できる新社会人になる！ デジタルライフハック特集 第2回

ドキュメントスキャナーで紙資料をすっきり片付ける！

　「ペーパーレス化」と言われて久しいものの、いまだにオフィスは紙であふれている。机の上に山積みにしていると、いざというときに目当ての書類や名刺が見つからずに、困ってしまうこともある。紙資料を電子化してパソコンに取り込めば、省スペースに役立つうえ、管理も手軽。情報の活用度も向上し、快適に仕事できるようになる。

　特集第2回目は、ドキュメントスキャナーを使って、紙資料を全部データ化する方法を紹介する。

ドキュメントスキャナーを使えば、紙資料を手軽にデータ化してすっきり仕事ができる

数十枚の書類をまとめて読み込める

　ドキュメントスキャナーとは、ばらばらの紙を数枚～数十枚まとめて1度に読み込みデータ化する機器のこと。個人向けの主流はA4サイズ対応の製品だが、名刺サイズ対応の小型なものからA3サイズ対応の大きいものまで、多彩な製品が登場している。古くからあるドキュメントスキャナーだが、安価なモデルが多数発売され、近頃は熱い注目を集めるようになった。

　ビジネスではさまざまな紙資料を扱う。名刺やはがき、プレゼンテーションでもらった資料や製品のカタログ、紙焼きの写真、さまざまなパンフレットやメモ書き、領収書まで数え切れない。名刺フォルダーに入れたり、書棚を区切る程度の分類方法では、なかなかきちんと管理するのは難しい。何より紙はかさばるし、重い。これらをドキュメントスキャナーで電子化するとどうなるか。全部、捨てられるのだ。

　「書類の電子化」というと難しそうに聞こえるが、コンシューマー向けの製品ならセットアップは超簡単。付属のCD-ROMからソフトをインストールするだけでいい。あとは、USBケーブルでつなげば使えるようになる。今回利用するのはキヤノンのドキュメントスキャナー「DR-150」。サイズが幅280×奥行き95×高さ40mm、重さは約1.0kgとコンパクトで、USBケーブルだけで動作するのが特徴だ。ACアダプターがいらないので、外出先でも利用できる。

キヤノンのドキュメントスキャナー「DR-150」。左が収納状態で、右がフタを開いたスキャン状態。実売価格は3万円程度

書類をセットして、ボタンを押すだけで取り込める

　しかし、USBケーブル1本だけだと電力が足りずに、性能をフルに活かせない。給電用のUSBケーブルを併用するとスキャン速度が上がるので利用したい。ただ、ノートパソコンをバッテリー駆動させているような場合は、当然電力も消費してしまうので状況によって使い分けよう。

ノートパソコンとUSBケーブルで接続

給電用のUSBケーブルをつなげば高速動作が可能。別売りのACアダプターを接続してもいい

著作権や情報漏洩にはくれぐれも注意を！

　ビジネスで使う書類を電子化する際に注意したいのが、著作権や情報漏洩だ。電子化するとファイルをメールで送るなど人に渡しやすくなるが、他人が作成した書類の扱いには注意が必要だ。

　また、会社や取引先の資料を勝手にスキャンするのも危ない。情報漏洩を防ぐために、機密文書のスキャンを禁止している会社がほとんどだ。自分だけが扱う身の回りの書類をスキャンするようにしよう。