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キヤノン「imageFORMULA DR-P208」新登場

「机上にタブレットとDR-P208がないビジネスマンはあり得ない」

ビジネスでドキュメントスキャナーが必須になった理由

2012年12月05日 13時30分更新

文● 二瓶 朗 撮影●篠原孝志(パシャ)

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ドキュメントスキャナーを使った整理術について、角川アスキー総合研究所の遠藤GMに話を聞いた

「超」整理法とドキュメントスキャナーの深い関係

 机上のビジネス資料をデジタル化し、モバイル端末で縦横無尽に活用する――そんなドキュメントスキャナーありきの整理術・仕事術が数年前から密かなブームとなっている。

 今回は、角川アスキー総合研究所の遠藤諭に自身の経験、そしてメディア・コンテンツを専門に扱う同総研ならではの視点から、ドキュメントスキャナーにまつわる話を聞いた。

 遠藤は私物のドキュメントスキャナー、キヤノン「imageFORMULA DR-150」を持ってあらわれた。聞けば、「発売直後に買って以来、愛用してます」とのこと。DR-150の発売は2009年10月。すでにほぼ丸3年、同機を使い続けてきたことになる。さっそく利用法を聞いてみたところ、意外な単語が飛び出した。

遠藤諭。株式会社アスキー・メディアワークス 角川アスキー総合研究所 ゼネラルマネージャー。プログラマーを経てパソコン雑誌『月刊アスキー』の編集長をつとめる。その後、同誌編集人などを経て2008年より現職。『マーフィーの法則』など多数の出版物を手がける

遠藤 「手元の紙文書を定期的にスキャンしてデジタル化しながら、同時に“『超』整理法”を実践しているんです」

 みなさんご存じの通り、「超」整理法とは、経済学者の野口悠紀雄氏が提唱する整理法。

 書類の場合は、封筒やフォルダーに収めて棚に時系列順に並べる。そして、棚から抜き出して再度利用した書類は元の位置に戻さず、棚の左端に挿してしまう。

 これを続けることで、使わない=不要な書類が自然と棚の右端に押し出されていくので適宜廃棄する……という手法で効率よく整理できるというものだ。

遠藤 「『超』整理法に従って、書類をデスク後ろのキャビネットに蓄積しているわけです。ただ、『超』整理法はすべての書類が棚に収められていることを前提としますが、自分の場合だんだんと“外出先でふと参照したい機会”が増えてきたのですね。

 そこでドキュメントスキャナーを使い始めました。物理的に書類を整理する前に、まずはデジタル化してクラウドサービスにアーカイブすることで、外出先でも書類の参照ができるようになりました。

 そしてこれが意外に『超』整理法とも相性がいい。なぜかといえば、“使った順に書類を並べる”という方法は、PCでいうところの“常にフォルダー内のファイルを更新日時順にソートしている”ようなものだからです。

「デジタル化は重要だけど、その作業自体は仕事じゃない。だからその手間を軽減するドキュメントスキャナーは手放せません」(遠藤)。ちなみに、毎年恒例の「超」整理手帳は元々、遠藤のプロデュースによるもの

 余談かもしれませんが、デジカメで書類をデジタル化する、ということも考えました。ところが、デジカメで写真を撮るという行為は意外と工程が多いのですね。

 文書を水平に置いて、立ち上がってカメラを構えて、フレームに収まるように画角を調整してシャッターを切る……これを1枚ごとにやっていたのでは効率が悪いし、何よりデジタル化作業で自分の仕事を中断させたくない。その点、ドキュメントスキャナーの便利さと言ったらないですよね(笑)」

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