外部とのやり取りにも積極的に活用したい
liburaの利用には、アカウント登録が必要なので、外部の筆者などに利用をお願いするのは、やや敷居が高いと感じさせる。とはいえ、アカウント登録自体は、メールアドレスとパスワードを設定するだけなので手間は少ない。
それよりも重要なのは初めて使うユーザーでも違和感なく使えるかどうか、特別な説明をされなくとも直感的にすぐ操作が分かるかどうかではないかと思う。その点でもliburaは非常によくできていると思う。
リッチなインターフェースは、Silverlightが動作することが前提となるため、対応ブラウザーとOSに一部制限があるが、Windows XP以上でInternet ExplorerやFirefox、Mac OS XでSafariを利用するのであれば問題ない。
| 対応環境 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| OS | IE8 | IE7 | IE6 | Firefox2/3 | Safari3/4 |
| Windows Vista | ○ | ○ | ── | ○ | ── |
| Windows ７ | ○ | ── | ── | ○ | ── |
| Windows Server 2008 | ○ | ○ | ── | ○ | ── |
| Windows Server 2008 R2 | ○ | ── | ── | ── | ── |
| Windows XP SP2以上 | ○ | ○ | ○ | ○ | ── |
| Windows 2000 SP4以上 | ── | ── | ○ | ── | ── |
| Windows Server 2003（IA-64を除く） | ○ | ○ | ○ | ○ | ── |
| Mac OS X 10.4.8以降 | ── | ── | ── | ○ | ○ |
仮に操作に迷った場合でも、オンラインストレージという特性を生かして、liburaの活用マニュアルやTipsが共有されているので、それを参照すればいい。
必要な情報にスピーディーにアクセスし、再利用も進む
現在編集部では以下のような用途でliburaを利用し始めている。
- 編集会議に提出する「企画書」「ラフレイアウト」の共有
- 企画書やラフレイアウトのひな形の共有
- 一部外部編集との「原稿」「画像」素材のやりとり
- CMSの利用方法、表記統一などのドキュメント
これまでこういったドキュメントは、基本的に個人で管理し、必要に応じて紙やメーリングリストで配布する形にしてきたが、編集部内部でみた一番の収穫は情報のありかが明確になり、情報の再利用が進んだことだ。
これまでは必要な情報を担当者しか把握していない。あるいは配布した資料をなくしてしまって、再度配り直すといったムダが発生していた。これは時間的にも手間の上でもロスになるが、一番の問題点は何かを始めるために、情報のありかを探すという手間が入ることで、本当の目的に取り組む意気が削がれるという部分だったように思う。
情報がどこにあるかが明確になれば、過去の資源を活用した提案や作成を実施していこうという意気が上がる。これが情報の再利用を進めているように感じる。
また、外部とのやり取りではこれまで専用のメーリングリストを用意していたが、タスクの確認（発注）と素材のやり取りだけでなく、仕事の過程で生じる議論や連絡事項（原稿を読んだ、公開したといった1行レスを含む）なども同時に扱っていたために、メールの流量が増え、非効率が生じていた。
この点が解消されたのは大きい。また、校正作業などのフィードバックに関しても、テキストで「この部分をこう直してください」と説明するよりも圧倒的に分かりやすくなった。
通常編集部では、筆者の作成した原稿を担当編集が査読して形にし、それをデスクが細かくチェックしたうえで公開するという手順を踏むが、取材などで働くサイクルがずれると時間のロスが生じがちである。オンライン上で確認でき、指示が出せるというのは大きく、この点の効率化も進んでいると思う。
まだ実際に運用をし始めて日が浅いため、すべてがうまく回っているとは言いにくいが、使い始めた感触としてはかなりいい。1GBと比較的大容量の記憶が可能という点で、動画コンテンツなども扱えればとは思うが、このあたりは今後の展開として注目したいところだ。
少なくとも、liburaの導入によって、編集部のワークフローに小さいが、確実な変化が生じているのは確かだ。
※liburaはこれ以外にも多彩な活用が可能です。後編では個人での利用に主眼を置き、効果的な活用方法を見ていきます。
