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仕事に差がつく!阿久津良和「Office 365のスゴ技」 ― 第43回

チームのアーカイブ、多数メンバーの一括招待、機械翻訳機能

これは便利かも!Microsoft Teamsの最新機能3選

2018年09月03日 11時30分更新

文● 阿久津良和 編集 ● 羽野/TECH.ASCII.jp

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本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ&Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

 Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はMicrosoft Teamsの最新機能に注目する。

 企業内のチャットや会議、音声通話でコミュニケーションを加速させるTeamsだが、他の毎月何らかの機能更新が行われている。追加機能の情報は、Office 365 RoadmapでTeams関連の項目を検索すると確認できる。本稿では、Teamsの直近の新機能のうち、興味深い3つ紹介する。

1.Office 365の機能に関する進捗状況を確認できる「Office 365 Road map」

案件が終了したチームは「アーカイブ」機能で読み取り専用に

 直近の新機能として興味深いのが、チームのアーカイブ機能だ。例えば案件用に立ち上げたチームが、案件終了に伴い不要になったとしよう。そのまま削除するのは簡単だが、顧客との取引履歴や知見の蓄積を目的として残したい場合、アーカイブすることで、チームを読み取り専用にして情報だけ保存することができる。

 アーカイブ済みチームは「アクティブ」から「アーカイブ」に移され、各チャネルを参照しても、「このチームはアーカイブ済みのため、追加のメッセージを投稿することはできません」と表示される。これならメッセージの内容やWikiに代表されるアプリへの投稿などもそのまま残せるだろう。なお、Wikiなどのコンテンツも読み取り専用にする場合は、<SharePointサイトをチームメンバーに対して読み取り専用にする>にチェックを入れればよい。

2.<管理>ボタン→対象となるチームの<その他のオプション>ボタン→<チームをアーカイブ>と順にクリックする3.確認をうながすメッセージが現れたら、<アーカイブ>ボタンをクリックする
4.アーカイブ済みチームは「チームを管理」でアーカイブに分類される5.アーカイブ済みチームのチャネルを開くと、上部およびメッセージ入力ボックスに読み取り専用であることを示すメッセージが加わる
6.アーカイブ済みチームは「チームを管理」でアーカイブに分類される

チームへの参加を簡易化する「参加コード」機能

 Teamsでメンバーを追加するには、メールアドレスベースの操作が必要だ。この操作を容易にするのが「参加コード」の存在である。本機能は教育関係者向けカンファレンスBett Show 2018で発表した経緯から分かるとおり、多数の生徒をチームに参加させるための機能だ。

 図7~図11で示したようにコード生成が可能になったことは確認できたが、本稿執筆時点でコードを入力する場面を見つけることができなかった。Microsoftアカウント環境でゲストアクセス可能なチームのURLを参照してみたが、該当するチームが現れない。未確認だが、Azure Active Directoryアカウントが必要なのだろう。先のOffice 365 Roadmapにも記述がないため本稿で取り上げるのは早計だが、企業内での利用シーンを鑑みれば注目に値する機能だ。今後の動向は追って紹介する。

7.対象となるチームの<その他のオプション>ボタン→<チームを管理>→<設定>タブ→<生成>ボタンと順にクリックする8.これでチームのコードが生成される。<リセット>はコードの再生成、<削除>は文字どおりコードを削除する
9.先の画面で<全画面表示>をクリックすると、生成コードと共に参加方法が示される10.参加コードを有効にすると<保留中の要求>タブが現れる
11.MSAアカウントで参加を試してみたが、エラーとなってしまった。Office 365 Education向け機能として発表していることから、AADアカウントが必要なのかもしれない

言語の壁を取り除く「インライン翻訳」機能

 Microsoftが翻訳機能に注力してきたのは周知のとおりだが、ようやくTeamsからもMicrosoft Translator機能を呼び出すことが可能になった。特に難しい操作は必要なく、英文など他言語のメッセージに同機能を適用するだけだ。これで同じチーム内で働く同僚が日本語を苦手でも、もしくは米国本社との会議にもTeamsを使えば言語の壁を容易に飛び越えられるだろう。

12.翻訳したいメッセージの<その他のオプション>ボタン→<翻訳>と順にクリックする13.するとメッセージは翻訳済みであることを示すアイコンと共に、日本語(もしくは使用言語)に翻訳される。なお、元のメッセージを表示させるには、<その他のオプション>ボタン→<元のメッセージを参照>と順にクリックすればよい

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