送り状を一括管理して出荷業務の負担を大幅に低減 サーモスへのユーザックシステム「送り状名人」導入事例
ユーザックシステムは9月20日、サーモスにおける出荷業務の改善事例を公開した。
断熱ボトルで知られるサーモスは中期計画の全社的課題として業務の効率化を掲げ、あらゆる部門・部署で検討を進めていた。そのなかでロジスティクス部物流管理課では出荷業務の効率化が課題のひとつとし、複数の運送会社を利用して出荷する際の伝票の作業効率化が、最も緊急性が高いとの結論に至ったという。
以前は送り状控ファイルが段ボール2箱／月あった
具体的には、受注の際データ入力の時間がかかっていたうえ、送り状自体もボールペンで個数・重量の記入作業を伴っており、その作業負荷を低減するという問題意識が高まっていた。業務改善のソリューションとしてユーザックシステムの「送り状名人」がコスト面やシステムの柔軟性、出荷現場の工数削減が実現できることから採用。
（左）受注データを集約・確認し一括出力指示 （右）6台のプリンタが運送会社別の送り状を一斉にプリントアウト
送り状名人導入による送り状発行行程削減効果
送り状名人の導入で、出荷指示から送り状発行までのプロセスがシンプル化。事務所での発行プロセスを取ってみても効果が感じられたという。それまで運送会社ごとに、異なる手順で複雑な出力を余儀なくされていたものが、1人のオペレーターのPC入力で全運送会社向けの送り状が一斉に短時間で出力されるようになり、送り状発行工程の6割減をはじめ、膨大な時間を費やしていたファイリング作業などで顕著な効率化を実現。
また、複写式送り状だった改善前の業務では、送り状控の量だけでも1ヵ月に段ボール2箱分、問い合わせ対応のため営業所別・日別にファイリング・保管していたものが、送り状名人導入後はゼロとなった。