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「NetStor」シリーズを導入して、日常業務にひそむ“小さな無駄”を減らそう

エレコムLinux NASのオフィス導入で、働き方を「ちょっと改革」する

2018年02月27日 08時00分更新

文● 大塚昭彦/TECH.ASCII.jp

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 現在、多くの企業で「働き方改革」が課題になっている。とはいえ、ほとんどの企業では「残業時間の削減」の段階にとどまり、本来目標とすべきオフィスワーカーの「業務生産性の向上」にはなかなか取り組めていないのが実情のようだ。

 業務生産性を向上させるためには、「無駄な会議をなくす」など文化面での改革、「テレワークなど柔軟な働き方を実現する」など制度面での改革、そして「業務を自動化/省力化するITツールを導入する」など仕組み面での改革など、幅広い領域で少しずつ改革を進めていく必要がある。これらすべてをすぐに実現するのは難しく、企業の経営層が積極的にリードしていかなければ事態は動かない。

 とはいえ、「働き方改革」は経営者だけが考え、取り組むべきというものでもないだろう。現場でも、ふだんの業務にひそむ細かな“無駄”を発見し、減らしていくことはできるはずだ。本稿では、エレコムの「NetStor」シリーズの導入で、働き方を「ちょっと改革」していく方法を考えてみたい。

コスパが高く、SOHOや中小企業でも導入しやすい「NetStor」シリーズ

 NetStorシリーズは、エレコムが提供する法人向けのLinux NAS(ファイルサーバー専用機)だ。

エレコムのLinux搭載NAS「NetStor」シリーズ(写真は4ベイデスクトップモデルの「NSB-7A5BLシリーズ」)

 NetStorの特徴はまず、導入するオフィスの規模に合わせて豊富なモデルが用意されていることだ。ドライブベイ数が1~5ベイの合計9シリーズをラインアップしており、それぞれ付属ハードディスク(HDD)も1~4TBの4種類から選択できる。したがって、SOHO/小規模オフィス(50人規模)から中規模オフィス(100人規模)まで、ユーザー数と必要なストレージ容量に合わせて最適なモデルを選び“ムダのない買い物”ができるわけだ

 初期導入コストを抑えられるように、4~5ベイモデルでは一部のベイを空きの状態で提供する(後からHDDを購入/追加できる)モデルもある。こうしたモデルでは、たとえばHDD 2台からスタートし、3台、4台と増設していくのに合わせて、運用中のデータを保持したままRAID 1→RAID 5→RAID 6と移行できる「オンラインRAID移行」機能を備えている。現在はまだそれほど容量は必要ないが、数年後を見越して拡張性のあるモデルを選びたい、という中小オフィスにぴったりだろう。

NetStorは豊富なラインアップから最適なモデルを選べる。左から2ベイモデルのNSB-5A2BL、5ベイモデルのNSB-7A5BL、1U4ベイモデルのNSB-7A4RL

 また、Annapurna Labs社製の高性能マルチコアCPU、暗号化専用ハードウェアエンジン、RAID 5/6アクセラレーター(4ベイ以上のモデル)を搭載しており、高速な処理速度を実現している。上位モデルでは10ギガビットEthernetにもオプション対応しており、大容量ファイルを読み書きする場合もストレスが少ないだろう。

 またSOHOや小規模オフィスの場合、専任のIT管理者がいない場合が多い。そんなオフィスでも困らないように、簡単に設定や運用管理ができるのもNetStorのメリットだ。たとえば設定を行う「コントロールパネル」画面は、WindowsやMacのそれに似たGUIのデザインであり、表示もすべて日本語なので、初めて触れるユーザーでも簡単に機能を理解し、使えるはずだ。

管理画面で各種設定を行う「コントロールパネル」。わかりやすい表示で初めてでも安心だ

 何かわからないことがあれば、製品の設定について詳しく紹介するサポートポータルの「えれさぽ」を参照したり、年中無休/技術料・相談料不要のサポートダイヤルに問い合わせたりすればよい。エレコムは国内でサポートセンターを自社運営しており、購入前の機種選びから購入後の設定、トラブル対応まで、幅広く相談に乗ってくれる。こうした“とことんサポート”の姿勢も、エレコム製品を選ぶ安心感だ。

添付メールをやめて、 社内のファイル共有を「ちょっと改革」

 それでは、NetStorをオフィスに導入することによって、どのように「働き方」を改善できるだろうか。以下、いくつかのユースケースで考えてみたい。

 まずは、社内でのファイル共有からだ。たとえば「メールの添付ファイルで社内共有する習慣をやめる」というのはどうだろうか。社内で業務ファイルを共有する際に、関係者全員にファイルを添付したメールを送信している、というオフィスはまだまだ多いだろう。たしかに手軽かもしれないが、こうした習慣にはいくつかの問題がある。

 ひとつは、社内に同じファイルの「コピー」が多数できてしまう点だ。特に、受け取った複数の担当者がそれぞれ追記してメールで返信するといった方法だと、どのファイルが最新のものなのか混乱しやすく、データの取りまとめなど作業の無駄も多くなる。

