【サービス紹介】ウェブエックス・コミュニケーションズ・ジャパン株式会社『WebEx Meeting Center』
「フリートライアル」からスタートすれば、誰でも容易にWeb会議を立ち上げ可能
2008年06月24日 00時00分更新
WebEx導入までの流れ
【POINT 1】
フリートライアルを体験することで自社のネットワークをチェックできる
いくらSaaSが安くてすぐやめられるからといって、いきなり導入するのは考えもの。後になって使えないとわかったら、結局はムダになってしまう。
それを防ぐために、WebExでは無料のトライアルをすすめている。実際に使うのと同じ状況で何度もテストし、サービスが要件を満たしているかどうか、自社のインフラがサービスに適合しているかどうかをチェックするのだ。
よくあるトラブルとしては、「東京の本社では使えたのに、静岡の支社からは使えない」というケースがある。各拠点ごとで広域ネットワーク(WAN)までの回線の太さが異なっていることが原因であることが多い。 Web会議を快適に利用するためには、各拠点からWANまでの回線、WAN回線、インターネット回線の3種類をチェックする必要がある。
また、マイクやスピーカーなど、実際のWeb会議で使用する機材も、あわせてテストしておくといい。特に会議室で多数が発言する場合などは、部屋の状況とマイクの性能によって、音声が聞き取りづらいことがある。スカイプなどの音声チャットが利用できる環境なら、ほぼ問題はないはずだ。
【POINT 2】
WebExの管理画面を使えば、詳細なカスタマイズが可能になる
WebExには、あらゆる設定をコントロールできる管理画面がある。これは管理者にしか利用できないものだが、ここであらかじめ設定をしておくことで、スムーズなWeb会議が可能になる。
たとえば、ミーティングに使用した画面に対して印刷を許可するかどうか。あるいは、チャットの利用をするかどうか。画面のレイアウトなどカスタマイズ的なことも、ここで操作できる。WebExの豊富な機能を充分に利用するためには、まず管理画面をマスターすることだ。
といって、実際の操作では難しいことは何もない。基本的にはプルダウンメニューから望みの項目を選ぶだけで設定がすんでしまう。このあたりの使い勝手の良さも、WebExの圧倒的なシェアに寄与しているはずだ。
管理画面のメニューは多岐にわたるので、一度で全部覚えるのはとても無理。繰り返し眺めながら設定を試し、段階を踏んでマスターすることだ。慣れたつもりでも、見落としていた機能を発見することもあるだろう。
【POINT 3】
帯域コントロールでビデオ映像を制御
インターネットは専用線ではないため、Web会議の利用中に帯域が不足することもある。そうなると映像が乱れたりするが、そんなときは「ビデオオプション」から「セッションのオプション」を選び、「輻輳コントロール」ですべての出席者の帯域幅を制限すればいい。
会議中にトラブルが発生しても、あわてることなく対処できる。そういう仕組みがあることが、Web会議を有効活用するポイントなのだ。
その他導入POINT
●導入の難易度
導入そのものは簡単だが、安心して使うためには社内ネットワークのチェックや利用するPCの設定チェック、使用するマイクやスピーカー、カメラのテストなどが必須。
●導入のコスト
利用形態によって費用は異なるが、リアル会議に比べれば桁違いに安く、自社でシステムを構築する場合と比較しても、コスト面、セキュリティ面で格安となる。
●導入の注意点
多くの人はPCやインターネットに慣れていても、リアルな映像や音声のハンドリングには慣れていない。たいていのトラブルがそこに集中するので注意が必要。
提供形態 | SaaS |
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用途 | Web会議、オンラインセミナー、eラーニングなど |
業種 | 特に問わない |
部門 | 特に問わない、会計事務所 |
動作環境 | 【対応OS】Windows98、2000、XP、Vista。その他Mac OSX、Linux、Solarisに対応。 |
利用料金 | 初期費用は要見積もり。月額利用料は5万2500円(税込)~。 |