できる新社会人になる！ デジタルライフハック特集 第2回

ドキュメントスキャナーで紙資料をすっきり片付ける！

プレゼンテーションやセミナーで
もらった資料を読み込む

　取引先のプレゼンテーションやセミナーで受け取った資料なども、かさばる上にいつ使うのかわからないことがある。とは言え、大抵の場合こうした資料は、ネットからダウンロードできるわけではないので、気軽に捨てるわけにもいかない。そこで、ドキュメントスキャナーの出番だ。

　まず、ステープラーで止まっている書類はばらばらにする。DR-150の場合は、A4サイズまでの原稿に対応している。コピー用紙程度の厚さなら、約20枚までセットできる。ボタンを押せばスキャン開始だ。

ステープラーの針を外す。残っていると紙を巻き込んでしまう

紙をしごいて、2重読み込みなどを防ぐ

原稿をセットして、スキャン開始

　初期設定では、読み取る画像の解像度が「200dpi」に設定されており、カラー原稿のスキャン時間は1分間に5枚程度だ。これが「300dpi」なら、1分あたり3枚となる。パソコンの画面で見るだけなら「150dpi」でも十分だが、印刷して再度紙にする必要が出た場合に備え、高い解像度で保存しておいてもいい。解像度が高くなるほど、保存するファイルサイズは大きくなる。

　スキャンが終わると、スキャンソフトの「CaptureOnTouch」が自動で起動する。出力方法や保存先を指定して、保存すれば完了だ。

保存するファイル形式をプルダウンメニューから選ぶ。ファイル名や保存場所の指定も可能

保存したPDFを開いたところ

　PDFファイルなら、全ページをまとめて1ファイルで管理できる。PDF編集ソフトを使えば、コメントなどを書き込んだり、セキュリティー機能で他人の閲覧や印刷を制御することも可能。DR-150で取り込んだデータは、キヤノン独自の圧縮技術でファイル容量が圧縮されている。例えば、18ページのA4カラー原稿をPDFにしたところ、約6.3MBで済んだ。これならDVD-R 1枚に700ファイル分を保存できる。

　さらに、自動的に文書から文字を認識して、透明なデータで埋め込む「テキストOCR結果付きPDF」なので、取り込んだ文書をキーワードで検索できる。キヤノンのスキャナーはこの文字認識処理(OCR)が高速で、スキャンが終わると同時にOCRも完了する。資料を検索できるようになるのも、電子化の大きなメリットのひとつではある。ただ、スキャン精度はそれほど高くないので、完全なデータベースとして利用するのは少々難しいかもしれない。

PDFビューワーなどから、キーワード検索できる

　A4資料の中に、A3サイズの用紙が挟まっていることもある。DR-150はA4サイズまでしか対応しないので、その場合はA3用紙を切って、半分ずつスキャンする手がある。なお、上位モデルの「DR-2510C」などは、A3サイズの原稿を半折してスキャンし、自動で合成する機能がある。