【活用事例】ウェブエックス・コミュニケーションズ・ジャパン株式会社『WebEx Meeting Center』
欧米拠点とのグローバル会議に利用 会議運営の効率が飛躍的にアップ！――第一三共株式会社
2007年12月20日 18時00分更新
海外とのグローバルな会議が頻繁に行われる第一三共株式会社では、スピーディで確実なコミュニケーションが必要不可欠！ 大規模な会議から小規模な打ち合わせまでWebExが多くのシーンで利用されている。
時間と距離を超えて綿密な会議を実現
左から川北由布子さん、雑賀紀子さん、戸田真由美さん。
大手製薬メーカー、第一三共株式会社では医療用医薬品の研究開発を行う際、日本国内にある拠点だけでなく、欧州や米国といった海外の開発拠点とも連携を図り医薬品の開発を行っている。
医薬品は、人の命に関わるものであるが故に、綿密な会議を積み重ねて開発することになる。そこで、遠距離との円滑なコミュニケーションを図るために導入されたのがウェブエックス・コミュニケーションズ・ジャパンのWeb会議システム「WebExMeeting Center」だ。
「欧米間のグループ会社で会議を行う際にWebEx MeetingCenterが使用されていたこともあり、2003年1月から国内の拠点でも試験的に使用を始めたのです」と同社プロジェクト推進部の川北由布子さんは話す。
WebEx Meeting Center導入以前は電話、またはテレビ会議システムのみがグローバル会議時のコミュニケーション方法となっていた。
「会議を運営する立場として資料の共有が一番難しいところでした。別々の拠点で同じ資料を見ているかどうかをいちいち確認しながら進める必要がありました。また資料も会議の1日前には用意し、配布したり、きちんと届いているかを確認するなどの手間がかかっていました」
●グローバル会議の利用イメージ
従来は、テレビ会議または電話会議のシステムを利用し、紙の資料を手元に置いてグローバル会議を進行。会議中、どうしても言葉で伝えにくい場合は、ホワイトボードに書いた図を映し込んで表現した。現在はテレビ会議とWeb会議のシステムを併用。テレビ会議システムで発言者が誰なのかが理解でき、Web会議で資料の閲覧と書き込みが可能になるため、進行もスムーズだ。（画像クリックで拡大）
ポインタとチャット機能がミスを減らしイライラを解消
このような問題の解決に役立ったのが、WebExのアプリケーション共有やファイル共有といった機能だ。会議メンバーのPCにインストールされていないアプリケーションで作成された資料を共有できるため、会議もスムーズに進行する。今では会議の10分前までに資料を用意すればいいようになったという。
他にも、グローバルな会議で使える機能は多い。
「ポインタ機能はたいへん便利ですね。同じ資料のスライドを見ている時でもどの部分を見ているのか、ということが一目でわかります。また、会議終了後の質問タイムで、前のスライドに戻って『この案件ですが…』といった具合にすぐに確認が取れます。特に英語で進行する会議ですと、その場で確認しておかないと後々混乱を招くこともあるので重宝しています」
グローバルな会議の場合、会議中の音声や映像がきちんと流れているかなど、不具合が生じたときのための態勢を整えておく必要がある。その際も、チャット機能を使えば、たとえば、音声技術者や担当者に、「音声が不通」になっている旨を伝えれば、会議を中断することなく即座に対処できる。
また、会議の趣旨とは異なる発言をしている人に対して、そのことを他のメンバーに知られることなく個別に指摘することができる。
国内外の出張費などコスト削減にも効果！
同社では会議の規模によりテレビ会議とWeb会議、電話会議とWeb会議といった使い分けを行っているが、これに同時通訳を入れるグローバル会議ともなると、誰が話をしているのかがわかりづらいというケースもある。テレビ会議と併用する際は、話し手の顔をクローズアップしたり、他のメンバーの顔のサイズを調整したりすることで問題も解消できる。
第一三共の大会議室では、Web会議システムによる資料画面とテレビ会議システムによる映像画面の2画面をプロジェクタでスクリーンに投射し会議を進行。なお、WebEx MeetingCenter上でも発言者の映像を掲載できる。
また、サービスの導入以前は、会議終了後に作成する議事録で会議決定事項を確認していたため、時間的なロスが発生していた。しかし、WebEx MeetingCenterを利用することで、合意点や修正個所をその場で会議資料に書き込み、参加者の記憶が鮮明なうちに確認・情報共有ができるようになったため、業務の効率が大幅にアップした。
「Web会議システムとテレビ会議システムを併用すれば必ずしもフェース・トゥ・フェースでなくてもいいので、出張費など、コスト削減にもつながりますし、日常業務の中でもPCを開くだけで1対1のコミュニケーションが簡単にできます。しかも、セキュリティも万全なのでWebExMeeting Centerを利用するメリットは大きいですね」
| 名称 | 第一三共株式会社 |
|---|---|
| 設立 | 2005年9月28日 |
| 本社所在地 | 東京都中央区日本橋本町3-5-1 |
| 従業員数 | 1万5358人 |
| 事業内容 | 医療用医薬品の研究開発・製造・販売等。三共株式会社と第 一製薬株式会社が2005年に共同持株会社設立。07年4月 に完全統合を果たす。 |
