オフィスでGoogleアプリ活用 第2回

分類しないメールソフト Gmail

「スレッド」をまとめて管理

　ある人とメールのやり取りをする場合、一般的なメールソフトでは、こちらから送ったメールは送信フォルダに、受け取ったメールは受信フォルダか自分で分類したフォルダに置かれることになる。一連の情報が2カ所に分散してしまうわけで、意外と不便なものだ。

一連のメールをスレッドでまとめて表示する

　Gmailではメールを「スレッド」単位で管理しており、あるメールに対して「返信」でやり取りされたメール群はスレッドと呼ばれ、ひとまとめにされている。画面中央にはたくさんのメールが並んでいるように見えるが、実はこの1つずつがスレッドである。あるスレッドをクリックすると、サブジェクトと発信者の名前が表示され、「すべて展開」というリンクをクリックすると、メールの内容がまとめて表示される。

　スレッド単位でまとめて管理することで、関連する情報を1つにまとめられる。会話や意見交換の流れを把握するのにも役に立つ機能だ。

　なおスレッドはメールのサブジェクトで管理されているため、サブジェクトを変更すると、別スレッドとみなされてしまう点に注意しよう。返信の際にサブジェクトの先頭に付加される「Re: 」は、変更とみなされないので、そのままにしておけばよい。