡単に作れる、それをユーザーが喜んで使ってくれる、という点に若きオオタニは興奮した。サイボウズ Officeをいち早く導入した多くの企業も同じことを感じたのではないだろうか？　

簡単導入、モバイル対応、セキュリティなどクラウド版がむしろいい！

　そんなユーザーの熱い支持を得るサイボウズ Officeは日本のグループウェアのスタンダードになった。「コピー＝ゼロックス」のように、グループウェア自体を「サイボウズ」と呼ぶ人は多い。「うちのサイボウズでスケジュール見てみますね」というコメントは、まさに業務にアプリケーションがきちんと埋め込まれている証拠。すでに4万を超える会社が、サイボウズ Officeを業務に不可欠なアプリケーションとして、日常的に使っているのだ。外資系企業の多いIT業界の中で、ここまで愛されている国産業務アプリは少ないだろう。

　最初にサイボウズ Officeを触ったときから時間は経っているが、「オフィスのコミュニケーションを円滑にする」という役割は変わらない。スケジュールや掲示板、ファイル管理、ToDoリストなどでとにかく個人で抱えていたさまざまな情報を共有し、ビジネスで必要な「ホウレンソウ」を改善したり、行き違い・齟齬などを解消する。業務を可視化し、チームとしての戦闘力を最大限に引き上げる。在宅勤務やリモートワーク、モバイルワークなど働き方の多様化で、グループウェアの利用価値はさらに高まっていると言える。さまざまな進化を経たサイボウズ Officeだが、本質的な価値は18年前と同じだ。

　一方、この5年でもっとも大きな変化は、2011年に発表されたサイボウズ Officeのクラウド版の登場だ。パッケージ版のサイボウズ Officeも導入は簡単だったが、クラウド版になったことで、さらに容易に導入できるようになった。Webブラウザからcybozu.comにアクセスし、アカウントを作れば、月額・年額の課金でサイボウズ Officeの最新版を利用できる。しかもサーバーの管理は不要で、データのバックアップもきちんととられている。専任のIT管理者がいない中小企業にとって、運用管理の負荷を減らせるサイボウズ Officeのクラウド版は最適な選択肢だ。

サイボウズ Officeのクラウド版のサイト（https://www.cybozu.com/jp/service/office/）

　クラウド版はパッケージ版と比べても優れていると言い切れる。まず、クラウド上にアプリケーションがあるため、モバイルでの利用が容易になった。従来、社内LANに構築されたサイボウズ Officeのサーバーにアクセスするには、リモートアクセスやVPNの構築が必要だったが、そんな手間は不要になる。スマートフォンやタブレットから自社のサイボウズ Officeにアクセスし、ログインすれば、オフィス内で作業しているのと同じようにグループウェアを利用できる。PCからスマートフォン・タブレットに端末自体のトレンドが移っている中、このメリットは計り知れない。これにあわせサイボウズ Office自体もモバイル端末への対応を強化しており、使い勝手は年々強化されている。

　また、cybozu.comが独自のクラウドを利用していることも大きい。アプリケーションからインフラまでをサイボウズ自体が自社運用しているため、信頼性、セキュリティ、性能までをすべて自社で担保している。AWSなどのパブリッククラウドをベースにSaaSを提供している事業者が多い中、あえてリスクをとり、インフラ面の運用まで手がけるところにサイボウズのクラウド事業にかける意気込みと覚悟が見て取れる。

　自社運用のインフラは、同社の強みにもなっている。ハードウェアレベルからコストやスペックをコントロールできるため、柔軟なサービス体系と低廉な料金、高いSLAを実現できる。そのため、サイボウズで提供されるストレージ容量は他のクラウドに比べても容量単価が安く、充実したデータ保護施策が実現されている。また、セキュリティに関しても、外部からの脆弱性診断を定期的に行ない、非常に厳格なポリシーで運用している。クラウドへの移行で最大の課題となるセキュリティに関して、十分な体制を持っているのが実に心強い。

　さらに最新機能をいち早く利用できるのもクラウド版の大きなメリットだ。なまじ歴史があるため、レガシーなイメージのあるサイボウズ Officeだが、実際は最新のクラウドアプリやWebサービスの技術をふんだんに取り入れ、洗練された使い勝手を実現している。しかも、既存のユーザーインターフェイスもきちんと残されているため、新バージョンを導入したために、ユーザーが使い方に戸惑ってしまうという事態も起こらない。ユーザーを置いていかないというのがサイボウズ Officeのポリシーだ。

（次ページ、スケジュールの使い勝手はやはり秀逸）