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業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 ― 第15回

密なコミュニケーションがプロジェクトの成否を握る!

Backlogなら情報を一元管理してタスクを柔軟に処理できる

2018年05月28日 09時00分更新

文● 柳谷智宣

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 プロジェクト管理サービス「Backlog」の2回目は、自社の業務に合わせた課題の種類やカテゴリー分けを設定したり、コメントやWikiで情報を効率的に共有する方法を紹介する。ユーザーが一目で課題に関する情報を把握できるようにすることが、作業効率をアップし、プロジェクトの成否を左右することになるのだ。

複数ユーザーが多数の課題を抱えていても、情報が整理されていればスムーズに処理できる

課題を「種別」や「カテゴリー」機能で分類し見える化する

 第1回では、プロジェクトを作成し、課題を登録するところまで紹介した。しかし、この時はタスク名とその内容、担当者、期日くらいしか入力していなかった。シンプルな業務ならいいのだが、実際のプロジェクトではさまざまなパターンの課題が発生する。それぞれの状態を把握したり、絞り込めるようにカテゴライズしておきたい。

 そんな時に活用できるのが「種別」だ。たとえば、初期設定ではプログラム開発を想定して、「バグ」といった項目が登録されている。この種別を自社の業務に合わせてカスタマイズしてみよう。まずは、プロジェクト設定から「種別」を開く。削除して追加してもいいが、既存の項目をクリックして変更してもよい。今回は、タスク/要望・提案/トラブル対処/その他、の4つにしてみた。業務フローに合わせて、「依頼」「Q&A」「マニュアル」などとしてもよいだろう。

課題の前に付いている「種別」は「タスク」以外にも用意できる
「プロジェクト設定」の「種別」を開き、「バグ」をクリックしてみる
種別名を付けて背景色を選択し、「登録」をクリックする
順番を入れ替えたら、さらに種別を追加したりできる
課題の登録時に、一番上のプルダウンメニューから種別を選択できる
課題の「種別」をきちんと付けると情報の一覧性が格段に向上する

 次に、設定しておきたいのがカテゴリーだ。「ホーム」画面の右下に、「カテゴリー」として表示され、対応状況を色分けして表示している。しかし、初期設定では何も登録されていないので、すべての課題がまとめられている。

 「カテゴリーの編集」をクリックして設定画面を開き、「カテゴリーの追加」をクリック。利用するカテゴリーを追加していこう。これも業務フローに合わせて付ければOK。たとえば、店舗運営なら、営業/人事/事務/広告/設備といった内容になるし、ライターであれば営業/取材/執筆/校正/校了といった内容にすればいいだろう。

 「種別」と同じように課題の登録時に設定すれば、「ホーム」画面で全体の進捗を一目で把握できるようになる。未対応の色が多いカテゴリーは仕事が滞っていることがわかり、ほとんど処理済みや完了の色になっているところは仕事がない状況になっているということだ。

「ホーム」画面の右下にある「カテゴリー」の編集アイコンをクリックする
設定画面が開くので「カテゴリーの追加」をクリックする
登録する課題のカテゴリーを追加していく
課題登録時に、カテゴリーのプルダウンメニューから選択する。複数登録することもできる
ホーム画面でカテゴリーごとのタスクの進捗をグラフで確認できるようになった

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