 また、ファイルを添付したメールの場合、送信先を間違えて情報漏洩してしまうリスクもある。社外の取引先はもちろん、社内であっても特定の担当者/担当部署以外に見せてはいけないファイルもあるはずだ。

 NetStorを使えば、1つのファイルを関係者全員で共有し、そのファイルに対してそれぞれが追記していくことができる。この方法のほうがスマートだろう。関係者には、ファイルの保管場所(Windows共有のパス)をメールで知らせるだけでよい。ちなみにNetStorの場合、共有フォルダ(トップディレクトリ)単位だけでなく、サブフォルダへもきちんとアクセス権限が設定できるので、組織構成に応じて細かな単位で安全にファイルを共有できる。

 社外からでもアクセス(ダウンロード)できるようにしたい場合は、標準搭載の「File Station 5」ツールが便利だ。NetStorにブラウザでアクセスし、File Stationを立ち上げ、右クリックすれば共有リンク(URL)が生成される。この共有リンクをコピーしてメールしてもよいし、File Stationの画面上から直接、共有リンク入りのメールを送信することもできる。

「File Station 5」ツールの画面。Webブラウザ上で共有フォルダ/ファイル内容を閲覧できる
「File Station 5」から共有リンク入りのメールを送信

 ちなみに、ここで生成する共有リンクには有効期限が設定できる。また、管理画面から共有リンクを無効にすることもできるので、万が一、メールを誤送信してしまった場合の情報漏洩リスクも抑えられる。

 そもそも、社内で共有するような業務ファイルは重要な“ビジネス資産”であり、きちんとデータ保護されたドライブに保存するのが鉄則だ。その意味でも、業務ファイルは個々人のPCではなくNASに集約して、RAIDやバックアップなどを適用し、一貫性のあるデータ保護を行うべきだと言えるだろう。

オフィスに戻らず仕事を進める、社外での業務を「ちょっと改革」

 業務生産性を高めるための効果的な施策として、よく取り上げられるのが「リモートワークの実現」だ。もちろん、いきなりフルタイムの在宅勤務のような、ハードルの高い取り組みを始めるのは難しいかもしれない。だが、外出先で、わざわざ時間をかけてオフィスに戻らずにできる作業が増えるだけでも、ちょっとした生産性の向上になるはずだ。幸い、最近はスマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスも普及している。

 外出先や出張先でよくあるのが「必要なファイルを持ってくるのを忘れた」という事態だ。あるいは、外出先で業務を進めるうちに、新たな資料が必要になってしまうというケースもあるだろう。

 外出先から社内LANにアクセスできるVPN環境が用意できればベストだが、少しコストがかかる。だがNetStorならば、コストをかけることなく社外からアクセスできる環境を実現できる。SFTP(SSH File Transfer Protocol)サーバー機能を備えており、セキュアな暗号化プロトコルによるファイル通信(ダウンロード/アップロード)に対応しているからだ。

 なおSFTP対応のクライアントソフトは、各OS(Windows、macOS、iOS、Android)向けにさまざまなものが提供されている。無償で利用できるソフトもあるので、そこから選べばよい。

SFTPの利用例。Windowsクライアント「WinSCP」iOSのSFTPクライアント/ファイルビューワ「FileExplorer」

“兼任IT管理者”ならば手間を省こう、運用管理も「ちょっと改革」

 中小規模のオフィスではIT専任担当者はいないことが多い。そのため、NASを導入すれば、誰かが“兼任IT担当者”としてふだんの運用管理を任されることになるかもしれない。ほかの業務に忙しい中で、なるべく運用管理には手間をかけたくないはずだ。

 先に触れたとおり、NetStorはわかりやすい日本語GUIの管理画面を備えている。加えて、ふだんの運用では「ダッシュボード」を見るだけで、本体が正常に動作しているか、リソース負荷はどうか、空きディスク容量はまだ十分にあるかどうかといったことが一目でわかるようになっている。

「ダッシュボード」画面。ふだんの運用に必要な情報はここにまとめて表示される

 また「警告」や「エラー」の発生時や、新しいファームウェアのリリース時には、管理画面に表示するだけでなく、管理者へメールで通知する機能も備えている。これを設定しておけば、ふだんは管理画面を見る必要もなくなり、たとえばディスク容量が一杯になるまで気がつかなかった、といった管理ミスも防げるはずだ。

 エレコムが無償提供するクラウドサービス「NASみる」も便利だ。管理対象のNetStorを登録しておけば、NetStorから定期的にステータス情報がNASみるクラウドに送信され、最新の稼働状態が見られる。NASみるはインターネットからアクセスできるので、外出先や出張先からでも、正常に稼働しているかどうかを知ることができる。

「NASみる」に登録すれば、外出先からでもNetStorが正常稼働しているかどうかを確認できる

 そのほかにもNetStorでは、スケジュール設定によるバックアップの自動実行や、自動パワーオン/オフなどの機能も備える。こうした機能を活用すれば、ふだんの運用管理の手間が大幅に省けるはずだ。

* * *

 多くの企業が新年度を迎える春は、オフィスにあるIT機器の更新や追加のタイミングでもあるはずだ。その検討項目のひとつとして、ぜひともエレコムNetStorの導入を追加してみてほしい。

(提供:エレコム)

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