仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第69回

用事が済んだらファイルの共有は解除しておこう

OneDrive for Businessの組織外共有ファイルを確認する

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はOneDrive for Businessの検索機能で外部共有しているファイルの確認方法に注目する。

コンプライアンス検索機能を使う

　OneDrive for BusinessのWebサイトにアクセスすると、ページ左上に「すべて検索」というテキストボックスが用意されている。通常であればファイル名などをキーワードに検索を試みると思うが、今回覚えてほしいのはクエリだ。Microsoftは2015年ごろから、DLP(データ損失防止)の一環としてコンプライアンス検索機能を用意している。たとえばクレジットカード番号を含んだファイル検索などに用いるが、同様に使用できるのが組織外に共有されているファイルを列挙するクエリ「ViewableByExternalUsers」だ。

　Microsoftの説明によれば、「ViewableByExternalUsers:true AND SensitiveType:"Credit Card Number"」をクエリとして投げるとクレジットカード番号と判定された内容を含むファイルを検索できる。ただし、通常の企業でクレジットカード番号を含んだファイルをそのまま格納しているケースは少ないと思われるので、「ViewableByExternalUsers:true NOT FileExtension:aspx」の実行結果をご覧いただきたい。

「ViewableByExternalUsers:true NOT FileExtension:aspx」の実行結果

　検索時は論理演算子でクエリや条件を組み合わせるが、「NOT FileExtension:aspx」は文字どおり拡張子「aspx」を持つActive Server Pagesファイルを除外するというもの。筆者は執筆した記事をOneDrive for Businessで編集者と共有しているため、検索結果として多くのファイルが列挙されているが、一般的な企業であればプロジェクトが終了したのに共有したままのファイルなどを探して、共有解除しておこう。

対象となるファイルを選択し、「アクションの表示」ボタンで詳細ウィンドウを開いてから、「アクセス許可の管理」を選択する

「共有を停止」→「共有を停止」と順にクリックすると、対象ファイルの共有を解除できる

　他方で他部署へ異動したユーザーを共有対象から除外したいケースも少なくはない。そのような場面では組織内で共有しているファイルを検索するクエリ「SharedWithUsersOWSUser」を使ってほしい。たとえば除外対象のメールアドレスが「[e-mail]」ならば「SharedWithUsersOWSUser:"[e-mail]"」と実行する。筆者は"1人Office 365"のため実行結果を示せないが、ファイルを最後に変更した日付を指す「LastModifiedTime」や、最終更新者を指す「ModifiedBy」といったクエリと組み合わせて、OneDrive for Businessをビジネスに活用してほしい。

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• Microsoft Office 365