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柳谷智宣がAdobe Acrobat DCを使い倒してみた第16回

マイクロソフトの「Sway」も表示可能

WordやExcel、画像などを1つのPDFファイルにまとめてみる

2017年07月12日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

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本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第16回は、WordやExcel、画像、テキストなどを1つのPDFファイルに格納してみる。

 

複数のファイルを格納したPDFファイルの作り方

 1つのプロジェクトで使うファイルをまとめておくと、必要な時にサクッと利用できるので便利。人に渡す時も、パックになっていれば楽だ。Acrobat DCでは、PDFファイルに複数のファイルを格納することができる。PDFだけでなく、オフィス文書や画像などでもOKだ。

 さらに、対応しているファイルならAcrobat DC内でプレビューできるのも手軽。それぞれのアプリを開く手間がかからないのだ。インターネットコンテンツも格納でき、もちろんそれもプレビューできる。

 まずは「ツール」から「PDFを作成」を開き、「複数のファイル」を選択する。右側のメニューから「PDFポートフォリオ」を選択して、「次へ」をクリックする。ファイルの追加画面が開くので、格納したいファイルやフォルダーをドラッグ&ドロップする。すべて追加したら「作成」をクリックしよう。ちなみに、後でファイルを追加したり削除することもできる。

「ツール」の「PDFを作成」から「複数のファイル」を選択。PDFポートフォリオ」を選び、「次へ」をクリックする
格納したいファイルを入れる
「作成」をクリックするとポートフォリオが作成される
複数のファイルを格納したPDFファイルが作成された

マイクロソフトの「Sway」も表示可能

 左側のサムネイルを選択すると、右側にプレビューが表示される。オフィス文書などは、マルウェアの可能性もあるのでいきなり表示せず、確認画面が開く。問題ないなら、「プレビュー」をクリックすれば表示できる。毎回クリックするのが面倒なら、「この形式のファイルを常に信頼し、プレビューを表示します」にチェックしてもいい。WordでもPowerPointでも普通に表示でき、ページをめくることも可能だ。

 左上の「ファイルの追加」ボタンをクリックすると、ファイルやフォルダーWebコンテンツを追加できる。画像などのURLだけでなく、ウェブサイトでもOK。マイクロソフトのコンテンツ作成サービス「Sway」も表示できる。

オフィス文書などは「プレビュー」をクリックする
PowerPointのスライドを表示できた
追加ボタンから「Webコンテンツを追加」をクリックする
ファイル名とURLを入力する
Acrobat DC内で「Sway」のコンテンツを表示できた

コンテンツをPDFファイルに変換してみる

 ポートフォリオ内のファイルは右クリックメニューから操作できる。「元のアプリケーションでファイルを開く」をクリックすれば、関連付けられているアプリが起動する。ファイルを個別に保存したいなら、「ポートフォリオから抽出」をクリックすればいい。ファイルを削除したり、順番を入れ替えることも可能だ。

 また、ポートフォリオ内の右クリックメニューから、コンテンツをPDFファイルに変換することもできる。作成されたPDFファイルは同じ場所に保存されるので、不要であれば元のファイルを削除できる。

ファイルの右クリックメニューから「ポートフォリオから抽出」をクリックする
保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックする
右クリックメニューから「PDFに変換」をクリックする
コンテンツがPDFファイルに変換される
ポートフォリオ内に同名のPDFファイルが作成される

複数のファイルを格納してるPDFに保護機能をかけてみる

 ポートフォリオで便利なのが、保護機能だ。複数のファイルを格納しているとはいえ、PDFファイル形式で保存される。そのため、「第4回 PDFファイルに印刷禁止やコピー不可のセキュリティをかけてみる」で紹介したセキュリティー保護機能が利用できるのだ。

 第三者に見られたくないファイルを送る際に、ポートフォリオのPDFファイルにパスワードをかけておけば安心。取引先には別途パスワードを連絡すればいい。

「ファイル」メニューから「ポートフォリオのプロパティ」をクリックする
文書を開くときのパスワードを設定する

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