ユーザックシステムが電帳法対応でのRPA活用についてセミナーを実施
待ったなしの電子取引の電帳法改正対応 クラウドサービスとRPAで乗り切れ
ユーザックシステムは「今後増大する電子取引の自動化」というタイトルで、電子帳簿保存法の改正に関するセミナーを実施。ユーザックシステム RPAカスタマーサクセス部 渡辺 大輔氏が、RPA製品「Autoジョブ名人」「Autoメール名人」と、電帳法対応の「ClimberCloud」（NTTデータビジネスブレインズ）を活用した電帳法対応の自動化について解説した。
渡辺氏によるAutoジョブ名人によるWebEDI自動化デモ
電帳法改正で電子取引の紙保存はNGに
1998年に施行された電子帳簿保存法（以下、電帳法）は、原則紙の保存が義務づけられている帳簿（納税者の国税関係帳簿書類）保存を、一定の条件を満たした上で、電子データとして保存・授受できるようにする法律。区分としては、会計ソフトなどで作成した帳簿や書類をデータのまま保存する「電子帳簿保存」、紙で受領・作成した書類をデータ保存する「スキャナ保存」、そしてEDIやメールで電子的に授受した取引情報をデータ保存する「電子取引」の3つに分類される。
そして、2022年1月の電帳法の改正により、紙による保存は基本的にNGになる（その後、2024年1月まで猶予ができた）。つまり電子取引は電子保存が義務化されることになる。ユーザックシステムの渡辺 大輔氏は、「電子帳簿とスキャナの保存は電子保存が進めやすくなる一方で、電子取引に関しての要件は強化されます。データのままで保存する必要があります」と指摘する。
では、電子取引のデータ保存はどのような要件が強化されたのか？ 前述した通り、そもそも紙に印刷して保存することが認められなくなり、代わりに電子的に授受したオリジナルデータの保存が必要となる。そして、オリジナルデータの保存においては、真実性と可視性という2つの要件が求められる。
電子取引のデータ保存で必要な真実性と可視性
真実性の要件に関しては、データの訂正・削除ができないシステム、訂正・削除されたらそれを確認できるシステムが必要になる。また、FAXやPDFなどの取引情報にはタイムスタンプを付与しなければならない。また、可視性の要件は税務署の求めに応じて、取引日付や取引先名、金額を検索できることが求められる。さらに検索に関しては、金額は範囲指定で検索できること、そして2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件で検索できることが必要だ。
電帳法改正で対象となる電子取引は、流通BMSなどのEDIシステム、インターネットを用いたWebEDIなどのいわゆるEDI取引のみならず、電子メールによる受発注、インターネットを用いた経費精算、電子契約、ECサイト、そして複合機で受信したFAXまで広範な取引全般が含まれる。「FAXソフトや複合機に保存されたデータなども対象になる」（渡辺氏）とのこと。取引情報がデジタルの状態でやりとりされる取引は、電話回線、インターネットなど通信手段を問わず、すべて該当することになる。
電帳法改正への3つの対応 クラウドサービスとRPA導入が近道
国税庁のWebサイトでは、先頃11月12日に電帳法の「お問合わせの多いご質問」が公開されている。渡辺氏は電子取引に関する部分をそれぞれ紹介した。
まず「一度出力した書面のスキャン保存」に関しては「認められない」という回答。取引情報を紙と電子で受け取った場合は、両者が同一内容で、かつ自社内で書面を正本として定めている場合は書面のみで足りるという。
EDIの取引データを別のシステムに転送してPDF等で保存した場合も、「取引内容が変更される恐れのない合理的な方法によって編集されたデータにより保存」される場合はOK。メールシステムに検索システムを備えられない場合、メールの内容をPDFにエキスポートして保存することも問題ない。基本的に取引情報が失われなければ、エキスポートでも問題ないようだが、判断に関しては税理士への確認が必要になる（最新情報に関しては、国税庁のWebサイトを参照してもらいたい）。
電帳法改正への対応は、大きく「運用ルールの策定」「自社システムの開発」「クラウドサービスやパッケージの利用」という3つになる。システム導入なしにルールのみでの運用は現場に負担がかかるが、電帳法対応のシステム開発はコストと時間がかかる。そのため、電帳法に対応したクラウドサービスやパッケージの導入が有効。「システム投資や業務フローの変化を伴うが、継続的に法対応でき、デジタル化の促進や業務の効率化につながる。RPAで既存システムとクラウドサービスを連携するのも有効」と渡辺氏は指摘する。
電帳法改正に対応するための3つの方法
電帳法対応のクラウドサービスやパッケージを導入する場合、既存システムから電子取引のデータをアップロードする必要がある。その方法に関しては、人の操作、APIやプログラム、RPAの3つの方法があるが、業務の品質や大量のデータ処理、開発コスト、業務変更への対応といった観点からすると、RPAは開発コストはかかるが、柔軟な対応が可能になる。渡辺氏は、実際の連携ソリューションとしてユーザックシステムの「Autoジョブ名人」と電帳法対応済みの「ClimberCloud」（NTTデータビジネスブレインズ）への電子取引データのアップロードを動画で披露した。